河北迅騰借力會博通知識管理系統，實現項目檔案的數字化管理

隨著我國社會經濟發展速度增快，各類經濟活動也在逐漸增加，因此，在這一過程中出現的信息量也呈現出不斷增加的發展趨勢，紙質檔案和傳統檔案管理工作模式已經無法滿足當前社會企業發展的需要。“互聯網＋”屬于時代發展的重要特征，也是世界發展的主要潮流和趨勢。

根據當前的時代特征和檔案管理工作具體實施的情況，“互聯網+”檔案管理模式，使得傳統檔案管理的工作模式得到改變，有效提升了檔案管理的工作效率與準確度。

公司簡介

河北訊騰工程項目管理有限公司（以下簡稱：迅騰）成立于2013年3月，注冊資金300萬元，于2014年2月26日取得政府采購代理資質，2015年8月14日取得中央投資項目招標代理預備級資格。

業務范圍

自成立以來，迅騰在政府采購、交通、水利、教育、農業等多個行業積極開展采購招標工作，業務區域以河北省為主，包括保定市、高碑店市、定興縣等多個市縣，業務種類包括工程、貨物、服務等多種類型。

迅騰所面臨的項目檔案管理問題

隨著企業的發展，迅騰所承接的業務也越來越多，從而產生的項目檔案資料也隨之增加。

在項目檔案資料增加的過程中，傳統紙質檔案管理出現的問題也越來越多，慢慢地降低了檔案管理的工作效率。所以這次迅騰借力會博通知識管理系統，驅動企業實現“互聯網+”檔案管理模式，打造“數字化”項目檔案管理平臺。

迅騰工程項目招標管理系統的特色

一、標準化的項目檔案的形成

按傳統檔案管理方式，管理項目檔案的時候，由于涉及的人員、部門較多，大家的管理標準不一，項目檔案信息將會有所缺失。

會博通打造的迅騰管理平臺，可以提供自定義的標準化分類功能（如某項目包括：前期準備資料、項目實施資料、竣工驗收資料等分類），當制訂了標準的分類以后，管理人員就可以直接按這個分類模版新建及管理檔案。同時，在新建項目檔案的時候，可按照業務需要，自由定義該項目檔案的信息屬性，設定選填/必填，或者設置編號方式等，標準化項目檔案的信息管理：

二、提醒功能

由于項目在每個階段都有特定的時間點和特定的人來完成，但在紙質項目檔案管理過程中，由于項目檔案的數量眾多，管理人員可能很難對每份檔案的信息都完全掌握好，任務也不太好進行分派，容易遺忘階段性的工作實施。

平臺提供關鍵節點的提醒功能，在項目層面可以根據不同的管理節點，設置對應的提醒人、提醒內容和提醒時間，平臺就會在對應的時間點提醒實施者進行業務跟進。

三、自定義檔案搜索統計

以往紙質檔案管理，企業如想要在海量的項目檔案中找到符合某些條件的檔案，往往需要多方面配合才能完成，這樣做既耽誤了員工的時間，也耗費了企業的成本。

而根據平臺提供的自定義搜索條件功能，迅騰可以預先設置好常用的搜索條件，例如：設定按當月開標、按項目區域、按招標單位、按招標方式等條件，找出相關項目并進行簡單統計匯總，能有效支撐業務的開展。

四、線上、線下的借還體系

在項目進行過程中，人員繁雜，紙質檔案查、借閱頻繁，項目檔案不知去向的事情經常發生，導致公司蒙受損失和陷入困擾。

根據平臺提供的借還體系，迅騰員工想要借用某項目檔案資料的時候，可以在平臺上發起借用流程，審批通過后，員工可以自行選擇線上或線下使用資料，并且平臺也會自動保留借用的信息，為以后的項目檔案管理提供證據，基本杜絕紙質檔案不知所蹤的情況發生。

五、提供專家庫

迅騰的業務涉及行業較多，專家資源對其尤為重要，所以平臺提供的專家庫功能，幫其分類儲存行業專家信息，方便有需要時提取資料。例如：當迅騰的工作人員想要找尋某個行業高級職稱且有20年經驗的專家時，可以快速獲取符合條件的專家列表。

迅騰項目檔案管理的價值

河北訊騰工程項目管理有限公司借力信息技術，將檔案管理系統融入公司日常的項目管理工作中，實現項目檔案管理“標準化”、“數字化“及”智能化“。

1、標準化：標準化的分類和屬性管理，每一種類型的項目都可以制訂一套標準的分類及屬性設定，幫助迅騰公司實施標準化的項目信息及檔案管理。

2、數字化：實現了項目檔案的數字化管理，以及一套安全有序的借還管理方法，管控了項目檔案的安全應用。

3、智能化：可自定義的搜索類型可以拿來支撐業務，如：獲取每月需要開標的項目等等。除滿足對業務的需求外，還可以在關鍵節點中添加提醒，幫助項目經理及時跟進業務。同時，專家庫幫助將專家名錄分門別類存儲，便于提取利用。

總體來說，迅騰攜會博通，不僅響應國家號召，實現檔案的數字化管理，還支撐日常的業務的標準化與智能化管理，大大提高了管理效率。