在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代,電子文件的應(yīng)用已經(jīng)滲透到了現(xiàn)代人的工作和生活中。如果缺少對(duì)電子文件的合理控制,就會(huì)造成文檔冗余、版本錯(cuò)亂、文檔丟失等問題。此時(shí),許多具有文檔管理需求的企業(yè)或個(gè)人都面臨著如何選擇一個(gè)好的文檔管理系統(tǒng)的問題,而要解決這個(gè)問題,用戶必須首先了解文檔管理系統(tǒng)能給我們帶來什么樣的功能與便利。
第一、只能管理文檔的軟件
一些企業(yè)已意識(shí)到文檔管理的重要性,并找到各種文檔管理解決方案,但是,他們往往把文檔管理理解成文件的備份和保存,變成了一個(gè)額外的工作,且不說員工會(huì)抵觸,也沒有考慮到如何將文檔管理與日常業(yè)務(wù)中的問題相結(jié)合,很多時(shí)候,往往難以達(dá)到理想的效果。
因?yàn)橐话闫髽I(yè)對(duì)于文檔管理的誤區(qū),只停留在文檔的存儲(chǔ)與備份層面,但還是會(huì)出現(xiàn)查找困難、借還不知去向、變更版本混亂、權(quán)限不清導(dǎo)致惡意擴(kuò)散等文檔形成后的后續(xù)管理問題。
第二、與日常工作緊密相關(guān)的文檔管理軟件
企業(yè)文檔管理,應(yīng)該考慮到如何讓員工在潛移默化中,直接利用文檔管理系統(tǒng)去創(chuàng)建文檔,并可以支持文檔創(chuàng)建的過程管理、形成成果文檔后分門別類的管理,以及后續(xù)的再利用。
因此,文檔如何進(jìn)行分類,需要記錄哪些字段,權(quán)限如何管理,如何實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的協(xié)同編輯,怎樣管理文檔的版本與變更等,都是企業(yè)文檔管理的核心問題。
會(huì)博通綜合知識(shí)管理系統(tǒng)幫助企業(yè)搭建適合企業(yè)的文檔管理體系,讓企業(yè)員工充分有效地利用企業(yè)內(nèi)部文檔的價(jià)值,從而促進(jìn)企業(yè)的文檔管理走向系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化,提升企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力。
會(huì)博通為企業(yè)提供文檔從創(chuàng)建、協(xié)作、歸檔到再利用的全生命周期管理,員工在文檔創(chuàng)建之初就利用系統(tǒng)創(chuàng)建文檔,并可啟動(dòng)對(duì)文檔的協(xié)同工作(如編輯、校對(duì)、變更、審批等),形成成果文檔后,可把成果文檔,以及形成成果文檔的管理痕跡(協(xié)同痕跡),一并分類保存到對(duì)應(yīng)的文檔分類中,從而在企業(yè)層面完成了文檔的集中統(tǒng)一管理。