會計檔案電子化管理系統4大功能需求

隨著各行各業辦公自動化系統的廣泛應用，日常辦公、業務中組織產生了大量的電子文件，這些電子文件歸檔形成的電子檔案都需要進行管理和長期保存、利用。

近年來國家高度重視電子文件歸檔和電子檔案管理工作，已出臺若干規章制度和規范性文件。

為了貫徹落實中共中央印發的《中國共產黨黨員教育管理工作條例》（中發〔2019〕15號）明確提出的“有條件的地方，實行黨建檔案電子化管理”。目前，院辦公室已將黨內收發文件管理、黨員信息管理、黨費管理、黨員參加組織生活、執行“三會一課”制度、開展民主評議等材料，納入電子化檔案體系。

電子會計憑證（也就是我們所說的電子發票）原件的歸檔工作！

一、電子發票報銷的三大麻煩

麻煩一：查重

無論是電子普通發票還是電子專用發票，對于很多處理電子發票報銷的財務人員來說，覺得處理電子發票報銷（尤其是打印紙質文件后報銷）工作最大的麻煩莫過于要對報銷發票進行查重處理。覺得要自己手工去建立一個報銷臺賬，進行逐一查重已經是徒增很大的工作量了。

麻煩二：真偽查驗

因為打印的紙質發票與傳統發票采用專用紙張打印不同，所以查驗真偽也是一件必不可少的工作。當然，查驗可以通過國稅局官方網站提供的發票查驗功能進行查驗，也可以通過電子發票查重工具中集成的發票查驗功能同步查重和真偽查驗。

麻煩三：原件歸檔

除了上述兩個基本上所有財務都能想到并解決的麻煩外，還有一個麻煩，就是原件歸檔的問題，這個也是很多單位財務人員還沒有解決或者不知道解決的麻煩。

會計檔案管理系統功能需求

1. 數據采集

數據采集是檔案系統的開端，同樣也是檔案工作的重點，針對不同來源、不同類型、不同等級的檔案文件是需要不同的方式采集的，入庫時所賦予的權限，編號都是不一樣的。

2. 數據整理

數據整理是比較核心的工作，對采集的信息進行有效合理的整理，才可以讓后續的工作更加快速高效的運行。對于采集過來的不同種類的文件需要進行再一次的歸類，打上標記方便后續的工作。

3. 數據查找

數據查找得快慢是最能體現出效率的環節，系統要支持單個條件以及多個條件的查詢方式，可以在數據庫中準確的找到符合條件或編號、標記相同的檔案文件，方便利用。

通過新建檔案流程，填寫檔案有關的關鍵信息：檔案號、編號二維碼、盒號、頁數、年度、存儲介質、檔案目錄、保管期限等，在線生成檔案的規范模板。

4.檔案借閱

檔案借還管理借還不規范，糾紛多，效率低！員工私自外借，信息泄露難追溯，重要檔案丟失，損失慘重！會博通會計檔案的高速借還功能，簡單6步解決檔案借還問題：①高拍儀快速識別身份信息 ②系統自動搜索檔案 ③填寫表單 ④利用高拍儀拍照上傳 ⑤打印表單簽字確認 ⑥提交并完成申請。

其實檔案管理系統就是對企業所產生的紙質、聲像、視頻等文件進行統一的管理，用于提高企業對于檔案管理的效率。所以功能上一定要過關。

放眼未來，會博通將繼續用強大的研發實力，精準的產品定位，完善的運維客服，專注于產品及服務，匠心打造更加完善的綜合知識管理平臺，為客戶提供綜合檔案管理方案，助力客戶進一步實現創新高效的辦公服務。