檔案管理：檔案數字化檔案整理規范

1  前期整理

合理確定檔案數字化的范圍，區分掃描件與非掃描件。對檔案進行適當整理，并視需要做出標識。根據擬數字化檔案的數量情況，估算數字化后所需要的存儲空間。

2  目錄建庫

已經建立檔案數據庫，并且使用條形碼設備和軟件的單位，可以在檔案實體上粘貼條形碼，使條形碼能夠正確反映檔案數據條目與實體的對應關系，確保檔案數字化、數據掛接時的質量和效率。

沒有建立檔案數據庫的單位，可以按照集團公司檔案管理著錄規則的要求，確定檔案著錄項并進行著錄。所選定的數據格式，應能直接或間接地通過DBF文件格式或XML文檔，與集團公司檔案管理系統進行數據交換。

3  拆除裝訂物

去除影響掃描工作的裝訂物，保證掃描的順序，確保數字化后正確歸卷并不損壞檔案。

4  檔案修復

破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復。折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理（壓平或熨平等）后再進行掃描。

5  建立作業單

制作并填寫數字化加工作業單，全程監控掃描過程，并記錄整理數字化過程中各種相關情況。

6  裝訂

圖像質檢完成后，拆除過裝訂物的檔案應該按檔案原貌及保管的要求重新裝訂，做到安全、準確、無遺漏。