檔案管理：人事檔案管理四大特點

人事檔案具有現實性、動態性、保密性和專指性等四大特點，下面小編就根據這四個特點給大家做一個簡單介紹，供大家參考！

現實性

人事檔案是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的已經處理完畢的具有保存價值的文件材料。這些材料雖然已經完成了審閱批辦等文書處理程序,但所涉及的當事人,絕大部分還在不同的崗位上工作、生產或學習,人事部門在工作活動中為了考察和了解這些人員,需經常查閱有關人事材料,以便用其所長,避其所短。人事檔案是進行人事管理活動的重要依據,具有很強的現實效用。

動態性

一份人事檔案建立以后,并不意味著人事材料的完成和收集工作的結束,而是隨著它所記錄的個人情況的變化,連續不斷地增加新的內容,補充新的材料,并隨人員的流動而流動。人事檔案的動態性表現在兩個方面：一方面,人事檔案的主體大多數仍然在各行各業的崗位上工作或學習,這就決定了人事檔案將隨個人的成長、工作或學習的延續不斷增加新的內容;另一方面,人事檔案的主體是不斷流動的,調動、晉升、免職、辭職、下崗再就業等情況經常發生,隨之而來的是當事人工作單位和主管其人事檔案的單位的變動。因此,人事檔案須隨人員的流動經常傳遞和流動,只有等當事人死亡,有保存價值的人事檔案移交給檔案館后,才能停止這種流動。

保密性

人事檔案集中記述了一個人的自然狀況(姓名、別名、出生地、出生年月、家庭成員)、學習、工作經歷、德才表現、健康狀況、政治面貌、獎懲情況、收入情況、職務職稱、技術專長等各方面的信息。其中所涉及的個人隱私、與其有關的重大事件、工作失誤等內容,在相當長時期內是保密的,不能對外開放,以維護其個人權益。人事檔案的解密與開放,必須在當事人死亡以后若干年才能實行。在此之前,只限于組織、人事部門因工作需要進行查閱,并有嚴格的管理制度和審批手續。

專指性

人事檔案是以個人為單位組成的專卷,其內容集中反映了一個人的經歷、政治狀況、品德才學、業務狀況等全貌。卷內的每一份文件,都必須反映特定個人的情況,不得夾雜或混入別人的材料,也不能將一個人的材料分散割裂。因此,無論是從人事檔案的內容還是形式上看,人事檔案都集中反映了某個人的歷史全貌,具有明顯的個人專指性。