盤點：不同規模企業組織，檔案管理體系的側重點有何不同？

檔案管理的合規性，無疑是檔案工作高質量開展的基礎。然而，企業組織在構建檔案管理體系時，是否必須首要關注合規性？

依會博通為眾多企業組織推進檔案數字化項目的落地經驗而言：合規性固然重要，但并非所有企業組織都適合將合規性作為首要考量點。

實際上，檔案管理體系的構建，更重要在于符合內部管理需求。不同規模、不同類型的企業有不同的需求，所要著力的側重點亦有所不同。

對于某些企業組織而言，提高檔案收集效率、優化信息查閱流程、保障數據安全等，可能更為緊迫；而對于另一些企業，尤其是面臨嚴格監管要求的行業，確保檔案管理工作的合法性和合規性則是首要任務。

那么，按企業規模來劃分：大中型、中小型以及小微型企業組織在構建檔案管理體系時，往往會更關注哪方面？側重點有何不同？今天我們就來聊聊。

大中型企業組織

大中型企業組織，往往更注重檔案管理體系的完整性、規范性和信息化建設。

大中型企業組織架構復雜、業務板塊多樣，由此產生的檔案數據量龐大，通常具備較完善的檔案管理體系和完備的人員配置。

在此基礎上，大中型企業組織更傾向于關注：一方面，從整體上建立統一的檔案管理制度和業務標準規范，確保檔案管理工作的合規性和有效性；另一方面，注重檔案信息化建設，著力于應用數字化技術簡化流程，以應對龐大組織架構下的檔案收集與集中管理挑戰，并保障檔案的安全存儲與高效利用。

例如，會博通所服務的某大型集團企業客戶，就設立了專門的檔案中心，并組建了包括專職和兼職人員在內的專業檔案管理團隊，在會博通檔案系統的支持下，實現涵蓋各業務體系、涵蓋實體與電子檔案資料的一體化管理。

中小型企業組織

中小型企業組織，更傾向于關注制度建設與流程梳理。

相對于大中型，中小型企業組織的架構沒有那么復雜，但檔案數據量亦不可小覷。組織內部一般會有相應的存儲和管理行為，但往往缺乏體系化的、規范化的管理制度，存在檔案資料收不全、存不久、缺乏穩定人員對接的問題。

因此，中小型企業組織的側重在于檔案管理機制的建設：需先建立規范的管理制度，確立規范的管理動作，保障檔案的真實性、完整性和準確性，在這個基礎上才能發揮檔案管理更大的價值。

在此基礎上，中小型企業組織所適用的檔案管理軟件，需具有高度的靈活性與可拓展性，以滿足組織對成本控制及管理調整的考慮。而會博通檔案管理系統，因具有自定義管理架構、細?；瘷嘞摅w系、多樣化利用方式、開放集成等特點，支撐檔案的長期保存與規范管理，獲得眾多中小型企業組織客戶的應用與肯定。

小微型企業

小微型企業組織，優先著力解決檔案的收集與儲存等基礎管理問題。

由于資源有限，這類企業組織更傾向于使用更為簡單的檔案管理方式，如紙質檔案的簡單分類和存儲，同時也會逐步向電子化轉型，以提高檔案管理的效率。

對于小微型企業組織來說，檔案管理工作最優先需解決的不是合規化，而是檔案的收集、整理、存儲與查詢等問題：檔案信息記錄了經營活動與發展歷程，是信息也是證據，保障檔案的完整性，可以幫助企業組織規避不可預知的風險。

在人力方面，由于檔案管理人員往往身兼多職，或不具有固定的管理人員，許多客戶會采用會博通檔案管理機器人方案，來推進檔案信息化管理。這套方案包括了會博通檔案管理軟件與硬件設備（電腦、掃描機器人），功能涵蓋檔案的收、管、存、用全流程，并可實現合規化管理，一位檔案員用它管理全司檔案也不成問題。

最后的話

企業組織在構建檔案管理體系時，需綜合考量實際情況，根據自身的業務和管理需要，定制化地打造符合自身的管理方案，以確保檔案管理體系既能滿足合規要求，又能實際有效地為企業組織的運營發展提供有力支撐。

會博通源自1988年，是專注于文件、檔案、知識一體化管理的檔案管理行業品牌，可根據不同企業規模和需求，提供定制化解決方案和一站式服務，助企業組織推進檔案管理的數字化轉型。歡迎訪問會博通官網或公眾號，預約方案定制。