城建檔案管理系統研發的背景與實際應用

一、城建檔案管理系統的研發背景

(一)城市化發展的需要

  檔案是歷史記錄的見證，并且也是一個歷史繼續上演的重要依據。在不斷加快城市化進程發展的道路上，城市建設檔案的重要性不言而喻，其管理模式的改變和完善也是必然趨勢。純粹紙質的檔案和手工的檔案管理方式，已經無法與城市化發展的速度相匹配。除此之外，隨著全國各地正在如火如荼進行的城市規劃工程，以及城市人口的急劇增加，相關檔案資料也是堆積如山。因此，會博通城建檔案管理系統的研發正是城市規劃和發展的需要。

(二)信息化時代的需要

  現今社會，科技文化繁榮，網絡使用頻繁，人們的生活和工作方式都在悄然發生著變化，辦公信息化、數字化也已經開始普及。信息化時代為城市建設檔案管理提供了新的條件，同時也對其效率和水平提出了新的要求。傳統的城市建設檔案管理方式也需要逐漸改變，與時俱進，與當下凡事都講求高效率的社會相適應。正是這樣的局面的形成，城建檔案管理系統的研發才有了意義和價值.

(三)城市建設檔案管理行業的需要

  城市建設檔案是指在與城市規劃、建設等相關活動中形成并歸檔的科學技術文件資料，是城市自然面貌和城市建筑物、構筑物等各項建設工程的真實記錄。城市建設檔案包括城市勘測和城市規劃檔案、城市建設管理檔案、市政工程檔案和公用設施檔案等等，數據多，內容雜，紙質的檔案管理方式耗費大量的時間、人力、物力，存在著歸納整理工作沉重，查閱檢索不便、工作效率低等多種問題。在此背景下，城市建設檔案的數字化、可視化管理成為適應時局發展的必要手段。城建檔案管理系統的研制，一方面，該系統更有利于城市建設檔案相關信息的可視化檢索和查詢，另一方面，該系統也更好地發揮了城市建設檔案輔助城市規劃決策的作用。

二、會博通城建檔案管理系統的功能及特點

會博通城建檔案管理系統的功能：

1、檔案錄入：軟件系統高效將分散在各部門、各分部單位、各個負責人手上的城建檔案單件或者批量錄入至系統里，也可以將垮系統把各種城建檔案導入，并在系統中快速進行分類存儲。

2、檔案管理：支持將已上傳的城建檔案進行按職責權限管理，包括檔案的編輯、刪除、復制等操作依據自身擁有的限制設置是否可操作。

3、檔案查閱：能夠在保護好原城建檔案的情況之下，進行線上隨時快速查閱城建檔案詳細信息。

4、檔案檢索：通過會博通搜索平臺與搜索框進行高效關鍵字搜索、分類篩選等方式檢索檔案。

5、檔案分享：由于單位的實際工作需求，并且執行環保辦公，系統將一份城建檔案同時分享給多個用戶，方便工作中的協作。

6、檔案借閱：基于瀏覽器的管理窗口，如查閱某個城建檔案是擁有權限的人方可搜索查閱，如無權限者應工作需要可以在系統上申請借閱，經管理者或領導同意后方可查閱，并且借閱時間已到，也會提醒歸還。

7、檔案備份：可以對城建檔案進行定期備份，確保每一份城建檔案信息安全。

8、權限管理：可以對用戶的權限進行設置，保障各種重要性的城建檔案的安全性。

9、檔案日志：管理功能需要根據類型和具體時間段查詢日志數據。日志數據主要包括日志類型、操作用戶、日志描述等信息。

10、檔案統計：城建檔案類型分布統計，城建檔案年度分布統計，城建檔案保管期限統計，城建檔案密集分布統計，城建檔案利用情況統計等。讓城建檔案管理員可以隨時了解檔案的管理情況.

會博通城建檔案管理系統特點：

1、集中存儲和管理電子文件，節省了存儲空間，提高了管理效率。

2、可以隨時隨地查詢和檢索檔案信息，提高了檔案的利用率和使用價值。

3、具備權限控制和加密保護功能，確保檔案信息的安全性和保密性。

4、可以設計和實施規范的審批流程，確保檔案的準確性和完整性。

5、實現了檔案信息的快速、高效和安全的共享和傳遞。

三、城建檔案管理系統系統的實際應用

(一)為政府決策提供依據

  一直以來，政府作出的城市規劃和城市建設的諸多明智決策都離不開城市建設檔案資料的輔助。如果城市建沒檔案資料的相關數據提供不準確、不及時、不完整，就會造成政府決策的失誤，甚至在城市建設工程真正實施的過程中出現大的紕漏。所以，城建檔案管理系統的應用，不僅能夠儲存大量的檔案資料，還為政府決策提供及時、詳盡、準確的數據資料參考。

(二)實現全國城市建設檔案的垂直管理

  城建檔案管理系統的建立和實際應用，不僅有助于提高城市建設檔案的管理水平和效率，還充分發揮了其在城市建設進程中的重要作用。就全國的城市建設檔案管理來看，本系統實際運用使城市建設檔案信息的在全國內的調用查詢得到實現，便于全國上下各級各類城市建設檔案的垂直管理，同時，以此來實現城市建設檔案的共享機制。

(三)方便工作人員快速查詢、 統計

  城建檔案管理系統在一定程度上實現了檔案資料數據的及時輸入、存儲、更新以及調用，為城市建設檔案管理的工作人員對檔案信息的快速查詢、檢索，以及檔案資料數據的統計提供了極大的便利。同時該系統利用互聯網網絡方式進行最新動態信息資料的，從而使這部分檔案資料得到整個社會的充分開發和大范圍運用，也使國家在城市建設檔案行業中的投入得到間接的經濟收益。

  在信息化時代，城市快速建設發展的局勢下，隨著時間的積累，那么城市建設檔案逐年增多，有效的檔案管理模式的建設和完善，把檔案的接收、保管和利用同信息化相結合，提高服務質量，不斷提升城建檔案的科學化和規范化水平。是城市建設檔案管理行業工作中不可忽視的部分，更是整個工作任務的重中之重。因此，要跟上時代的步伐，適應快節奏、高效率的當今社會，會博通城建檔案管理系統的研發和應用極具現實意義。

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