【案例】南方電器：會博通賦能數字化轉型 實現合同、檔案一體化管理

廣州南方電力集團電器有限公司（以下簡稱南方電器），是以高低壓成套開關設備、配電變壓器設備和提供用戶用電服務為主的綜合性電氣供應商，先后榮獲中國機械500強，廣東省企業500強，廣東省制造業百強企業，廣東省用戶滿意服務明星企業稱號和廣東省誠信示范企業榮譽稱號。

信息化、數字化的發展，驅動企業的內部管理的更新換代，南方電器從2019年開始著手合同管理、檔案管理系統的選型，經過對比多方廠商，認為會博通的在行業內經驗豐富，產品質量過硬，售后服務好，最終選擇會博通，部署合同管理、檔案管理軟件，打造合同管理、檔案管理的標桿。

一、選擇有行業經驗、實力強的軟件企業是成功的關鍵

在軟件的選型過程中，會博通軟件科技與南方電器，進行了很好的溝通與配合，南方電器對選型工作非常的重視與謹慎，進行了反復的必選與測試、試用，最終選定了會博通文件、檔案、知識一體化管理系統，用于企業的合同管理和綜合檔案管理。

                         
二、傾聽用戶心聲，準確把脈，開出高效良方

南方電器簽署會博通前，面臨著以下幾個方面的痛點：

1、公司各部門不明確各門類檔案材料的歸檔范圍和歸檔方式，待歸檔文件遺留在各負責人手中，沒有規范整理、統一保存，也沒有專人管理，存在丟失的風險。

2、企業檔案工作分管領導、各職能或承辦部門、各項目檔案工作負責人、檔案部門的負責人對檔案管理雖然很重視，但職責的劃分不是很明確。

3、文件材料未按國家相關檔案管理標準規范管理，未建立檔案目錄，文件材料保存分散、查找利用不便。

4、合同檔案是公司最重要的檔案之一，查找利用率高，但管理不規范，存在丟失及泄密風險。

5、公司內部形成的所有電子文件存放在云之家，或云共享盤中，電子文件材料沒有備份措施，也沒有較規范的電子文件存儲系統對大量的電子文件規范存儲，查找利用極不方便。

6、缺乏精通檔案管理業務的人員。

會博通的專家團隊經過與南方電器深入溝通，解到南方電器高層一直都重視合同、檔案的管理，清楚知道合同、檔案對集團的重要價值，由于各種原因，前期形成的成果文件沒有得到規范化的管理，影響了公司的業務，希望集團所面臨的痛點問題和挑戰，會博通軟件科技能給予完美解決。

會博通軟件科技憑著多年的行業經驗和成熟的技術，為南方電器建立了一套能同時涵蓋合同管理及檔案管理的解決方案，實現了合同從起草、錄入、審批、整理、掃描上傳到歸檔入庫、編研、利用以及銷毀的全生命周期管理，以及綜合檔案的全流程無紙化管理。

三、系統投入運行后，應用成果豐碩

1.實現合同從起草、錄入、審批到移交歸檔的一體化管理

用戶通過會博通系統，即可填寫合同相關信息，并套用流程模板（自動信息獲取與關聯），從而發起合同審批流程，全面串聯合同從起草、審批、用印、編號、掃描上傳到移交歸檔的辦理流程。

2.實現檔案的規范化管理

采用會博通系統，集中管理包括人事檔案在內的紙質實體檔案和數字化檔案，全面實現檔案從收集、整理、利用等全生命周期的信息化管理。

3.實現檔案的標準化利用管理

通過會博通系統的權限管理體系，定義南方電器集團內部人員的檔案利用邊界，并結合規范化的借還管理，全面實現檔案的純線上、純線下以及線上線下結合的借還申請、登記、統計的管理流程，既滿足了業務的需要，又符合安全管理需求。
經過一年多的信息化建設實踐，會博通軟件科技助力南方電器集團全面實現了合同、檔案的數字化管理，進一步助推南方電器在競爭激烈的制造業里提高其核心競爭力，保持高速發展。