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定制化高校檔案管理系統！全面全能，一個系統管理所有檔案資料

2022/8/24 0:00:00 來源：最新案例作者：小博瀏覽量： 783

在學校的日常運營管理中，會產生多少檔案？學校檔案資料包括學生檔案、教師檔案、教學檔案、組織檔案、圖書檔案、建筑檔案、財務檔案等。每一種類型的檔案之下又包含非常多的內容，就學生檔案而言，學生檔案又包括學生那個登記表、學籍登記表、獎勵處理材料、軍訓成績、入黨或入團相關材料、學年評語表、學生高考成績單、家庭情況調查表、體檢表及相關材料。

學校檔案管理十分繁雜，如何統籌監管學校檔案資料？近日，一省屬成人高等學校引進了會博通檔案管理系統，實現學生檔案、教師檔案、組織檔案等各個維度檔案的信息化管理。

01多用戶共同管理檔案

該學校下設四大機構，分別是黨政管理機構、教學與教輔機構、黨的基層組織、群團組織。其中黨政管理機構下轄組織人事處、校紀檢監察機構、學生工作與招生就業處、教務處、科研發展與規劃處、后勤保障處；教學與教輔機構下轄遠程教育學院、繼續教育學院、圖書館；群團組織包括校團委。

在以上組織當中，每一個機構每天都會有大量可成為檔案的文件產生，如何對這些資料進行實時管理。該大學檔案管理系統構建負責人跟會博通技術團隊對接后，覺得采用多人管理的模式，即給不同的子部門或機構都分配一個檔案管理員名額，并匹配相應的職能權限，由最先接觸到檔案的人員實時整理歸檔，檔案管理的效率得到了極大提升。

得益于會博通獨創的痕跡可尋與細粒化權限管理的技術，“多人管檔”的創新型檔案管理方式，既能夠實現檔案的高效管理，也能保障檔案的安全。通過痕跡可尋技術，會博通系統可利用用戶登錄監控、應用操作行為監控、工作流程監控、監控信息統計與分析多種方式，實時保障文檔的安全；通過細粒化的權限管理，檔案的每一個分類都可以單獨設置權限，授權對象既可以是組織架構中的組織，也可以是具體用戶。同時也可以定義授權對象可訪問內容的密級，以及可以進行的操作行為。

02檔案全生命周期有序化管理

該項目要求，系統應當集中統一且分門別類管理內部不同類型和性質的檔案材料，實現檔案的有序化管理。在應用上，需要結合權限管理與流程管理體系，界定人員應用檔案資料的權限便捷，并通過流程管理體系管控檔案從形成、發布、變更到歸檔、鑒定、銷毀等全生命周期管理。此外，還需要滿足可在日常經營管理活動中，完成對內部重要檔案資料的沉淀，以及按權限取用。

會博通檔案管理系統擁有從檔案的掃描、錄入、整理、歸檔、利用、統計、編研、過期檔案處的檔案全生命周期管理體系與對應的管理功能，并對檔案的出入庫，包括原件與數字文件的借閱與歸還的申請與登記功能，并可實時統計檔案資料的利用情況、借用熱度等數據；用戶可通過搜索，找到需要進行移交/借用/銷毀/批量提醒的檔案，勾選多個文件或多個檔案案卷，放入類似于淘寶購物車可臨時存放文件或檔案案卷的收納盒中，統一發起流程進行檔案移交/借用/銷毀/提醒流程，讓系統的應用完全實現面向用戶服務，實實在在地提高高校檔案管理效率與水平。

03全面管理所有檔案門類

如開篇言，該校日常運營管理中涉及到諸多檔案門類，且目前注冊在籍學生20000多人，會博通通過定制開發滿足了信息量如此龐大的檔案管理需求。其中，基礎的學生檔案管理就包括：畢業生登記表管理、報名登記表管理、身份證照片管理、畢業證照片管理、招生考試錄取名單照片管理、大學生實踐考核管理、畢業設計（論文）評審管理、學生學籍卡照片管理、學歷查詢結果照片管理、學生成績單管理等。除了為該校定制上述基礎的學生檔案分類，會博通還支持個性化業務檔案和人事檔案管理功能，全面管理該校涉及的所有檔案門類。

本次該大學檔案管理系統構建，是按照全國高校檔案管理要求，進一步提高高校檔案管理和數字化處理工作水平，以適應電子檔案管理需要而進行的一項政策性與實用性相結合的行動。經過多維度、多次數評測，該校最終選擇會博通作為高校檔案管理軟件供應商。這既是對會博通檔案管理實力的認可，也是會博通結合學校檔案管理需求，不斷優化檔案場景化應用的契機。

在過往的實戰案例中，會博通已經為上千所學校搭建了學校信息化檔案管理系統，沉淀、打磨出一批貫穿檔案收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研、利用等檔案管理應用。未來，會博通還將繼續細化應用場景，期待與更多獨特的、新穎的學校檔案管理需求相遇。