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【項目案例】會博通廣州菲達建筑咨詢公司，實現單位綜合檔案智能化管理

2020/10/10 16:40:56 來源：作者：孫超瀏覽量： 1

近日，廣州菲達建筑咨詢有限公司攜手會博通，搭建了一個集造價咨詢檔案、人事檔案、會計檔案、圖書管理等于一體的綜合性檔案管理系統。

一、公司介紹
廣州菲達建筑咨詢有限公司成立于1993年，是一家具有國家頒發的工程造價咨詢甲級資質、房屋建筑工程監理乙級、政府采購代理甲級資質、工程招標代理乙級資質、工程咨詢乙級資質的專業型建筑咨詢單位。是廣東省工程造價協會理事會優秀會員，綜合實力位居廣州市前十名。
公司20多年以來，完成了大量的各行業領域的大型、特大型重點項目的概算、預算、結算、竣工結（決）算編制與審核、全過程造價咨詢服務、項目投資監控、可行性研究報告、招標代理、項目代建等咨詢及監理業務，包括房屋建筑、公用工程、工業工程、政府、醫院、學校、公路橋梁、市政、征地拆遷、通信、智能化項目、園林綠化、環保處理、港口碼頭、水利水電、鐵路、火力發電、電網輸變電、石油化工等工程。
隨著廣州菲達建筑咨詢有限公司的不斷發展，單位的業務資料、員工的檔案資料、財務資料等也越來越多，如何有序化的管理這些資料也是單位今年工作的一個重點。

此次攜手會博通，建設一套綜合性檔案管理系統，實現相關資料的科學化管理。

二、菲達建筑咨詢綜合檔案管理平臺功能特色

1、文件化管理業務過程文件
在會博通系統中，菲達建筑咨詢有限公司的業務模塊主要劃分為：造價咨詢、全過程咨詢、招投標業務、工程咨詢四大板塊。為了能夠便捷的保管每個業務模塊中的各個項目在實施過程中形成的過程文件，最終實現能夠將所有成果文件進行檔案歸檔處理，會博通系統在這里使用了“文件管理功能模塊”進行了管理。管理人員可以根據項目在實施過程中產生的不同類型的文件性質，自定義的新建該文件的管理分類，從而實現項目文件靈活而又高效的管理。錄入人員只需要在文件管理模塊中將項目過程文件按照對應業務模塊的錄入規則錄入到系統中即可。文件管理功能模塊能充分的把控過程文件的完整性，亦實現文件在項目進行過程中隨時可查閱。
2、檔案化管理業務成果文件
項目在實施過程中，錄入人員將過程文件以及相關成果通過文件管理模塊存入系統。在項目完結后，錄入人員需要將紙質文件移交至檔案管理人員，以便進行歸檔封存處理。檔案管理人員在校對錄入的電子文件和實體文件無誤后，可使用歸檔編輯功能將文件管理模塊中的該項目的最終所有過程文件及成果文件移動至檔案管理模塊所對應的該項目類目中，繼而實現數字檔案和實體檔案同步歸檔，并可記錄實體檔案的存放地點，便于后續查找原件。
3、綜合性的管理其他成果文件
除了業務檔案的管理外，廣州菲達建筑咨詢有限公司還利用本系統實現財務檔案、人事檔案、合同檔案、文書檔案、圖書管理等檔案資料的管理。實現單位的各類資料有序化管理，規范化資料的利用。

會博通通過“文件管理模塊”及“檔案管理模塊”，幫助菲達公司實現四大業務模塊的過程文件管理及最終文件的歸檔處理，亦幫助菲達公司在其它方面實現文檔的數字化管理，最終協助菲達公司在檔案管理方面做到質的提升。