會博通：檔案管理標準化原理

會博通資深檔案管理專家指出，檔案管理標準化原理主要包括統一化、簡化、通用化和最優化。

統一化

統一化是把事物兩種以上的表現形態歸并為一種或限定在一定的范圍內。統一化原理的實質是使標準化對象的形式、功能(效用)或其他技術特征具有一致性。統一化原理的基本要點：

統一是為了確定一組對象的一致規范,其目的是保證事物所必需的秩序和效率。

統一的原則是功能等效,從一組對象中選擇確定的一致規范,應能包含被取代對象所具備的必要功能。

統一是相對的,確定的一致規范,只適用于一定時期和一定條件,隨著時間的推移和條件的改變,舊的統一就要由新的統一所代替。

隨著社會生產和其他實踐活動的發展,各種社會活動之間的聯系日益復雜,國際間的交往也逐漸擴大。客觀事物發展中的多樣性趨勢越來越突出,統一的對象相應地越來越多,范圍越來越大,統一化已經成為標準化活動中內容最廣泛、開展最普遍的一種形式。

在統一化過程中需要注意兩點：統一的時機選擇、統一的程度及范圍。

統一的時機。應運用預測技術和效果分析等方法,正確把握統一的時機。如果統一過早,已有的類型并不理想,新的更優秀的類型尚在醞釀中,這時強行統一,就會使低劣的類型合法化,優異的類型難以產生;如果統一過遲,在必要的類型早已出現,重復、低功能的類型已大量產生時才進行統一,這時雖能選擇最合適的類型,但卻要付出很大的代價,其原因是淘汰大量已廣泛使用的技術和方法必定造成巨大的經濟損失。所以,適時選擇和把握統一的時機是統一化的關鍵。

統一的程度和范圍。應通過調查研究,合理地確定統一的程度和范圍。具體對象不同,統一的程度也不同。對標準中哪些方面作統一規定,哪些方面不作統一規定,哪些方面作比較靈活的規定,都須從實際出發,規定適度。要根據事物發展的規模決定統一的范圍,必須在全國范圍內統一的,應以國家標準的形式出現,只允許在局部統一的,就應以地方標準等形式出現,不能隨意擴大其范圍。

簡化

簡化是在一定范圍內減少事物的類型數目,使之在既定的時間內足以滿足一般需要。簡化是標準化的初級形式,也是實踐中應用較廣的一種標準化形式,它是針對事物的多樣性采取的限制措施。

由于科學技術、競爭和需求的發展,使社會產品的種類急劇增加,而生產的日益專業化和協作的需要,要求對產品的多樣性加以限制。多余的、重復的和低功能的產品品種的大量存在,會導致社會生產力的嚴重浪費,簡化的目的就是去掉事物中多余的、重復的、低功能的環節,使其功能增加、性能提高,并為新類型的出現掃清障礙,更好地滿足社會需要。

簡化原理的實質是精煉,具體表現為：具有同種功能的標準化對象,當其多樣性的發展規模超出了必要的范圍時,即應消除其中多余的、可替換的和低功能的環節,保持其構成的精煉、合理,使其總體功能達到最佳化。

通用化

通用化指的是在互相獨立的系統中,同一類型的用途相同、結構相近的不同規格或不同形式的標準化對象,經統一后可以彼此互換。所謂互換性,指的是不同時間、不同地點制造出來的產品,不必經過修整就能任意替換使用的特性。

通用化的最大目的是最大限度地減少重復勞動。以設計和制造零部件為例,在同一類型不同規格的產品和裝備之間,總會有相當一部分零部件的用途相同、結構相近,經過通用化,可使這些零部件具有互換性,這樣,在設計和試制另一種新產品時,該種零部件的設計與制造的工作量都得到節約。此外,還能簡化管理程序,縮短設計和試制周期,擴大生產批量,提高專業化水平,為企業帶來一系列經濟效益。

通用化又可稱為兼容化,它不只是標準化的典型形式,而是標準化過程中的一個重要階段。它只是在某種程度上達到一致性,注重的是各系統間的協調轉換。

最優化

最優化原理和方法就是在一定的約束條件下尋求最優目標時所采用的原理與方法。最優化方法(也稱為運籌學方法)主要運用數學方法研究各種系統的優化途徑及方案,為決策者提供科學決策的依據。最優化方法的主要研究對象是各種組織系統的管理問題及其生產經營活動,其目的在于求取一個合理運用人力、物力和財力的最佳方案,發揮和提高系統的效能及效益,最終達到系統的最優目標。隨著科學技術的進步和生產經營的發展,最優化方法已成為現代管理科學的不可缺少的方法,被人們廣泛地應用到公共管理、經濟管理、國防等各個領域,發揮著越來越重要的作用。

比較統一化、簡化、通用化和最優化原理,統一化著眼于保持一致性,簡化著眼于精煉,通用化強調兼容,最優化則強調在一定條件下系統運行最佳方案,達到最優目標。