企業退休人員檔案整理工作規范化

為使企業退休人員檔案整理工作規范化，便于檔案的保管和利用，現就企業退休人員檔案整理工作要求作如下說明：

 一、企業退休人員檔案的內容和分類

企業整理退休人員檔案時，應本著完整、條理、真實的原則，按檔案內容將其分為以下四類：

 (一)招工、退休材料：包括招工（入伍）審批表、病退材料、退休申請表、公示結果、退休審批表等；

（二）工資待遇材料：包括轉正定級、升級、調資等

各種工資變動審批表和解決待遇問題審批材料，保險福利待遇核定等材料；

（三）加入黨團材料：包括中國共產黨入黨申請書、入黨志愿書、轉正申請書、中國共產黨黨員登記表，黨紀處分材料，入團申請書、入團志愿書、團員登記表、退團材料，加入民主黨派的有關材料；

（四）其他材料：不屬于上述三類的材料一律歸入此類（整理時應按原檔案管理分類排序歸類）。

 二、企業退休人員檔案卷內文件目錄的登記

目錄是查閱檔案內容的索引，目錄登記要求清晰、確切、精煉，目錄應放在檔案首頁，包括以下內容：

1．類號和順序號（如第一類第一份，在目錄應登記為“一、1”，以此類推）；

2．材料名稱（有題名一般要登記全稱，無題名或題名不準確重擬題名，題名稱較長可以用規范簡稱縮寫，但應準確反映材料的主要內容）；

3．材料制成的時間（材料制成時間要填全年月日，一般采用落款時間）；

4．材料的份數，頁碼的計算登記。材料份數應以每個完整材料為一份；材料頁數的計算，每面為一頁，無內容的頁面不計算頁數，并按頁碼數如數填寫，封面封底及襯紙后空白頁不計算頁數，封二或封三的填寫說明不算頁數。

書寫目錄時，應在每類目錄之后，留出適量的空格，供補充材料使用。

 三、企業退休人員檔案整理要求

1．排序：在具體整理檔案時，所有材料按檔案形成時間的先后排序。并在每份材料第一頁的右上角編上類號和順序號（此編號與目錄編號要一致，具體格式為：類號—順序號，如第二類第三份材料的編號格式為2—3）

2．技術加工：對招工（入伍）登記表、退休審批表、工資待遇等重要材料，有用紙不規則、破損、卷角和折皺等情況的，要進行剪裁、裱糊、包邊等技術加工，以延長檔案文件材料的保存壽命。

文件材料上有大頭針、曲別針、訂書針等金屬物品，要去除，防止銹蝕。

 四、企業退休人員檔案的裝訂

在裝訂退休人員檔案時，用白色卡線裝訂，長度要適中。裝訂時，將全卷材料卷面向下，把卡線對折，然后將折點當穿頭，由卷面中眼穿至卷底，最后將已穿過卷底上下兩線頭，同時朝卷底中眼的折頭帶孔中對穿打結。

 五、檔案的編號及檔案盒脊背的填寫

（一）檔案的編號

1．檔案編號的構成：檔號由社保個人編號、單位社保編碼、案卷順序號三級代碼構成。①社保個人編號（填寫社保個人編號后8位阿拉伯數字），以職工退休待遇審批表個人編號為準；②單位社保編碼（6位阿拉伯數字），以職工退休待遇審批表單位編碼為準；③案卷順序號（單位移交退休人員編號），此號到移交市檔案館時統一編制。

2．檔案編號的要求：①確保唯一性，一人一檔，一檔一號，不得重復；②用耐久字跡（炭素、籃黑墨水等）規范填寫在檔案盒脊背的指定位置。

（二）檔案盒脊背的填寫

橫向填寫檔號，豎向填寫單位名稱，原工作單位可用雕刻的印章加蓋，填寫時要求字跡清晰耐久、書寫端正、整齊美觀。

示例：

（三）檔案盒封面填寫個人身份證號碼

 六、使用統一標準的目錄、封皮和檔案盒

企業整理退休人員檔案所需的目錄、封皮和檔案盒由市檔案局統一印制，各參保單位和個人需要時向市檔案局購買。

 七、對已整理好的檔案的處理

已按人事檔案整理標準將退休人員檔案分十類整理好的企業，只需按四類重新填寫一份目錄，并注明在原目錄中的對應位置，檔案材料可不再重新整理裝訂。

來源：市檔案局