企事業(yè)單位文件如何管理才不會(huì)“雜亂多”？

 文檔資料承載企業(yè)的發(fā)展記憶、經(jīng)驗(yàn)以及成果，一般管理只停留在個(gè)人或部門層面，這些重要的文檔會(huì)因?yàn)閱T工離職而丟失，因?yàn)闀r(shí)間推移而失去記憶，也會(huì)因?yàn)槭褂貌灰?guī)范而出現(xiàn)遺失、損壞，更有被惡意擴(kuò)散導(dǎo)致形成損失的可能。

文檔管理常見問題
1.文檔眾多、類型各異，散落存儲(chǔ)在員工各個(gè)電腦上，需要查找調(diào)閱時(shí)東奔西跑，非常不便。

2.員工離職或調(diào)崗后，項(xiàng)目的整體方案資料可能會(huì)丟失、外泄，嚴(yán)重威脅到文檔安全。

3.員工可以不經(jīng)過公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，將內(nèi)部重要文件外發(fā)給客戶。

4.數(shù)量龐大的文檔資料急切需要實(shí)現(xiàn)組織、歸檔、分類、檢索與查閱。

5.采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，不僅容易丟失，而且大量復(fù)印、打印，紙張成本很高，浪費(fèi)嚴(yán)重。

6.質(zhì)文件不易保存，重要文件損壞后不可修復(fù)。

7.對于相對敏感的文檔不能實(shí)現(xiàn)安全監(jiān)控、信息保護(hù)、信息安全傳輸、身份識(shí)別、權(quán)限控制等。

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會(huì)博通集中統(tǒng)一管理企業(yè)內(nèi)部不同層級、類型的文檔資料

1.分類自定義

會(huì)博通就像您操作系統(tǒng)中的資源管理器一樣，可自定義管理分類（類和文件夾），用于管理不同類型、來源的文檔資料。

2.屬性自定義

提供信息屬性的自定義，為系統(tǒng)不同類型的文檔賦予對應(yīng)的屬性，例如合同、圖紙、圖書等不同的屬性配置。

3.正文與附件

系統(tǒng)中的每一條信息均可實(shí)現(xiàn)區(qū)分正文與附件的管理。

4.份數(shù)管理

支持一式多份的文件管理，并可對應(yīng)進(jìn)行借閱、歸還及發(fā)放登記。

5.個(gè)人文檔管理

提供同樣可自定義分類及對應(yīng)屬性的個(gè)人文檔存儲(chǔ)空間。

6.存放地點(diǎn)

可在系統(tǒng)中預(yù)覽信息條目對應(yīng)實(shí)體的位置定位，實(shí)現(xiàn)快速存取。

7.格式支持

基本支持所有不同格式的文件，可在線編輯及保存上傳，常用的文檔格式（如Office、PDF、圖片等）可由系統(tǒng)插件管理。

8.多種存儲(chǔ)方式

支持多服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫的存儲(chǔ)管理，并可實(shí)現(xiàn)服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存或復(fù)

制。

9.內(nèi)容關(guān)聯(lián)

可對文檔實(shí)現(xiàn)在線編輯，并完美集成Office，不改變用戶的文檔操作習(xí)慣，使用便捷。



10.文檔匯編

提供基于搜索結(jié)果的編研成果目錄發(fā)布，形成主題、成果等匯編文檔。



11.在線編輯

可對文檔實(shí)現(xiàn)在線編輯，并完美集成Office，不改變用戶的文檔操作習(xí)慣，使用便捷。



12.版本管理

每次修改均會(huì)保留歷史版本，避免文檔丟失及誤操作。



13.變更管理

可對文檔發(fā)起變更流程（可套用流程模板），變更過程中只能閱讀，審定后替換成最新版本，并保存操作記錄與歷史變更版本。



14.自動(dòng)編號

不僅可以按年度和文件字號自動(dòng)產(chǎn)生編號，而且還能自定義編號方式。



15.提醒功能

可對每一份文檔設(shè)置周期性的提醒（如過期、到期等）。



16.正文模板

可套用預(yù)先設(shè)計(jì)好的文檔格式模板，適用于紅頭文件、合同、授權(quán)委托書等有固定格式的文檔，支持關(guān)鍵屬性的自動(dòng)讀寫。



17.表格設(shè)計(jì)與打印

可使用預(yù)先設(shè)計(jì)好的表格格式，獲取指定的信息屬性形成文檔清單。



18.回收中心

提供個(gè)人回收站及系統(tǒng)回收中心，誤刪文件可從回收站還原。