會博通：檔案管理工作“數字化”向“數據化”轉型解讀

會博通資深產品經理指出，在全面促進大數據的布局和發展中，檔案數據也成為檔案管理工作的重要內容，“檔案數據”一詞在國家相關政策標準條文中頻繁呈現。檔案數據管理已納入國家檔案事業發展頂層設計之中。

檔案信息化工作開展以來，企事業單位檔案部門進行的以數字化掃描、數字檔案館（室）建設、數字化利用服務為主的檔案“數字化”管理實踐，雖然解決了傳統檔案信息的載體轉換、數字存儲和便于利用等問題，是改變了檔案的描述、呈現和利用方式，對檔案信息內容控制的層級、深度、力度有限，難以挖掘和充分實現檔案的價值，迫切需要從“數字化”向“數據化”演進。

當前，檔案部門正在積極探索和開展檔案“數據化”管理實踐，將管理對象和管理方式向數據和數據化延伸。如上海自貿區在全國率先推行電子檔案“單套制”管理模式，將OA辦公流程與電子文件歸檔、電子檔案管理流程對接，通過電子文件歸檔與電子檔案管理原型系統實現對電子檔案內容數據、目錄數據、元數據和管理利用數據的有效管理。浙江省通過構建自動化的電子文件管理體系，制定大數據歸檔范圍與標準、公共數據管理辦法、電子文件歸檔數據規范以及智能化的檔案信息服務網等開展智慧檔案和檔案管理智慧化建設，建立檔案數據共享、傳輸和交換機制，推動檔案數據向各部門和社會共享利用，實現“讓群眾少跑腿，讓數據多跑路”的檔案服務。

智慧檔案館是數字檔案館的高級形態，必須基于檔案數據資源、依靠檔案數據管理、輔以智能數據技術才能充分挖掘檔案數據資源價值，實現智能化管理、知識化服務、精細化服務、個性化服務，將檔案“資源庫”變成“知識庫”“思想庫”“智庫”。

從技術層面看，大數據、人工智能等數據技術的應用是智慧檔案館的技術表征；從管理對象看，數據化的檔案信息資源是智慧檔案館的根基命脈；從管理方式看，細顆粒度的檔案數據管理是智慧檔案館的支撐手段；從服務理念上看，智慧化的知識服務是智慧檔案館的價值目標。由此可見，數據化是智慧檔案館發育成長的基因，齊全完整、質量上乘的檔案數據是智慧檔案館的核心生態因子，是智慧檔案館生存和發展的基石。“部署和全面推進檔案數據化工作，正是數字檔案館建設向智慧檔案館建設的基調和縮影。”