數字化檔案管理系統：檔案采集錄入，5個捷徑請收好→
你是否在為堆積如山的紙質文檔采集而頭疼？是否還在逐個新建錄入信息，手指酸痛卻進度緩慢？
會博通數字化檔案管理系統，提供了多樣化的采集錄入輔助功能：智能掃描處理、批量錄入、批量掛接、自動歸檔、表格套打等等，助檔案采集錄入更加快、準、穩。
今天，小博將分享5種文檔采集錄入方式，覆蓋多種工作場景。讓我們一起來看看，會博通系統是如何將采集工作變得靈活又高效的吧！
以下是本文提到的5種方式：
1、紙質文檔一體化采集：一體化完成紙質文件從著錄、掃描、上傳、至表格打印的全流程
2、會博通龜仔智能采集：應用會博通掃描機器人“龜仔”，分布式采集、智能化處理、自動化歸集
3、從Excel批量導入：通過電子臺賬或文件目錄，完成批量新建、批量掛接
4、從業務系統導入：通過接口，歸集各業務系統中的文件資料及元數據，進行流程化移交
5、通過歸檔編輯平臺導入：通過系統自有歸檔編輯平臺，完成從文件歸為檔案全過程
01紙質文檔一體化采集
紙質文檔的數字化采集，涉及到掃描、整理、歸集等多個工作步驟。如用傳統方式分開掃描處理后再上傳，需頻繁切換界面，步驟繁瑣且費時。
通過會博通系統，可便捷順暢地完成從新建、著錄、掃描、上傳、至表格打印的一系列操作。
如搭配上會博通掃描機器人“龜仔”，多項自動化功能輔助，批量紙質文檔錄入亦能分分鐘搞定。
（1）首先，可在所需分類的底層文件夾（案卷）中選擇「新建」-「文件」。
（2）系統提供了多種新建方式。通過掃描新建時，可按需選擇掃描形成TIF或PDF格式文件。
（3）進入屬性界面，進行文件著錄；系統提供標準和附加屬性，可按需自定義，以適配不同的管理情況。完成著錄后，點擊「編輯」鍵進入圖片編輯器。
（4）在編輯器中，可從硬盤新增，上傳已掃描好的文件，或使用會博通掃描機器人“龜仔”，從掃描儀新增，可實現自動雙面高速、自動糾偏/圖像處理、自動生成雙層PDF，免去繁瑣調整，并保障掃描采集標準規范。
值得一提的是，接下來“龜仔”將升級OCR識別功能，文檔采集時自動識別圖片文字，可直接復制至錄入項內，這樣如紙質合同、表格等文件的采集錄入將會更方便。
（5）保存圖片及屬性后，即完成文件新建。通過菜單欄的「表格打印」功能，可直接套打檔案表格、封面等，輔助紙質文件整理。系統提供了多樣化模板，亦可自定義設計模板，使其符合單位的視覺規范。
02會博通龜仔智能采集
會博通掃描機器人“龜仔”，由會博通與愛普生聯手開發，智能集成了掃描設備與上傳程序。
如果企業內有分布的文檔數字化采集需求，如公司財務部、行政部、業務部等各自有需歸檔材料要上傳，可分布式布設“龜仔”，構建高效靈活的數字化歸檔網絡。
成員通過上傳程序，可即時掃描紙質文檔或上傳電子文檔，操作簡便，文件上傳后即自動歸集至指定路徑，由檔案員在會博通系統上統一管理即可。
（1）登錄會博通文檔上傳程序（1套系統可支持最多200人掃描上傳），簡單幾步完成上傳文件屬性設置。
（2）點擊「掃描文件」，一鍵掃描生成文件；程序自動進行糾偏/圖像處理、自動生成雙層PDF，省去多項手工步驟。
（3）點擊「開始上傳」，文件即按預設路徑自動歸集。每個掃描機器人可設定單獨的儲存路徑，分門別類自動歸集，采集高效便捷。
03從Excel批量導入
針對大數量文件，批量操作效率更高。
錄入時，通過「導入條目（從Excel）」導入已有的文件目錄或電子臺賬，即可實現批量新建，并支持區分正文與附件；再通過「批量更換電子文檔」，即可完成批量掛接。
針對未形成數字化文件的文檔，亦可先建立條目，以便進行管理；待文檔準備好后，再通過「批量更換電子文檔」進行掛接。
（1）在工具菜單欄中選擇「管理」-「導入條目（從Excel）」。
（2）如需區分正文與附件，在Excel文件中增加「序號」列即可完成。如下圖，第一個序號為3的條目，對應為正文文件，第二個及下面序號為3的條目，則對應附件。
（3）開始導入后，系統自動識別并在文件夾內新建對應條目。
（4）選擇「管理」-「批量更換電子文檔」功能，按需選擇文件名的對應關系。
（5）在磁盤中選擇對應的掃描件或電子文件，可一次性完成正文及附件的批量掛接。
04從業務系統導入
分布于各信息化系統，如企業微信、OA、ERP等系統的文件，如何統一歸集至檔案管理系統？
會博通系統提供標準化接口，可與企業微信、OA、ERP等系統集成對接。對接后，各系統中的文檔資料及元數據，可統一歸集至預歸檔庫，并通過流程實現規范化移交。
（1）各業務系統中的文件資料，如走完流程的文件，或者是流程自身及審批意見，都可通過接口歸集至預歸檔庫的對應文件夾中。
（2）選中文件，文件自動加入收納盒；再次選中，點擊「移交」可發起移交流程。
（3）流程審批后，承辦人可在流程中設置文件的接收目錄、后續水印等，并記錄文件的移交情況、移交數量等，如實記錄文件的具體情況。
05通過歸檔編輯平臺導入
提到檔案采集錄入，怎么能少了會博通系統功能強大的「歸檔編輯平臺」？
在「歸檔編輯平臺」內，檔案管理人員可進行文件/目錄/分類的新建、引入新文件、文件歸檔或移出、表格打印、編號、檔案注冊等操作，在一個頁面內即可完成從文件歸為檔案的全過程，滿足不同場景下的管理需求。如：
定期對預歸檔文件進行整理。將需歸檔文件放入檔案庫的對應分類目錄下，將不需歸檔文件放入資料庫中。
對批量文件進行智能化自動歸檔。設定好檔號規則后，即可實現自動分類、自動編歸檔號的一鍵自動歸檔，歸檔更高效。
除了以上提到的方式，大家還有哪些讓文檔采集錄入更快的方式或小技巧？歡迎和我們分享交流。
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