【案例】德陽科貿應用會博通,讓學校檔案管理走向“智造”

2024/1/18 0:00:00       來源:客戶案例        作者:小博       瀏覽量:  1423

德陽科貿職業學院,是經四川省人民政府批準、教育部備案的統招全日制普通高等院校,系教育部2019年公布的全國七所“互聯網+中國制造2025”產教融合促進計劃建設院校。

學校堅持特色辦學,深化產教融合,圍繞“中國智造”、“工業4.0”開設新興前沿專業,瞄準“智能、民生、健康”等領域,培養高素質技術技能型人才。

學校現有9個院部,30個招生專業,在校學生近1.3萬人,教職工近700余人。近年來,科貿師生在各類技能競賽中表現優異,榮獲省級以上獎勵190余項。

德陽科貿非常重視學校的信息化建設,為了推動學校高質量發展,統籌管理各類檔案資源,德陽科貿應用會博通學校檔案管理系統,以實現:

1、規范管理學校檔案,實現對學生檔案、教師檔案等各類實體與電子檔案的分類儲存、規范管理; 

2、滿足檔案查用需求,通過高效檢索促進檔案查用,讓檔案成為學校流動的知識資源; 

3、支撐多方應用,學校檔案資源分散,涉及部門和人員眾多,系統需統籌各類人員的管理與應用需求……

德陽科貿學校檔案管理系統

應用特色

1、一個平臺,統籌多方應用

德陽科貿的學院眾多,教職工人數大。對于學校檔案,學校管理人員、教職工等不同人員有不同的應用需求。

會博通學校檔案管理系統,統籌了多方檔案管理與應用需求。學校人員通過登錄統一的門戶平臺,即可依各自權限,完成如財務檔案管理、教學課件上傳、圖書檔案查閱等各類事項。

2、學校檔案、教學資源全覆蓋

會博通系統涵蓋檔案門類齊全,并提供了高度自定義的管理框架。德陽科貿通過會博通系統,可統籌管理學校內如文書檔案、黨群工作檔案、學籍檔案、財務檔案等所有檔案。

并且,會博通系統支持包括圖片庫、視頻庫、教案、導學案、教學日志等學校數字資源管理,支撐院校將各類知識資源集中儲存、統一管理。

3、權限區分清晰,依權限管用

通過會博通系統細?;臋嘞摅w系,德陽科貿可為校內各方人員依據職能與工作需要,進行多維度的權限設置,保障檔案的管用合規合理。


系統內的每一個分類都可單獨設置權限(如針對教育評估檔案授權);還可針對組織與用戶授權(如對總務處這一組織授權、或對校長單用戶授權),并對授權行為進行設置。

細化的權限設置,仿佛“無形的手”在協助管理,讓檔案管控進入智能化,為檔案的應用安全提供保障。

4、快速檔案檢索,便利查用

會博通系統提供了關鍵詞檢索、組合檢索、二次檢索等多種檢索方式,可實現秒級檔案檢索,為學校人員對檔案的查用、共享協作提供了有力支撐。

此外,會博通支持定制OCR功能,實現對圖片、PDF文件的檢索。有了這一功能,數字化后的紙質文獻、資料等也能輕松檢索。

學校檔案管理系統x掃描機器人

會博通學校檔案管理系統,可與會博通掃描機器人搭配,形成遍布學校各處的智能化檔案歸集“入口”。


學校各部門成員通過掃描機器人(掃描儀+會博通上傳程序),可快速將紙質文檔掃描上傳,文檔會自動形成雙層PDF、自動歸集至預設分類內,供檔案管理員統一管理。

分布式的檔案移交入口,適應院校內各類資源資料多點形成、多處分布的狀況,有利于檔案歸集更及時、更高效,獲得了眾多院校客戶的采用與認可。

寫在最后

學校檔案是學校重要的歷史載體,既記載了學校的發展歷程,也記錄了教職工、學生的相關資料,承擔了繼往開來的重要作用。在學校檔案管理領域,會博通有著豐富的服務經驗,合作客戶包括哈爾濱師范大學、廣州市一一三中學、廣東省育才幼兒園等多所大中小院校。歡迎各類院校咨詢交流,我們會為您提供個性化的學校檔案管理解決方案。

 

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