佛山市政協(xié)采用會(huì)議管理系統(tǒng) 實(shí)現(xiàn)會(huì)議文件的無(wú)紙化管理

2017/4/1 0:00:00         來(lái)源:         作者:譚卓之        瀏覽量:  1

3月30日,市政協(xié)主席熊志翔主持召開(kāi)市政協(xié)十二屆一次常委會(huì)議,強(qiáng)調(diào)進(jìn)一步增強(qiáng)做好政協(xié)工作的責(zé)任感和使命感,圍繞中心、服務(wù)大局,努力打造“有為政協(xié)、特色政協(xié)、和諧政協(xié)”。


摘自佛山政協(xié)網(wǎng)


隨著佛山市政協(xié)十二屆一次常委會(huì)議的勝利召開(kāi),推動(dòng)政協(xié)常委會(huì)與時(shí)俱進(jìn),全新部署的《政協(xié)佛山市委員會(huì)常務(wù)委員會(huì)會(huì)議管理系統(tǒng)》,同時(shí)進(jìn)入了新一屆常委們的視野中。

根據(jù)《政協(xié)佛山市委員會(huì)委員履職管理辦法》的有關(guān)規(guī)定,市政協(xié)召開(kāi)常委會(huì)議,一般應(yīng)提前 10 天通知與會(huì)人員,以便常委安排好本職工作依時(shí)參加會(huì)議。此外,會(huì)議所審議討論的有關(guān)文件,也應(yīng)在會(huì)前送交常委們審閱,以便提出意見(jiàn)建議。

以往,在常委會(huì)舉行之前,就會(huì)涉及到很多紙質(zhì)文件的處理工作。從文件的起草、印刷、封發(fā)郵寄甚至專(zhuān)送、收集簽收情況到最后文件的閱讀,都需要依賴(lài)紙張,而利用紙張,就會(huì)存在周期長(zhǎng)、成本高以及影響環(huán)境等劣勢(shì)。

本次常委會(huì)會(huì)議,采用會(huì)議管理系統(tǒng)之后,實(shí)現(xiàn)了政協(xié)常委會(huì)會(huì)議文件的數(shù)字化存儲(chǔ),在云端直接進(jìn)行會(huì)議文件的傳送,省去了印刷和人工分發(fā)的工作;并按照常委們的閱讀情況,自動(dòng)進(jìn)行簽收記錄,通過(guò)回執(zhí),也可以收集各位常委的出席意向,省去了大量多方溝通與協(xié)調(diào)的工作;同時(shí),也實(shí)現(xiàn)了會(huì)議文件電子閱讀以及即時(shí)交流等功能,推動(dòng)了會(huì)議審議效率。

常委會(huì)的最后一項(xiàng)議程,會(huì)務(wù)組邀請(qǐng)了紹林科技的講師以及技術(shù)人員為《政協(xié)佛山市委員會(huì)常務(wù)委員會(huì)會(huì)議管理系統(tǒng)》的使用進(jìn)行了培訓(xùn)會(huì)。常委們學(xué)習(xí)了系統(tǒng)的應(yīng)用,操作查看了最新公告、當(dāng)前會(huì)議文件、歷次會(huì)議文件、會(huì)議通知、會(huì)議日程、搜索、微博、咨詢(xún)臺(tái)等功能模塊。并與講師一起,操作了接收會(huì)議文件,提交會(huì)議回執(zhí),閱讀會(huì)議文件,以及發(fā)起同步閱讀的功能。常委們積極參與,踴躍提問(wèn),會(huì)場(chǎng)充滿了熱切的學(xué)習(xí)氣氛,同時(shí),受到了常委們對(duì)系統(tǒng)的好評(píng)。


最后,熊主席作最后講話,并提到了日后的會(huì)議文件等材料,都會(huì)通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行下發(fā),全面實(shí)現(xiàn)常委會(huì)會(huì)議文件的存儲(chǔ)數(shù)字化、傳送網(wǎng)絡(luò)化、簽收自動(dòng)化、閱讀電子化以及交流即時(shí)化。




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