佛山市人大常委會 會議管理的無紙化之路

2017/4/9 0:00:00         來源:         作者:譚卓之        瀏覽量:  1


全國人大張德江委員長在佛山市人大常委會考察時,非常關注地方人大在基層治理體系和治理能力建設中的重要作用,鼓勵大家與時俱進、開拓創新,切實擔負起憲法法律賦予的職責。 

“常委會議事規則規定,在常委會會議舉行前,要將開會日期、地點、建議會議審議的議題以及相關文件等,通知常委會組成人員和列席會議的人員,會議通知、打印文件以及郵寄出去都需要占據工作人員大量的時間,之后,還要匯總是否參加會議的回執情況,文件的簽收情況等,這就形成了一系列勞動強度大、周期長、成本高、耗能多的工作?!?/span> 

“開會前,發送會議通知和收集常委們的簽收情況、是否參加會議的回執等,簡簡單單的是否送達、是否參會,卻非常費時費力?!?/span> 

“每次開會的時候,都需要印刷紙質文件,會議結束之后,保密文件還得銷毀,其實是形成了很大的浪費。有時候,也會因為來不及把文件印刷出來,造成議程的延誤,影響了會議的效率。”


“常委們工作都依賴著這些文件,經常帶著紙質文件奔波,非常的不方便?!?/span> 

“領導需要召集幾位常委討論一下相關工作,執行起來,要進行多方溝通,協調時間, 還得麻煩常委專門跑一趟,成本高,效率又低。” 

大家經常感嘆,如果有辦法把會議通知和文件利用網絡發送給常委們,還能自動記錄簽收情況,收集與會回執,再加上使用手機或平板電腦就能查閱相關文件與資料,那么,常委們接收會議通知與文件就不再受時間和地點的限制了,并且,可隨時查閱所需的文件與資料,還可以隨時相互交流討論工作,那該多好?。?/span>


因此,

佛山市人大常委會,

全面實現了會議管理的數字化。 


“會議前,可按議事規則規定的時間,通過網絡發送會議通知和文件,這些文件,可從OA系統中導入,亦可直接在會議文件管理系統中完成起草、會簽和簽發的全過程,同時,常委們使用手機或平板電腦,便可接收會議通知與文件,并且,實現了自動簽收自動發送是否參加會議的回執等?!?/span> 

“會議時,可同步閱讀文件,并可把新增加的會議文件即時上傳到系統,供常委們即時閱讀,手寫修改,并將修改意見及時發送到意見收集箱。開會再也不用紙質文件了,既節約了資源,也避免了不夠時間印刷文件造成議程延誤的尷尬。” 

“會議后,會議文件儲存在云端,方便常委們隨時查閱參考,不再需要攜帶沉重的紙質文件奔波。并且,系統提供的即時交流工具,常委們可充分利用碎片化時間,進行工作交流。同時,內部微博使常委們有了個人工作與形象的展示平臺?!?/span> 

佛山市人大常委會使用會博通會議文件管理系統后,實現了會議文件管理的數字化,會議通知與文件傳遞的網絡化和簽收的自動化,閱讀的電子化以及常委交流的即時化。 

從此,丟掉了過于沉重以及有違節能環保的紙質文件,在節約成本的同時,優化了會議工作模式,提高了會務工作效率與質量,省人大相關部門領導考察后,亦給予了好評。

張德江委員長在佛山人大常委會視察工作新華社記者 劉衛兵 攝


全國人大常委會張德江委員長,2015年9月在佛山市人大考察期間,對佛山人大的工作給予了充分肯定。

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