佛山市政協(xié)采用會(huì)議管理系統(tǒng) 實(shí)現(xiàn)會(huì)議文件的無(wú)紙化管理

3月30日，市政協(xié)主席熊志翔主持召開(kāi)市政協(xié)十二屆一次常委會(huì)議，強(qiáng)調(diào)進(jìn)一步增強(qiáng)做好政協(xié)工作的責(zé)任感和使命感，圍繞中心、服務(wù)大局，努力打造“有為政協(xié)、特色政協(xié)、和諧政協(xié)”。

摘自佛山政協(xié)網(wǎng)

隨著佛山市政協(xié)十二屆一次常委會(huì)議的勝利召開(kāi)，推動(dòng)政協(xié)常委會(huì)與時(shí)俱進(jìn)，全新部署的《政協(xié)佛山市委員會(huì)常務(wù)委員會(huì)會(huì)議管理系統(tǒng)》，同時(shí)進(jìn)入了新一屆常委們的視野中。

根據(jù)《政協(xié)佛山市委員會(huì)委員履職管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，市政協(xié)召開(kāi)常委會(huì)議，一般應(yīng)提前 10 天通知與會(huì)人員，以便常委安排好本職工作依時(shí)參加會(huì)議。此外，會(huì)議所審議討論的有關(guān)文件，也應(yīng)在會(huì)前送交常委們審閱，以便提出意見(jiàn)建議。

以往，在常委會(huì)舉行之前，就會(huì)涉及到很多紙質(zhì)文件的處理工作。從文件的起草、印刷、封發(fā)郵寄甚至專(zhuān)送、收集簽收情況到最后文件的閱讀，都需要依賴(lài)紙張，而利用紙張，就會(huì)存在周期長(zhǎng)、成本高以及影響環(huán)境等劣勢(shì)。

本次常委會(huì)會(huì)議，采用會(huì)議管理系統(tǒng)之后，實(shí)現(xiàn)了政協(xié)常委會(huì)會(huì)議文件的數(shù)字化存儲(chǔ)，在云端直接進(jìn)行會(huì)議文件的傳送，省去了印刷和人工分發(fā)的工作；并按照常委們的閱讀情況，自動(dòng)進(jìn)行簽收記錄，通過(guò)回執(zhí)，也可以收集各位常委的出席意向，省去了大量多方溝通與協(xié)調(diào)的工作；同時(shí)，也實(shí)現(xiàn)了會(huì)議文件電子閱讀以及即時(shí)交流等功能，推動(dòng)了會(huì)議審議效率。

常委會(huì)的最后一項(xiàng)議程，會(huì)務(wù)組邀請(qǐng)了紹林科技的講師以及技術(shù)人員為《政協(xié)佛山市委員會(huì)常務(wù)委員會(huì)會(huì)議管理系統(tǒng)》的使用進(jìn)行了培訓(xùn)會(huì)。常委們學(xué)習(xí)了系統(tǒng)的應(yīng)用，操作查看了最新公告、當(dāng)前會(huì)議文件、歷次會(huì)議文件、會(huì)議通知、會(huì)議日程、搜索、微博、咨詢(xún)臺(tái)等功能模塊。并與講師一起，操作了接收會(huì)議文件，提交會(huì)議回執(zhí)，閱讀會(huì)議文件，以及發(fā)起同步閱讀的功能。常委們積極參與，踴躍提問(wèn)，會(huì)場(chǎng)充滿了熱切的學(xué)習(xí)氣氛，同時(shí)，受到了常委們對(duì)系統(tǒng)的好評(píng)。

最后，熊主席作最后講話，并提到了日后的會(huì)議文件等材料，都會(huì)通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行下發(fā)，全面實(shí)現(xiàn)常委會(huì)會(huì)議文件的存儲(chǔ)數(shù)字化、傳送網(wǎng)絡(luò)化、簽收自動(dòng)化、閱讀電子化以及交流即時(shí)化。