后疫情時(shí)代,企業(yè)如何把握數(shù)字化轉(zhuǎn)型的發(fā)展機(jī)遇?如何將企業(yè)核心智力資源,通過(guò)知識(shí)管理高效應(yīng)用起來(lái),進(jìn)一步賦能業(yè)務(wù)提速?日立電梯的知識(shí)管理提效經(jīng)驗(yàn)值得借鑒。
▲圖片來(lái)自日立電梯官網(wǎng),下同
01
升騰中的日立電梯
知識(shí)管理是發(fā)展之重
日立電梯(中國(guó))有限公司創(chuàng)建于1995年,公司總部設(shè)立在廣州,是日立集團(tuán)社會(huì)產(chǎn)業(yè)系統(tǒng)在海外最大的電梯事業(yè)基地。公司綜合實(shí)力多年穩(wěn)居國(guó)內(nèi)行業(yè)前三甲之列,躋身中國(guó)外商投資企業(yè)500強(qiáng)。
作為一家擁有超90家經(jīng)營(yíng)分公司、且尚在飛速發(fā)展中的大型企業(yè),其業(yè)務(wù)涉及的檔案包括合同、報(bào)告、基建資料等,數(shù)量極其龐大。為此,企業(yè)專門設(shè)立有知識(shí)管理科、合同監(jiān)理科,由專人負(fù)責(zé)檔案工作,并建立了檔案管理體系,其對(duì)知識(shí)管理的重視程度可見(jiàn)一斑。
然而,隨著信息化時(shí)代的到來(lái),信息量日益劇增,加上企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大,企業(yè)內(nèi)部知識(shí)管理工作也有了更高要求:
檔案數(shù)量劇增,歸檔要求更加細(xì)化嚴(yán)格;
辦公逐步電腦化和無(wú)紙化,對(duì)文檔的數(shù)字化管理需求更高;
企業(yè)發(fā)展迅速,需更高效利用內(nèi)部知識(shí)資源,以應(yīng)對(duì)瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)…
02
攜手會(huì)博通
打造綜合知識(shí)管理方案
結(jié)合深耕行業(yè)多年的專業(yè)口碑及與多方名企的合作經(jīng)驗(yàn),日立電梯選擇了會(huì)博通進(jìn)行綜合知識(shí)管理系統(tǒng)的構(gòu)建。雙方合作不斷深化,共經(jīng)歷3個(gè)階段。
第一階段,會(huì)博通根據(jù)日立電梯董事會(huì)的行政管理需求,為其構(gòu)建文件文檔一體化管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)了文件與檔案資料集中統(tǒng)一管理。
值得一提的是,日立電梯為中外合資企業(yè),行政管理中有電子文檔、紙質(zhì)文檔及混合流轉(zhuǎn)的需求,而會(huì)博通系統(tǒng)支持多種文檔形式的流轉(zhuǎn),解決了混合流轉(zhuǎn)的問(wèn)題,適應(yīng)了企業(yè)經(jīng)營(yíng)行為的敏捷管理需求。
第二階段,根據(jù)日立廠區(qū)與各部門高頻次檔案交接的實(shí)際情況,打造廠區(qū)集成管理綜合性檔案。內(nèi)部各部門集中統(tǒng)一歸檔,實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)與數(shù)字化檔案從采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫(kù)、編研、注銷等全生命周期的管理。
應(yīng)用一個(gè)系統(tǒng),部門即可完成紙質(zhì)與數(shù)字檔案的全流程處理,大幅提升了檔案管理的效率。
第三階段,出于業(yè)務(wù)所需及企業(yè)全局檔案管理考慮,升級(jí)為會(huì)博通綜合知識(shí)管理系統(tǒng),即使用一個(gè)平臺(tái),集中管理包括人事檔案在內(nèi)的實(shí)體或數(shù)字化綜合性檔案,實(shí)現(xiàn)檔案全面化管理、流程化歸檔、標(biāo)準(zhǔn)化借還。
現(xiàn)階段,三段項(xiàng)目運(yùn)作順暢。對(duì)于會(huì)博通系統(tǒng),日立電梯知識(shí)管理科的龔女士表達(dá)了認(rèn)可:“項(xiàng)目書中的功能內(nèi)部都在運(yùn)用中,整體應(yīng)用效果比較好,尤其是文檔歸檔,分類,存儲(chǔ),比以前更規(guī)范,更高效。”
03
“更規(guī)范,更高效”
高效知識(shí)管理價(jià)值凸顯
隨著企業(yè)對(duì)系統(tǒng)的應(yīng)用深入,雙方攜手打造的數(shù)字化知識(shí)管理系統(tǒng)的價(jià)值將進(jìn)一步體現(xiàn),為日立電梯的高效管理與協(xié)作提供重要支撐。
1) 文檔管理一體化,共享協(xié)作更高效:通過(guò)會(huì)博通系統(tǒng),企業(yè)可實(shí)現(xiàn)包括人事檔案在內(nèi)的,實(shí)體或數(shù)字化綜合性檔案的全面化、集中化管理。
在文檔一體化管理之下,檔案分類清晰,員工能依照權(quán)限,快速進(jìn)行檔案搜索、借還等操作,有助于進(jìn)一步提工作效率,同時(shí)保障檔案安全。
2)知識(shí)管理體系化,沉淀知識(shí)資產(chǎn):應(yīng)用會(huì)博通,企業(yè)檔案可實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一匯集、分類、管理,知識(shí)文檔更加體系化。利用搜索和借閱功能,員工可依據(jù)權(quán)限快速查閱相關(guān)檔案,將已有的經(jīng)驗(yàn)和成果復(fù)用到實(shí)際工作中;企業(yè)檔案也不再是“沉睡”資產(chǎn),能在不斷應(yīng)用與流動(dòng)中發(fā)揮更大價(jià)值,實(shí)現(xiàn)知識(shí)利用的可持續(xù)發(fā)展。
3)內(nèi)容管理流程化,滿足個(gè)性化需求:在會(huì)博通系統(tǒng)內(nèi),員工可對(duì)知識(shí)內(nèi)容發(fā)起自定義表單與流程協(xié)作,將內(nèi)容與業(yè)務(wù)串聯(lián)起來(lái)。并且,權(quán)限人員還可以通過(guò)自定義設(shè)置,修改流轉(zhuǎn)步驟、模板設(shè)置等,即使是個(gè)性化的流程審批、協(xié)作需求也能滿足。
4)權(quán)限管理細(xì)粒化,為文件安全保駕護(hù)航:細(xì)化的權(quán)限設(shè)置,是會(huì)博通的一大特色功能。在系統(tǒng)內(nèi),管理員可根據(jù)員工的職責(zé)設(shè)置權(quán)限,包括針對(duì)模塊、條目、內(nèi)容等進(jìn)行不同密級(jí)的操作授權(quán),從文檔的閱讀、編輯、打印等均可設(shè)置,更全面地管控著不同人員和部門間的信息安全。高度自定義化,層層控險(xiǎn),保障企業(yè)內(nèi)部知識(shí)文檔的安全。
隨著電梯行業(yè)的快速發(fā)展,日立電梯多年沉淀的知識(shí)資產(chǎn),不僅是企業(yè)自身發(fā)展與管理的重要支撐,更是未來(lái)電梯制造行業(yè)前進(jìn)的重要?dú)v史依據(jù)和科學(xué)管理參考。
未來(lái),會(huì)博通將不斷深化與完善,助力日立電梯高效配置與利用知識(shí)資源,賦能業(yè)務(wù)快速發(fā)展。同時(shí),亦期待與更多優(yōu)秀企業(yè)攜手,打造專業(yè)的綜合知識(shí)管理解決方案,聯(lián)創(chuàng)更大商業(yè)價(jià)值。