規范化、標準化、科學化部署人事檔案管理系統
 

自從有了國家政權，有了對人的管理，就有了對人進行記錄和管理的人事檔案。中國現代人事檔案工作起步于中國共產黨成立之后開展的革命戰爭年代，建立于新中國成立之后。隨著人事檔案制度的建立健全，人事檔案管理工作逐步規范化、標準化、科學化，全國規模的人事檔案工作體系已經形成。隨著經濟發展，科技進步人事檔案管理已逐步從傳統管理方式向數字化、信息化、智慧化管理轉變。

人事檔案的一般定義為：人事檔案是組織、人事、勞動（或人力資源管理）部門在人事管理活動中形成的，記述和反映人員經歷、德能勤績和工作表現的，以個人為單位集中保存備查的各種方式和載體的歷史記錄，反映個人情況的文件材料，由于用人的需要而有意識地保存下來，就成為檔案，是國家檔案的重要組成部分。并非所有的人事文件材料都能夠成為人事檔案。人事文件材料轉化為檔案一般應具備辦理完畢、手續完備、內容真實、有查考價值四個條件的文件材料。

對于組織而言，員工檔案每天都有變化，員工信息、勞動合同、證件證照日益遞增，很難有序化管理；人事檔案整理不成體系，缺漏是常態；管理分散難以查找，紙質文件利用易損壞，難保管；人事升遷動用紙檔難以保密，導致人事關系變復雜等。為解決這一系列問題，會博通通過多年的研發，建設成完善的綜合人事檔案全面信息化管理方案：幫助有需要的組織實現檔案規范化、標準化、科學化、數字化、智慧化“五化”管理。

會博通綜合人事檔案全面信息化管理方案

一個平臺，兩個標準化打造安全的人事檔案信息化解決方案

標準化人事檔案分類與信息管理

員工入職、檔案立卷、信息更新等全面標準化管理

自定義標準化人事檔案分類、人員信息、以及文件模板

企業可以根據自身需要創建人事檔案的分類結構（全面支持干部人事檔案管理的十大類管理需求）、信息屬性、文件目錄以及正文格式的人事檔案模板，員工入職時，以人立卷，不同的崗位可套用不同的人事檔案分類結構模板，標準化人事檔案分類、信息、文件的形成。

配置標準化的人事檔案篩選及匯總格式，隨時導出檔案數據

可預設篩選條件，獲取人事檔案目錄，不論是專業的檔案表格或是單純的統計表格，均可選擇預設模板套取導出。

電子標簽、條碼或二維碼，物聯網化人事檔案

支持條碼、電子標簽以及二維碼，讓人事檔案實現與實體關聯，快速實現查找、借閱登記等操作。

標準化人事檔案的利用管控

人事檔案查閱權限、借還流程、借還統計等全面安全化實施

細粒化的權限管理，保障人事檔案應用安全

每一個分類都可以單獨設置權限，授權對象是組織架構中的組織或具體的用戶，首先是定義授權對象可訪問的檔案密級，以及可以進行的操作行為。會博通的權限管理有兩個特點：一個是可以區分閱讀條目和閱讀內容的權限；另一個是可以區分自己創建和他人創建的內容的權限。

受權限體系管控的檔案搜索平臺

提供強大的檢索功能，支持關鍵詞檢索、全文檢索、類自然語言搜索、二次搜索等多種檢索方式，并且檢索結果是根據工作職能與授權決定的。

純線上、純線下以及線上線下結合的檔案借還體系

用戶可通過會博通，使用掃碼或關鍵字檢索方式定位檔案資料，對于沒有權限或需要借用原件/復印件時，可發起借用流程。

全面且可自定義范圍的檔案利用統計功能

有權限的用戶可隨時獲取能自定義事件、借閱人等范圍的統計報表，掌握文檔的利用情況、利用明細以及利用排名等信息。

筆者發現，會博通是現在市面上的知識管理系統中，少數具備完整的與現行法律與規范要求一致的綜合檔案管理功能的系統，更是能符合組織干部檔案人事管理要求的極少數系統之一。