為使企業退休人員檔案整理工作規范化,便于檔案的保管和利用,現就企業退休人員檔案整理工作要求作如下說明:
一、企業退休人員檔案的內容和分類
企業整理退休人員檔案時,應本著完整、條理、真實的原則,按檔案內容將其分為以下四類:
(一)招工、退休材料:包括招工(入伍)審批表、病退材料、退休申請表、公示結果、退休審批表等;
(二)工資待遇材料:包括轉正定級、升級、調資等
各種工資變動審批表和解決待遇問題審批材料,保險福利待遇核定等材料;
(三)加入黨團材料:包括中國共產黨入黨申請書、入黨志愿書、轉正申請書、中國共產黨黨員登記表,黨紀處分材料,入團申請書、入團志愿書、團員登記表、退團材料,加入民主黨派的有關材料;
(四)其他材料:不屬于上述三類的材料一律歸入此類(整理時應按原檔案管理分類排序歸類)。
二、企業退休人員檔案卷內文件目錄的登記
目錄是查閱檔案內容的索引,目錄登記要求清晰、確切、精煉,目錄應放在檔案首頁,包括以下內容:
1.類號和順序號(如第一類第一份,在目錄應登記為“一、1”,以此類推);
2.材料名稱(有題名一般要登記全稱,無題名或題名不準確重擬題名,題名稱較長可以用規范簡稱縮寫,但應準確反映材料的主要內容);
3.材料制成的時間(材料制成時間要填全年月日,一般采用落款時間);
4.材料的份數,頁碼的計算登記。材料份數應以每個完整材料為一份;材料頁數的計算,每面為一頁,無內容的頁面不計算頁數,并按頁碼數如數填寫,封面封底及襯紙后空白頁不計算頁數,封二或封三的填寫說明不算頁數。
書寫目錄時,應在每類目錄之后,留出適量的空格,供補充材料使用。
三、企業退休人員檔案整理要求
1.排序:在具體整理檔案時,所有材料按檔案形成時間的先后排序。并在每份材料第一頁的右上角編上類號和順序號(此編號與目錄編號要一致,具體格式為:類號—順序號,如第二類第三份材料的編號格式為2—3)
2.技術加工:對招工(入伍)登記表、退休審批表、工資待遇等重要材料,有用紙不規則、破損、卷角和折皺等情況的,要進行剪裁、裱糊、包邊等技術加工,以延長檔案文件材料的保存壽命。
文件材料上有大頭針、曲別針、訂書針等金屬物品,要去除,防止銹蝕。
四、企業退休人員檔案的裝訂
在裝訂退休人員檔案時,用白色卡線裝訂,長度要適中。裝訂時,將全卷材料卷面向下,把卡線對折,然后將折點當穿頭,由卷面中眼穿至卷底,最后將已穿過卷底上下兩線頭,同時朝卷底中眼的折頭帶孔中對穿打結。
五、檔案的編號及檔案盒脊背的填寫
(一)檔案的編號
1.檔案編號的構成:檔號由社保個人編號、單位社保編碼、案卷順序號三級代碼構成。①社保個人編號(填寫社保個人編號后8位阿拉伯數字),以職工退休待遇審批表個人編號為準;②單位社保編碼(6位阿拉伯數字),以職工退休待遇審批表單位編碼為準;③案卷順序號(單位移交退休人員編號),此號到移交市檔案館時統一編制。
2.檔案編號的要求:①確保唯一性,一人一檔,一檔一號,不得重復;②用耐久字跡(炭素、籃黑墨水等)規范填寫在檔案盒脊背的指定位置。
(二)檔案盒脊背的填寫
橫向填寫檔號,豎向填寫單位名稱,原工作單位可用雕刻的印章加蓋,填寫時要求字跡清晰耐久、書寫端正、整齊美觀。
示例:
(三)檔案盒封面填寫個人身份證號碼
六、使用統一標準的目錄、封皮和檔案盒
企業整理退休人員檔案所需的目錄、封皮和檔案盒由市檔案局統一印制,各參保單位和個人需要時向市檔案局購買。
七、對已整理好的檔案的處理
已按人事檔案整理標準將退休人員檔案分十類整理好的企業,只需按四類重新填寫一份目錄,并注明在原目錄中的對應位置,檔案材料可不再重新整理裝訂。
來源:市檔案局