檔案管理中的4大安全風險！這些”坑”千萬別踩

檔案管理工作中存在著哪些安全風險？下面小編根據目前檔案管理中常見的幾種安全風險，談談企事業單位組織可采取的應對策略和措施，供大家參考。

檔案是企事業單位發展、運作的重要資源。近年來，隨著信息技術的發展，各類企事業單位檔案管理的水平不斷提升，檔案的利用價值也越來越充分地被挖掘。與此同時，檔案管理工作也面臨著來自于技術與管理等方面的考驗，因管理不當而造成損失的案例比比皆是：

某機關綜合檔案室館員張某，為發泄內心對住房分配的不滿，抽取、撕毀各類人事檔案及登記表、統計報表上千頁，導致單位損失大量具有重要價值的檔案； 

某單位職工李某，趁檔案管理人員未鎖檔案柜之機，取出并撕毀數份干部人事檔案內的重要材料，給單位及檔案所有者造成了巨大損失……

從以上案例來看，檔案管理制度嚴密性不足、對安全風險缺少相關規避措施，是造成損失的主要原因。結合這類案例及各類企事業單位的實際情況，小編將檔案管理工作中的常見問題及安全風險總結為以下這幾類：

1、 檔案管理制度與流程不明確：未形成規范化的作業標準，管理各環節隨意性較大，存在存儲不當、保密不周等多種隱患；

2、 檔案歸檔不科學：檔案分類不規范、采集資料不全、實體與電子檔案內容不同步等，導致檔案未能有序歸檔，影響后續查閱利用，不利于檔案資源的積累；

3、 檔案密級無區分：對于不同重要程度的檔案，沒有按密級進行區分管理，重要信息有泄露風險；

4、 檔案利用不規范：檔案查閱、借用沒有相應的權限控制；檔案借用信息無記錄、無歸還跟蹤，導致借出檔案遺失或重要信息外泄。

針對這幾類檔案管理安全風險，組織可從以下這幾個方面采取措施進行應對：

1、 建立完善的檔案管理制度，實行流程化管理

組織應基于《檔案法》等國家法規規定，系統性建立內部的檔案管理規章制度，對檔案管理工作的事項及職責進行梳理，細分并落實到專門的負責部門或成員上。

同時，應規范檔案管理各環節的工作流程，明確管理辦法、流轉步驟等。以會博通檔案管理系統的流程功能為例，組織可根據管理需要，自定義各環節流程的審批人、流轉步驟、模板等，實現檔案從采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研、注銷等全生命周期的流程化管理，實現檔案管理工作的規范化。

2、 對檔案實行有序化歸檔

首先，檔案管理人應根據相關管理規范，依檔案性質或管理需要進行檔案分類，并根據實際情況再在對應分類下進行檔案立卷。接收到檔案資料后，需按歸檔要求進行整理，經管理人核對后進行歸檔。如同時存在電子與實體檔案，需清點核對一致后才可歸檔。

上述歸檔流程，通過會博通系統即可輕松實現。組織可自定義檔案的管理分類、屬性等，按需求進行歸檔立卷。系統支持掃描新建、批量導入/上傳、歸檔編輯等，并支持與OA等辦公系統對接，有序化實現各類資料的數字化歸檔。系統還支持實體與電子文檔的同步管理、實體檔案存放位置管理、原件與復印件單獨管理等，適配組織的各種歸檔與管理需求。

3、 對檔案按密級等級進行管控

針對檔案資料的不同重要程度，應建立與明確不同的保密級別，按密級進行信息安全管控。這樣一來，確保僅僅擁有對應的訪問權限密級的人員，才能接觸到組織的機密信息。在會博通系統中，每一條信息、每一份檔案都可設置相應密級，通過密級設定，組織可對重要信息進行分級嚴密把控，規避外泄風險。

4、 建立規范的檔案利用體系

一方面，組織應在內部建立全方位的權限體系，將組織中的所有檔案、所有成員納入權限體系管理中，通過權限分配方面加強風險管控。如根據工作職責，為組織、部門或個人，針對不同的檔案分類進行權限配置，并可與密級交叉。不同成員能接觸到哪些檔案資料、是否可對檔案進行增、刪、改、閱讀、搜索等操作，都在權限管控范圍內。這樣一來，可有效避免檔案被無關人員利用，提高管理精細度。

另一方面，企業可通過專門的借還管理制度，來規范檔案的借用。以會博通的借還體系為例：首先，借用人通過流程發起申請，審批通過后，即可線上或線下取用；其次，借用人、用途、歸還時間等信息系統會同步記錄，檔案去向信息隨時可查詢；另外，歸還時間到達時，平臺會出現警告信息，并可通過短信、流程智能提醒借用人。

檔案管理安全風險防控小結

隨著技術的發展，檔案管理的安全風險防控工作也面臨著更為嚴峻的考驗。企事業單位組織在加強風險意識的同時，需不斷優化檔案管理體系與相關流程，規避安全風險，從而讓檔案發揮出更大的效用，推動企業的可持續發展。