做好物業檔案信息化管理三步走

物業檔案既記錄了物業行政管理部門的管理情況，又能反映物業管理狀況與物業服務企業經營服務情況。科學合理地做好物業檔案信息化管理工作對提高物業企業的核心競爭力有著重要的作用。

如何做好物業檔案信息化管理工作呢？檔案管理專家會博通建議您分三步走。

1.做好檔案資料分類管理

隨著企業的發展，各種不同類型的檔案資料會越積越多，及時做好分類管理，為檔案資料信息化打下堅實的基礎。

如行政資料就包括企業文化建設檔案資料、公司項目發展規劃、公司各項工作制度以及政府部門下發的各類文件等；人事資料就涉及到招聘、面試、錄用、人才儲備、員工檔案資料、勞動合同、人事任免（調職）、獎懲記錄、國家相關勞資政策、法規文件等；還有財務資料、客戶資料等等各種資料根據不同的用途需要分門別類地做好歸檔和管理。

會博通系統中自定義檔案類型的功能可以滿足物業企業各類型檔案歸檔的需求，檔案管理員可以根據檔案類型做精細化管理，方便后期企業員工的取用。

2.做好保密級別分類

企業經營的過程中，肯定會有一些保密文件的出現，這些保密文件屬于特定人群使用的范圍，根據檔案資料的保密程度可以分為絕密、機密、秘密三個程度，不同的保密程度對應不同的使用權限，讓機密檔案在企業里安全流通。

會博通四大安全策略，可以根據企業安全管理的要求，進行個性化安全策略的設置，讓企業的核心檔案得以安全地傳播與利用。

3.做好檔案資料的查（借）閱工作

物業企業之所以需要做好檔案資料管理，就是為了讓有用的檔案資料能夠被再次利用，因此做好檔案資料的查（借）閱工作，對重要檔案資料再利用有著至關重要的作用。

會博通純線上、純線下以及線上線下結合的檔案借還體系，方便企業員工一鍵借閱檔案資料。員工可通過會博通，使用掃碼或關鍵字檢索方式定位檔案資料，對于沒有權限或需要借用原件/復印件時，可發起借用流程，整個借用過程簡單、方便易操作。