會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)批量化應(yīng)用:多任務(wù)一鍵處理,效率提升70%

2022/6/1 0:00:00         來源:公司資訊         作者:小博        瀏覽量:  641

使用檔案管理系統(tǒng),借閱100個(gè)檔案文件,你會(huì)怎么操作?依次搜索每一份檔案,依次提交借閱申請,等待相關(guān)部門審批,然后一個(gè)個(gè)單獨(dú)下載。聽起來是不是有點(diǎn)麻煩。我們簡單算一下時(shí)間,搜索一份檔案大概需要花費(fèi)10秒,搜索100份大概需要花費(fèi)16分鐘,審批人員點(diǎn)開軟件、瀏覽同意,大概需要8秒,按4個(gè)審批人員來算,審批完總共需要花費(fèi)53分鐘……算暈了,有沒有?

檔案管理系統(tǒng)

現(xiàn)代化的檔案管理軟件,其實(shí)沒有那么麻煩,用上系統(tǒng)應(yīng)用當(dāng)中批量化功能,就能實(shí)現(xiàn)海量檔案文件的一鍵式處理。


作為檔案管理行業(yè)的老牌企業(yè),會(huì)博通在系統(tǒng)應(yīng)用早期就已經(jīng)上線了批量化操作。今年,致力于為客戶打造更好的使用體驗(yàn),會(huì)博通特別對檔案管理用戶地圖進(jìn)行針對性研究,全方位升級(jí)了檔案的批量化處理功能,實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地一鍵批量化管理檔案。


01檔案收集階段之批量化上傳


會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)支持批量上傳單個(gè)或多個(gè)文件夾功能。具體來說,您有多種批量性的檔案上傳方式可以選擇。其一是利用Excel,批量導(dǎo)入案卷、卷內(nèi)目錄。其二是對于已經(jīng)以數(shù)字形式存儲(chǔ)于電腦中的檔案,可以約定對應(yīng)關(guān)系,直接從磁盤批量導(dǎo)入到系統(tǒng)當(dāng)中,同時(shí)支持電子文檔的批量更換,以及屬性的批量修改和批量導(dǎo)入。

檔案管理系統(tǒng)

02檔案搜索階段之收納盒功能


在檔案搜索階段,您可以通過收納盒功能實(shí)現(xiàn)意見批量提醒、銷毀、移交和借閱。收納盒功能類似于購物app當(dāng)中的購物車,您可隨時(shí)隨地將搜索出來的檔案,放置在收納盒中,待檔案搜索完畢,就可以一次性地對檔案執(zhí)行各種操作。這一功能結(jié)合會(huì)博通app端,讓檔案用戶利用通勤、等電梯等碎片化時(shí)間就可以完成檔案使用操作。


檔案管理系統(tǒng)


03檔案審批階段之批量化審批功能


在會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)中,我們也實(shí)現(xiàn)了流程審批的批量化處理。使用批量化流程審批功能,您可以快速地一次性處理一批類似的的代辦業(yè)務(wù)。假設(shè)有10份抄送給您的郵件,您可以統(tǒng)一打包,統(tǒng)一回復(fù);假設(shè)您有多份檔案借閱申請的意見需要批示,若您的意見都為同意,那邊可以打包,統(tǒng)一回復(fù)同意。


檔案管理系統(tǒng)


04檔案管理階段之批量化提醒


會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)內(nèi)置了檔案提醒功能,您可以根據(jù)實(shí)際需要靈活設(shè)置提醒的內(nèi)容和周期。假設(shè)為了保證檔案的利用率,體可以對借出的檔案設(shè)置歸還提醒;為了推進(jìn)檔案借閱流程,可在每一個(gè)流程節(jié)點(diǎn)上,設(shè)置審批提醒;此外,在管理各種證照文件的時(shí)候,也可以設(shè)置過期提醒。批量化提醒功能上線后,您可以對多份具有共同屬性的檔案,一鍵設(shè)置相同的提醒。

檔案管理系統(tǒng)


從收集階段之批量化上傳,到搜索階段之收納盒功能,再到審批階段的批量化審批、管理階段的批量化提醒,會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了貫穿檔案管理全生命周期的批量化處理,使檔案管理效率得到了質(zhì)的提升。



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