工程項(xiàng)目檔案管理如何延伸應(yīng)用于企業(yè)案例中

近年來(lái)，各市檔案局采取多項(xiàng)措施，積極深入重點(diǎn)工程施工現(xiàn)場(chǎng)，指導(dǎo)檔案工作，努力做到經(jīng)濟(jì)工作延伸到哪里，檔案管理規(guī)范到哪里。

工程項(xiàng)目檔案管理工作直接關(guān)系到國(guó)計(jì)民生！它是項(xiàng)目竣工的依據(jù)、工程質(zhì)量的憑證以及科學(xué)研究和基礎(chǔ)設(shè)施等方面的可靠資料，具有重復(fù)利用、提供借鑒以及促進(jìn)創(chuàng)新的重要價(jià)值！

工程項(xiàng)目檔案歸檔工作基本上都是采用事后管理習(xí)慣，讓檔案作為一個(gè)工程項(xiàng)目的附屬品，僅僅作為驗(yàn)收和應(yīng)付上級(jí)部門(mén)的工具。這種周期長(zhǎng)、工作量大的事后管理方法，顯露出了工程項(xiàng)目驗(yàn)收原始資料不齊全、竣工圖文件編制不規(guī)范、資料跟蹤收集不及時(shí)、檢查工作強(qiáng)度大等等的問(wèn)題。

一、工程項(xiàng)目檔案歸檔工作基本難題

1. 檔案管理資料分散，沒(méi)有集中管理，不便查找，且收錄不及時(shí)，容易導(dǎo)致檔案丟失或損壞，無(wú)法掌握檔案的真實(shí)情況，檔案利用率低等情況發(fā)生；

2. 沒(méi)有相關(guān)的檔案管理制度，發(fā)生情況無(wú)法追溯來(lái)源，一些重要的檔案，比如合同檔案、財(cái)務(wù)檔案等一旦缺失，將給企事業(yè)單位帶來(lái)重大的經(jīng)濟(jì)損失，而檔案管理員也會(huì)因此受到連帶責(zé)任，輕者失業(yè)，重則追究法律責(zé)任；

3. 傳統(tǒng)的檔案采集方式都是通過(guò)Excel等手工方式，效率低，人工成本高，且耗時(shí)長(zhǎng)，鑒定工作復(fù)雜等，都不利于組織效率的提高。

二、會(huì)博通工程項(xiàng)目檔案的全生命周期管理

工程項(xiàng)目檔案的全生命周期管理從起草、審批到歸檔的自動(dòng)化流程管理，與分布式的檔案整理與數(shù)字化管理并行，全面實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)、電子檔案的實(shí)時(shí)歸檔。

通過(guò)檔案對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控通過(guò)檔案到位情況，實(shí)時(shí)監(jiān)控工程項(xiàng)目進(jìn)度，提高工程項(xiàng)目管理效率。工程項(xiàng)目檔案的規(guī)范化應(yīng)用檔案的規(guī)范化管理，全面權(quán)限控制存取，標(biāo)準(zhǔn)化借還管理。

建筑工程檔案，是建筑項(xiàng)目全過(guò)程的原始真實(shí)記錄。它不僅是建筑企業(yè)在工程建設(shè)與維護(hù)、整理與驗(yàn)收過(guò)程中不可或缺的一環(huán)，還是記錄建筑行業(yè)發(fā)展的重要載體，是推進(jìn)行業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要資源。 基于對(duì)工程檔案管理的高度重視，貴陽(yáng)筑水發(fā)展有限公司聯(lián)手會(huì)博通，構(gòu)建綜合檔案管理系統(tǒng)，推進(jìn)工程檔案的規(guī)范化管理。

三、案例應(yīng)用：貴陽(yáng)筑水發(fā)展有限公司綜合管理系統(tǒng)

貴陽(yáng)筑水水利產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司采用會(huì)博通綜合知識(shí)管理系統(tǒng)全面實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化管理，并與檔案管理（包括文書(shū)、基建、人事等綜合性檔案）模塊連成線，從審批事項(xiàng)的發(fā)起、審批、形成成果文件、發(fā)布到最后歸檔全面實(shí)現(xiàn)一體化管理。

通過(guò)工程項(xiàng)目資料的實(shí)時(shí)歸檔，讓工程檔案發(fā)揮知識(shí)價(jià)值，打造企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，同時(shí)實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目建設(shè)情況的整體管控，歸檔后員工可以按照權(quán)限取用，不僅從公司層面全面實(shí)現(xiàn)企業(yè)專(zhuān)有核心資料的管控，還將企業(yè)內(nèi)部專(zhuān)用知識(shí)內(nèi)容，開(kāi)放給擁有對(duì)應(yīng)權(quán)限的員工取用，響應(yīng)其學(xué)習(xí)需求，為工作提供知識(shí)支持。