【案例】南方電器:會博通賦能數字化轉型 實現合同、檔案一體化管理

2021/6/9 15:01:12         來源:公司資訊         作者:小博        瀏覽量:  158

廣州南方電力集團電器有限公司(以下簡稱南方電器),是以高低壓成套開關設備、配電變壓器設備和提供用戶用電服務為主的綜合性電氣供應商,先后榮獲中國機械500強,廣東省企業500強,廣東省制造業百強企業,廣東省用戶滿意服務明星企業稱號和廣東省誠信示范企業榮譽稱號。




信息化、數字化的發展,驅動企業的內部管理的更新換代,南方電器從2019年開始著手合同管理、檔案管理系統的選型,經過對比多方廠商,認為會博通的在行業內經驗豐富,產品質量過硬,售后服務好,最終選擇會博通,部署合同管理、檔案管理軟件,打造合同管理、檔案管理的標桿。


一、選擇有行業經驗、實力強的軟件企業是成功的關鍵


在軟件的選型過程中,會博通軟件科技與南方電器,進行了很好的溝通與配合,南方電器對選型工作非常的重視與謹慎,進行了反復的必選與測試、試用,最終選定了會博通文件、檔案、知識一體化管理系統,用于企業的合同管理和綜合檔案管理。




                         
二、傾聽用戶心聲,準確把脈,開出高效良方


南方電器簽署會博通前,面臨著以下幾個方面的痛點:


1、公司各部門不明確各門類檔案材料的歸檔范圍和歸檔方式,待歸檔文件遺留在各負責人手中,沒有規范整理、統一保存,也沒有專人管理,存在丟失的風險。


2、企業檔案工作分管領導、各職能或承辦部門、各項目檔案工作負責人、檔案部門的負責人對檔案管理雖然很重視,但職責的劃分不是很明確。


3、文件材料未按國家相關檔案管理標準規范管理,未建立檔案目錄,文件材料保存分散、查找利用不便。


4、合同檔案是公司最重要的檔案之一,查找利用率高,但管理不規范,存在丟失及泄密風險。


5、公司內部形成的所有電子文件存放在云之家,或云共享盤中,電子文件材料沒有備份措施,也沒有較規范的電子文件存儲系統對大量的電子文件規范存儲,查找利用極不方便。


6、缺乏精通檔案管理業務的人員。


會博通的專家團隊經過與南方電器深入溝通,解到南方電器高層一直都重視合同、檔案的管理,清楚知道合同、檔案對集團的重要價值,由于各種原因,前期形成的成果文件沒有得到規范化的管理,影響了公司的業務,希望集團所面臨的痛點問題和挑戰,會博通軟件科技能給予完美解決。


會博通軟件科技憑著多年的行業經驗和成熟的技術,為南方電器建立了一套能同時涵蓋合同管理及檔案管理的解決方案,實現了合同從起草、錄入、審批、整理、掃描上傳到歸檔入庫、編研、利用以及銷毀的全生命周期管理,以及綜合檔案的全流程無紙化管理。


三、系統投入運行后,應用成果豐碩


1.實現合同從起草、錄入、審批到移交歸檔的一體化管理


用戶通過會博通系統,即可填寫合同相關信息,并套用流程模板(自動信息獲取與關聯),從而發起合同審批流程,全面串聯合同從起草、審批、用印、編號、掃描上傳到移交歸檔的辦理流程。


2.實現檔案的規范化管理


采用會博通系統,集中管理包括人事檔案在內的紙質實體檔案和數字化檔案,全面實現檔案從收集、整理、利用等全生命周期的信息化管理。


3.實現檔案的標準化利用管理


通過會博通系統的權限管理體系,定義南方電器集團內部人員的檔案利用邊界,并結合規范化的借還管理,全面實現檔案的純線上、純線下以及線上線下結合的借還申請、登記、統計的管理流程,既滿足了業務的需要,又符合安全管理需求。
經過一年多的信息化建設實踐,會博通軟件科技助力南方電器集團全面實現了合同、檔案的數字化管理,進一步助推南方電器在競爭激烈的制造業里提高其核心競爭力,保持高速發展。

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