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如何做好企業檔案管理?檔案分類標引5階段,你得了解

2022/07/19 00:00       來源:行業動態        作者:小博       瀏覽量:  623

在檔案管理工作表中,我們經常聽到“分類標引”這樣的表述。那么,什么是檔案的分類標引?如何做好檔案的分類標引?這兩個問題,你了解嗎?

企業檔案管理

從狹義上來看,分類標引是指對主題分析的結果賦予信息資源相應的類號,和相關的輔助號碼而形成分類檢索標識的過程,也就是將主題概念轉化為分類檢索語言的過程,不包括對主題的分析。而廣義上的分類標引,則包含了對主題進行分析,并將分析結果轉化為分類檢索語言的過程。

概括地說,分類標引工作是對信息資源進行分類組織的基礎,對于檔案的開發利用具有重要意義。

檔案分類標引的程序一般分為以下幾個階段:

(1)分析標題。文件的標題是作者對文件中心內容的概括,一般都能夠正確地反映文件的內容和性質。仔細、認真地研究標題對于分類標引有很大的作用。但也有一些標題不能正確表達文件的中心內容,所以,標題不能作為分類標引的唯一根據。

(2)瀏覽正文。就是將正文粗略地瀏覽一遍,目的在于了解撰寫目的、中心內容,確定文件論說和研究的主題,判斷應歸入什么類目,提供哪些檢索途徑。

(3)查閱文件版頭和附加標記。覺政機關的正式文件都有固定的版頭,標明作者、收文機關、文件字號、時間、密級等,有助于明確文件的具體內容、使用范圍及參考價值。

(4)歸類。根據文件分析確定的主題,查閱分類表,找到與其確切相符的類目,標引分類號。

(5)審校。復核文件分類標引是否正確。它是保證標引質量的措施,一般不許采用抽樣的方法。

標引人員所掌握的知識是有限的,不可能掌握各個職能部門的所有工作情況,因此,在檔案分類時,往往會遇到有些不懂或一個人無法解決的情況,這就要通過查找工具書,集體討論或請教專家的辦法來解決。總之,標引人員要善于學習,在分類工作中要不斷總結經驗,探索科學方法,逐步地熟悉標引規則。

會博通檔案管理軟件,為大家提供了靈活可調整的檔案框架,可以更好、更快地進行檔案分類。同時,會博通也在系統中內置了高速的檔案搜索引擎。搜索引擎匹配科學、規范的檔案分類標引,使得檔案的編研等利用更高效也更便捷。


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