疫情之下,檔案管理智能化需求迫在眉睫

2020/3/27 0:00:00         來源:         作者:孫超        瀏覽量:  1

疫情之下,檔案管理智能化需求迫在眉睫

 

隨著企事業單位的發展,各種信息檔案資料數量逐日增多,檔案的種類日趨多樣化,紙質信息存儲出現迅速膨脹。傳統的檔案管理方式與技術手段所導致管理效率低,利用率不高等問題也是日益明顯,導致我國檔案管理技術不再滿足實際需要。近日,新冠疫情影響,讓原本傳統檔案管理技術的弊端凸顯,同時也反映出檔案管理的信息化,數字化,智能化管理需求迫在眉睫。

 

眾所周知,檔案手工管理,工作流程繁瑣低效、整理時間冗長。由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤,檔案存放次序難免被打亂,造成檔案存放無序,查找困難,檔案核查、查閱耗時長。隨著檔案規模與種類數量越來越龐大,要查找、核查清理某一檔案時,需要將所有的檔案篩選一遍。檔案信息化程度低,手工記錄方式很難對檔案利用情況進行及時準確的統計。由于檔案數量眾多,要對所有檔案進行盤點,其工作量難以想象,那將是一項十分龐大的工程。鑒于目前檔案管理存在的種種現狀,檔案管理的技術升級與改造迫在眉睫。

 

會博通從1988年開發出我國第一套文檔一體化軟件產品以來,就是我國最早的知識與內容管理軟件開發與供應商。歷經30年,會博通一直潛心研發綜合知識管理系統,打造組織知識生態鏈,已經成為經國家認證雙軟企業,國家重點支持的高新技術企業?,F在會博通已經知識管理、文檔管理檔案管理、證照管理辦公自動化、人事檔案管理,合同管理領域走在世界領先水平。近日會博通發布新一代檔案管理系統,意在幫助企事業單位檔案管理實現信息化、數字化、智能化管理。今天,小編就會博通新一代檔案管理系統部署方案給大家做一個簡單介紹,供大家參考!

 

會博通綜合檔案管理系統解決方案

 

1. 自定義創建檔案管理分類架構:

會博通綜合檔案管理的知識管理集中統一管理平臺,支持檔案管理架構自定義,為黨政機關,企業組織的綜合文檔檔案管理,可根據實際管理需求,實現檔案分類管理。

 

2. 檔案取卷管理:

會博通綜合檔案管理系統,可提供從庫房拿取需要數字化的紙質實體案卷,取卷時注意,準確記錄所取案卷的物理存放位置。依次拿取,做到不丟卷,確保案卷完整。

 

3. 創建檔案定義:

會博通綜合檔案管理系統,簡單的理解即是確定檔案的最底層分類的相關屬性,或稱案卷的相關屬性。創建檔案定義即是在系統中進行立卷步驟。

 

4. 檔案拆卷管理:

會博通綜合檔案管理系統拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂,如果紙質實體案卷信息已保存在會博通系統中,還應執行取消注冊功能,相當于在會博通中執行拆卷操作。需保證案卷的完整,檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤,正、副卷標注是否正確。保持案卷的清潔,取掉案卷中的金屬物,注明每卷(包括正、副卷)的頁數及其他的特殊情況。

 

5. 檔案錄入卷內文件信息管理:

會博通綜合檔案管理系統一份案卷,一般都由多份性質相同或相似的文件組成,即所謂卷內文件。同時,每份文件都應擁有對應的屬性信息,因為檔案類型多樣性的特點,檔案資料的屬性也不盡相同,會博通則可以根據具體需要,對案卷或檔案分類自定義文件屬性,適用不同的管理需要。

 

6. 檔案掃描管理

會博通綜合檔案管理系統對已錄入相關屬性的卷內文件進行掃描,并將掃描結果文件引入(上傳)檔案系統。會博通文檔檔案管理系統的圖片管理器內嵌掃描處理程序,可在錄入卷內文件信息的同時直接調用掃描模塊進行掃描(支持各種掃描儀),用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件(但使用會博通提供的圖片管理器更為簡單方便),然后,再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統,會博通還提供了專門的批量引入工具。

 

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