檔案管理:整理、歸檔遵循四大原則

2020/8/19 10:13:06         來源:         作者:孫超        瀏覽量:  1

紹林科技1988年開發出第一套文檔一體化軟件產品會博通,亦是我國最早的知識與內容管理軟件開發與供應商之一。在過去30年,一直潛心研發綜合知識、文檔、檔案管理系統,不斷升級,為打造組織知識、文檔、檔案管理生態鏈而努力,特別是專業檔案管理方面。下面,小編就會博通綜合檔案管理系統資深產品經理介紹的,檔案整理、歸檔的一些原則和方法分享給大家,希望能幫到從事檔案管理工作的小伙伴:

 

歸檔檔案遵循文件形成規律,保持文件之間的聯系

 

文檔、檔案、電子文件伴隨著機關、團體和社會組織的職能活動產生,有其自身的形成規律和特點?!饵h政機關公文處理工作條例》《黨政機關公文格式》為機關公文辦理提供了統一的規范和標準。遵循檔案形成規律,對歸檔整理,能夠大限度減少個人對文件材料的人工干預,提升文件整理質量。檔案在產生和處理過程中,在來源、時間、內容等方面形成的內在關聯性,這種關聯性既記錄了文件之間及文件組件之間的互相關系,也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。利用好這些聯系,既能更好地反映機關主要工作活動,也便于日后的檢索和利用。

 

檔案整理做好價值應區分,便于保管和利用

文檔、檔案的價值是由它的內容及其對組織單位工作的作用決定。就一個機關文件的價值而言,不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔,也不是所有歸檔文件都要永久保存。從分類開始,就將不同保管期限的文件區分開來,針對性地開展,也為后續工作打下基礎。便于保管、方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標。

 

文檔、檔案一體化管理機制

 

文檔一體化管理機制,是一項比較新的檔案歸檔整理原則。在信息化條件下,歸檔文件整理必須統籌考慮傳統的紙質文件和電子文件的整理要求,避免因二者整理的基本原則、基本方法不同而帶來諸多問題。解決這一問題的基本思路就是實現信息化條件下的文檔一體化管理,即將公文處理與檔案管理相結合,充分利用文書處理過程中形成的數據信息和工作成果。因而,合理規劃歸檔文件整理流程,盡量以文書處理環節生成的項目來組織檢索條目,使歸檔工作更加貼近文書、業務人員的工作實際就顯得尤為重要。

 

保證紙質電子文件協調統一

在紙質文件與電子文件并行的情況下,保證二者的協調統一是目前進行歸檔文件整理必須面對的問題。要實現二者的協調統一,首先要統籌規劃公文處理和檔案管理工作,在公文處理環節前置檔案管理的部分要求,在檔案管理環節繼續采用文書處理階段產生的相關信息,使二者成為一個有機整體;其次要結合本單位情況,確定是以紙質文件還是以電子文件整理為主,再依次確定整理的策略和方法,保證二者整理的協調一致。

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