企業文檔管理3大隱患，你了解多少？

在企業日常工作中，我們經常會遇到硬盤破損、數據丟失、機密外泄、信息檢索困難、文件損壞、文檔版本多樣、編號混亂、信息共享滯后、流程繁冗、操作歷史不清等一系列情況，同時面臨員工離職跳槽，新員工交接，內部員工泄密等一些企業管理棘手的問題，這些問題往往會造成企業工作執行力不夠，溝通效率低下，企業知識產權泄密等，導致企業內控管理困難、利潤減少、以及造成企業不可估量的損失，影響企業的良性發展，成為企業文檔管理的隱患。會博通綜合文檔管理系統通過市場調研了解到，除了上述的隱患，企業文檔管理還存在以下3大隱患。

1、文件無法統一備份

在企業中，幾乎人人一臺電腦，由成百上千的員工組成的企業，所產生的文檔數目非常龐大，其中就不乏很多對于企業而言非常重要的文檔。這些文檔若因某個電腦系統硬盤損壞或病毒感染導致丟失，其損失無法估量。為防止丟失，備份文件無疑是非常好的措施，但是，由于文件存儲分散，文件量極大，將所有電腦中的文件一個不落的定期逐一備份，是幾乎不可能完成的。

2、重要資料沒有安全保障

在接受調查的企業中，大多數管理者都認為自己企業的文件需要加入嚴格的保密措施，但實際上并沒有多少企業將其付諸行動。企業管理中員工離職、換崗等人員流動現象十分常見，與公司有關的重要文件經常出現被復制、刪除、外泄的情況，調查發現，85%的職員可以輕松的下載這些具有"競爭力"的資料和信息，78%的資料外泄來源于企業內部。員工離職后將公司商業機密文件拷貝帶走，再高價賣出給競爭對手，嚴重情況可能會給企業造成高達上千萬元的直接損失，間接損失更是不可計量。

3、員工操作歷史無法看見

企業工作離不開文檔，成百上千個員工每時每刻都在對文檔進行操作，每個員工對哪些文檔做過哪些操作根本無法記錄，工作失誤后責任相互推諉的現象嚴重。公司的機密文件遭到惡意篡改，但是查詢不到是誰做的，員工之間互相猜忌推卸責任，影響公司內部團結;有時重要內容被誤刪除，無法恢復至之前版本，造成重要信息的丟失，重新起草還要浪費人力與時間成本，給公司帶來巨大的經濟損失。

企業文檔管理的隱患如此嚴重，有什么辦法可以避免這些隱患的發生嗎？有，使用會博通綜合文檔管理系統就可以避免出現上述的3大的隱患，幫助企業留住核心文檔，助力企業穩步向上發展。

會博通綜合文檔管理系統，在過去30余年里，通過組織機構虛擬化、面向對象的管理、與工作職能相適應的多維度權限管理、全面而又靈活的安全管理策略和防擴散措施等特色系統功能，為數萬企業提供了優質的文檔資料管理服務，幫助合作組織建立起了重要文檔資料知識庫。為諸如廣東省財政監察專員辦事處、廣東省文化廳、廣東省廣晟建設投資集團有限公司、廣東中人建設集團有限公司、貴陽筑水水利產業發展有限公司、廣州供電局電力試驗研究院、廣州供電局有限公司、廈門鎢業股份有限公司、邯鄲欣和電力建設有限公司等對文檔機密性要求比較高的企事業單位保存了核心的文檔資料。