檔案數字化流程揭秘:檔案數字化前處理要注意什么?有哪些步驟?

2024/7/12 12:16:49         來源:公司資訊         作者:小博        瀏覽量:  1423

檔案數字化處理,需經過哪些流程?

會博通參考檔案行業標準《紙質檔案數字化規范》(DA/T 31-2017),及團隊在檔案數字化項目中的實戰經驗,將檔案數字化處理流程總結為以下七大環節:

數字化前處理、數字化數據采集、數字化數據處理、圖像質量檢查、數字化數據存儲、數字化后處理、目標數據庫建立。流程見圖如下:

檔案數字化,是一項細致而環環相扣的工作。在每個環節的處理過程中,都有許多細節難點,如:

檔案數字化前處理,是要先拆卷還是先編頁?檔案用膠水粘貼或縫紉機壓線時,該如何處理?檔案破損如頁腳翻卷、輕微裂痕要怎么處理?……

針對檔案數字化處理過程中的各項要點,會博通特別推出《檔案數字化流程大揭秘》欄目,將逐一為大家介紹每個環節的要點和注意事項。

本期我們介紹的環節是:檔案數字化前處理。

01檔案數字化前處理流程

檔案數字化前處理,是檔案數字化工作的重要環節,‌它涉及到對檔案進行全面的檢查和準備,‌以確保數字化過程的順利進行和保證數字化成果的質量。‌

檔案在數字化前處理階段,即從檔案庫房出庫后,至進行數字化數據采集前,一般經過以下處理流程:

1、檔案出庫

2、檔案清點

3、檔案交接

4、確定掃描頁

5、編制頁號

6、目錄數據準備

7、拆除裝訂

8、技術修復

02檔案數字化前處理要點

檔案出庫

檔案調出庫房,應由雙方共同清點案卷數量,仔細查看每個案卷,對于案卷有否破損、殘缺、漏頁、缺頁、有無卷內目錄、頁碼是否連續,裝訂是否牢固,有否破損等情況均記錄備案,并作為檔案再入庫驗收的依據。

完成檔案調取清點、登記等前期工作后,可提交檔案出庫申請。經相關負責人批準后,嚴格按照檔案庫房管理規范,辦理出庫相關手續。并與數字化部門共同清點無誤后,對檔案進行交接出庫。

編制頁號

檔案拆卷前先檢查卷內文件頁碼,如有頁碼缺失或錯誤,需重新編制頁碼。

編制時,用鉛筆編寫在當面材料的右上角;編制雙面書寫的文字材料時,正面編寫在右上角,反面編寫在左上角。

如發現卷內目錄和卷內實際分頁不符,整理人員校核后,應用鉛筆修改錯誤的頁碼。如出現破損頁面、缺頁等特殊情況,要進行登記。


拆除裝訂

應以對紙質檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂。拆除裝訂時,要注意保護檔案不受損害,不得損壞檔案包裝原件,并對排列順序不準確的檔案進行重排。

對于拆卷后難以復原的珍貴原件,應先請示檔案所屬單位,決定是否拆卷。拆卷時,要先去掉金屬物。對于特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復的檔案,拆除時應拍照記錄,以便恢復檔案原貌。

檔案裁頁

對于必須裁頁才能掃描的文件,應經過檔案所屬單位同意后,方可用裁紙刀沿文件原有折痕細心裁切,不得徒手撕裁。

更多檔案數字化環節的介紹,歡迎關注會博通(官網或公眾號),我們將持續為大家分享介紹。

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