合同檔案管理的這3個“癢點”!令大部分企業(yè)“無可奈何”

2022/11/21 0:00:00       來源:知識學院        作者:小博       瀏覽量:  872

企業(yè)合同檔案記錄著企業(yè)的日常生產(chǎn)活動,是公司內(nèi)部不可多得的財富。妥善保管合同檔案,有利于化解商業(yè)矛盾、維護企業(yè)利益,實現(xiàn)企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。做好企業(yè)合同檔案管理是企業(yè)非常重要的經(jīng)營戰(zhàn)略之一。如何做好企業(yè)合同檔案管理?你需要著重關(guān)注并破除3個“癢點”。

合同檔案、檔案管理、檔案

01合同檔案收集不及時

企業(yè)架構(gòu)復雜,合同檔案管理相對比較分散。合同文件在起草、審核、審批以及履行合同的過程中,需要經(jīng)過一系列環(huán)節(jié),時間周期長短不一,容易出現(xiàn)文件遺失、保管不全、檔案收集困難等情況,這種情況直接導致檔案移交不及時,合同文件得不到有效利用和監(jiān)管。

02合同檔案收集不齊全

檔案工作人員在收集檔案的過程中,注意力容易集中在上級材料、結(jié)果材料的收集,而忽略過程材料的收集。現(xiàn)階段,企業(yè)對合同檔案的管理范圍、內(nèi)容、要求及開發(fā)利用工作沒有形成明確的規(guī)章制度,企業(yè)僅對合同文本進行管理,與之相關(guān)的合同前期談判文件、合同審批文件、意向書、承諾書、擔保書、資質(zhì)證明書、鑒證書、公證書、合同變更、終止文件材料及合同的調(diào)解書、判決書、執(zhí)行書、會議紀要等文件,尚未進行整理歸檔。

03合同檔案內(nèi)容不規(guī)范

大多數(shù)企業(yè),并沒有設(shè)置專職人員對內(nèi)部文件模板、格式、內(nèi)容進行規(guī)范和負責。因此,包括合同檔案在內(nèi)的大部分文件,由于執(zhí)行人員不同,容易出現(xiàn)書寫不規(guī)范、內(nèi)容五花八門、格式雜亂、合同編號重復出現(xiàn)等現(xiàn)象,直接導致合同檔案后續(xù)的查閱、利用價值大打折扣。

合同檔案管理非常重要,這是現(xiàn)代化企業(yè)經(jīng)營的共識,各大企業(yè)也在逐步構(gòu)建數(shù)字化檔案資料體系,不過不同企業(yè)、不同形態(tài)的合同檔案管理模式,對經(jīng)營效果的推動作用卻是天差地別的。如何做好合同檔案管理?我們想做好以上3點,對癥下藥或許是比較核心的評判標準。

如何對癥下藥地從上述3個方向上發(fā)力,做好合同檔案管理,了解了這幾個點之后,大家稍微重視一下資源分配和內(nèi)部管理,檔案管理效果基本就能超過60%的企業(yè)了。不過除了生堆人力、頒布制度之外,也有更為智能的方法。如果你感興趣,小編邀請您關(guān)注我們。下期我們將會整合放送合同檔案管理解決方案。

合同檔案管理不直接創(chuàng)造收益,但確是保障企業(yè)收益穩(wěn)健的必備要素,是不確定當下收好基本盤比較穩(wěn)妥的經(jīng)營策略。祝愿各位企業(yè)家朋友們守好大后方的合同檔案管理,在更廣闊的商業(yè)競爭中大展身手。



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