用檔案管理軟件進(jìn)行檔案著錄，如何確保準(zhǔn)確、完整？

關(guān)于用檔案管理軟件進(jìn)行檔案著錄，許多朋友會(huì)咨詢(xún)道： 

檔案數(shù)據(jù)著錄時(shí)，能確保著錄項(xiàng)完整、準(zhǔn)確嗎？

如何為不同類(lèi)型檔案設(shè)定著錄項(xiàng)？是否支持自定義設(shè)置？

如何快速設(shè)置著錄項(xiàng)？可以批量編輯嗎？……

不同組織的檔案類(lèi)型多樣，檔案資料的屬性也不盡相同。在進(jìn)行檔案著錄時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)的著錄項(xiàng)模板往往無(wú)法涵蓋所有細(xì)節(jié)，這時(shí)，自定義檔案著錄項(xiàng)的功能就顯得尤為重要。

今天，我們就通過(guò)會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)的自定義屬性功能，來(lái)介紹如何進(jìn)行著錄項(xiàng)的精細(xì)化、個(gè)性化設(shè)置。

依管理需求自定義檔案屬性

會(huì)博通系統(tǒng)支持自定義屬性，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)屬性與附加屬性的組合，用戶(hù)可根據(jù)管理邏輯，來(lái)設(shè)定和實(shí)施個(gè)性化的檔案著錄方案，從而確保檔案著錄數(shù)據(jù)的完整、準(zhǔn)確。

并且，對(duì)于常用但無(wú)法通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)屬性全面描述特征的檔案類(lèi)型，如合同檔案、會(huì)計(jì)檔案等，還可通過(guò)設(shè)定和套用附加屬性模板，來(lái)減少重復(fù)定義屬性的工作量，提高檔案工作效率。

接下來(lái)，我們就從新建文件/案卷等場(chǎng)景入手，來(lái)看看如何進(jìn)行檔案屬性設(shè)置。

1、新建文件/案卷

會(huì)博通系統(tǒng)提供了多種新建文件的方式，支持實(shí)體與電子檔案的錄入。在文件夾最底層，點(diǎn)擊菜單欄[新建]-[文件]，即會(huì)彈出多種新建方式。

以較常用的批量新建為例，在新建頁(yè)面即可快速新增并錄入文件的基本信息，勾選“新增時(shí)自動(dòng)繼承”選項(xiàng)，還可自動(dòng)繼承上一條屬性?xún)?nèi)容，省卻了重復(fù)手工錄入。

新增條目完成后，如需修改檔案屬性，選中檔案條目并點(diǎn)擊菜單欄的[屬性]工具，即可進(jìn)入屬性設(shè)置界面。

屬性界面展示了標(biāo)準(zhǔn)屬性與附加屬性，下面我們將逐一來(lái)看看。

標(biāo)準(zhǔn)屬性

參照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-2022）以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，會(huì)博通為不同檔案類(lèi)型預(yù)設(shè)了各自的通用標(biāo)準(zhǔn)屬性。應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化分類(lèi)模板時(shí)，系統(tǒng)會(huì)一并繼承檔案屬性設(shè)置，相當(dāng)于部署完直接即可用，可以非常高效地開(kāi)展標(biāo)準(zhǔn)化管理。

比如，文書(shū)檔案的標(biāo)準(zhǔn)屬性包括件號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、文件日期、頁(yè)數(shù)、密級(jí)等；合同檔案的標(biāo)準(zhǔn)屬性包括序號(hào)、合同編號(hào)、責(zé)任者、題名、合同簽訂日期、合同金額等。

通過(guò)右上角工具欄的調(diào)整屬性顯示功能，可按照使用習(xí)慣調(diào)整顯示方式，如將標(biāo)準(zhǔn)屬性和附加屬性合并顯示、設(shè)置屬性顯示名稱(chēng)、排列順序、對(duì)齊方式等。

附加屬性

當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)信息無(wú)法全面、準(zhǔn)確地描述檔案內(nèi)容與形式特征時(shí)，通過(guò)系統(tǒng)強(qiáng)大而靈活的附加屬性，可以靈活補(bǔ)足。在會(huì)博通檔案系統(tǒng)中，每一條信息/文檔都可以有獨(dú)立的附加屬性。

附加屬性的調(diào)整非常方便。在屬性界面，可直接調(diào)整本條目的附加屬性，進(jìn)行屬性信息的增刪、修改信息、拖動(dòng)調(diào)整順序等；也可直接套用已有的附加屬性模板。

管理人員或技術(shù)工程師在[綜合知識(shí)管理]模塊中，可對(duì)附加屬性模板進(jìn)行預(yù)設(shè)和修改，以供檔案人員套用，滿足規(guī)范化管理需求。 

2、設(shè)置文件夾屬性

工作中常常需要批量處理，那么如何對(duì)多份文件，如整個(gè)文件夾、整個(gè)分類(lèi)層級(jí)的文件進(jìn)行屬性設(shè)置？

應(yīng)用會(huì)博通系統(tǒng)，不僅可對(duì)單份文件進(jìn)行屬性設(shè)置，還可針對(duì)各層級(jí)文件夾進(jìn)行屬性設(shè)置。選中所需文件夾，在左側(cè)菜單欄中選擇[屬性]，即可進(jìn)入屬性設(shè)置界面。

一般來(lái)說(shuō)，文件夾屬性涉及到多個(gè)層級(jí)或多份文件，更適合在新增或構(gòu)建新分類(lèi)層級(jí)時(shí)進(jìn)行調(diào)整，在設(shè)定完成后即不宜大幅改動(dòng)。

通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)屬性、附加屬性及附加屬性模板的靈活應(yīng)用，無(wú)需二次開(kāi)發(fā)，不同組織可靈活打造符合管理習(xí)慣、著錄項(xiàng)完整的檔案信息，以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、精細(xì)化的檔案管理。

除了以上介紹的屬性自定義，會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)中還具有分類(lèi)架構(gòu)自定義、檔案表格自定義、權(quán)限體系自定義等特色，歡迎關(guān)注會(huì)博通，小博將持續(xù)為大家分享！

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