房地產檔案規范管理：檔案數字化的應用

房地產公司的檔案涵蓋了較為豐富的內容，如：建設過程中的相關證明材料，材料都要經過相關部門的審核，具有一定的權威性，一旦發生糾紛，可以作為雙方解決問題的重要參考依據；房地產檔案信息的全面性，也充分體現了房地產檔案的價值，其真實可靠性受到法律的保護；房地產檔案歸檔范圍廣泛，時間跨度較長，涉及部門較多，在數據齊全的情況下，價值利用也大，對社會經濟發展的作用也日益凸顯。

電子檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。在查詢資料時變得非常簡單，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。將紙質檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

房地產數字化電子檔案管理的應用

1、創建及完善檔案的收集功能，檔案管理人員要拓寬知識面，做到熟練掌握現代先進技術，并將其應用于房地產檔案信息的收集工作中。通過熟練掌握計算機技術、音頻技術，對檔案信息進行包裝護理，既讓檔案的質量得到有效的提高，又可以使檔案的內容更為生動、形象、直觀，更易于為客戶所接受，也便于歸檔、整理、查詢。

2、進一步完善房地產檔案的查詢系統，建立方便快捷高效的檔案檢索查詢系統，建立分門別類、多層次的檢索體系，方便用戶的查詢，提高工作的效率。

3、日常完善檔案系統，加強檔案信息化體系建設，建立先進的數據錄入系統和查詢檢索系統，著眼于推廣和普及先進的信息化技術和網絡技術，進一步提高檔案工作的質量和效率。要加強檔案管理軟硬件的提升，注重管理人員信息化能力的提升。

4、要加強檔案管理人員的培訓，做到熟練掌握信息化系統操作，既保證設備的先進性，又做到技術人才的管理水平上一個臺階。

5、加強檔案各項管理系統的安全性能研究，建立房地產信息安全系統，在確保信息覆蓋面廣的基礎上，做好房地產檔案信息的保密工作，以及實現房地產檔案信息的共建共享，從而有效地提升檔案信息化水平。

會博通檔案管理系統既符合國家檔案管理標準，又能通過會博通獨有的自定義功能，配置專屬于企業的檔案管理架構；涵蓋檔案全生命周期管理的專業功能，提供檔案采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研、注銷等全生命周期的管理功能；實現檔案業務的全面標準化、流程化，為檔案移交、歸檔、借還等業務，提供可由企業自由定義的標準化管理流程，實現檔案業務的流程化管理；企業可根據安全管理要求，個性化安全策略，讓企業的核心檔案得以安全地傳播與利用。

案例：廣東能興房地產開發有限公司

會博通為廣東能興房地產開發有限公司提供了一整套房地產檔案數字化管理的解決方案。在房地產開發項目中，如土地取得階段、項目開發階段、項目設計階段等不同階段的成果文件進行有序的信息化管理，并實施證照管理、檔案管理等綜合性知識管理。同時，通過系統的借閱與歸還應用模塊，有效地讓組織內部知識內容實現規范化應用。