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會博通企業(yè)合同檔案管理解決方案
2022/12/05 00:00 來源：行業(yè)動態(tài) 作者：小博 瀏覽量： 839
企業(yè)合同檔案管理是合同履行情況的文字記錄，具有憑證性作用，妥善保管合同檔案是合同檔案制度的重要組成部分，也是有效化解商業(yè)矛盾，維護企業(yè)自身合法權益的有效舉措。科學的合同檔案管理機制與體系，有利于調動檔案管理部門高效管檔、便捷合同檔案的歸檔、借閱、利用，進而推動企業(yè)高效能運轉。
痛點1：合同檔案資料收集不全
檔案工作人員在收集檔案的過程中，注意力容易集中在上級材料、結果材料的收集，而忽略過程材料的收集。現(xiàn)階段，企業(yè)對合同檔案的管理范圍、內容、要求及開發(fā)利用工作沒有形成明確的規(guī)章制度，企業(yè)僅對合同文本進行管理，與之相關的合同前期談判文件、合同審批文件、意向書、承諾書、擔保書、資質證明書、鑒證書、公證書、合同變更、終止文件材料及合同的調解書、判決書、執(zhí)行書、會議紀要等文件，尚未進行整理歸檔。
會博通合同檔案管理系統(tǒng)，支持多人員依權限管檔。各環(huán)節(jié)合同資料不論流轉于OA、ERP，還是財務、企業(yè)微信等第三方系統(tǒng)，都可直接交由一線人員按照權限歸檔。合同前期談判文件、合同審批文件、意向書、承諾書、擔保書、資質證明書等可與主合同簽訂文件“綁定”為統(tǒng)一整體，進行集合歸檔。
大多數(shù)企業(yè)，并沒有設置專職人員對內部文件模板、格式、內容進行規(guī)范和負責。因此，包括合同檔案在內的大部分文件，由于執(zhí)行人員不同，容易出現(xiàn)書寫不規(guī)范、內容五花八門、格式雜亂、合同編號重復出現(xiàn)等現(xiàn)象，直接導致合同檔案后續(xù)的查閱、利用價值大打折扣。
會博通合同檔案管理系統(tǒng)，支持線上合同起草功能。使用該功能，用戶只需要在填寫基礎的屬性信息，便可一鍵套用合同檔案內容模板，直接生成合同文件。合同文件生成后，為確保合同內容準確無誤，會經由相關負責人審批，審批過的合同，才能進入合同執(zhí)行環(huán)節(jié)，最大限度確保了合同的規(guī)范性。
痛點3：履約進度無法掌控
合同簽訂時長，根據(jù)業(yè)務內容，長短不一。有的簽訂1個月、有的簽訂1年，有的簽訂2年。要了解企業(yè)經營情況，了解合同是否履約完畢，有多少合同正在執(zhí)行中是必不可少的一環(huán)。但目前大多數(shù)企業(yè)對于合同進度的掌控，還比較依賴人工。
會博通合同檔案管理系統(tǒng)，為方便企業(yè)合理規(guī)劃資源、提高履約質量、增加客戶粘性，為企業(yè)主提供了合同檔案到期提醒功能。履約結束，系統(tǒng)將自動以短信或郵件等信息提醒相關負責人，以便做好后續(xù)服務和業(yè)務拓展。提醒頻次與提醒方式，可根據(jù)實際情況自由選擇。
痛點4：合同檔案利用不便
合同檔案隨著企業(yè)發(fā)展不斷積累，想要從堆積如山的合同檔案中找到所需檔案，不僅需要層層審批，還要進行分門別類查找。檔案找到后，直接利用，又容易出現(xiàn)檔案丟失、檔案損壞、分享不安全不方便等局限。
會博通企業(yè)合同檔案管理系統(tǒng)，為用戶提供根據(jù)工作職能與授權的高速搜索引擎，只需在搜索框中，輸入關鍵字點擊搜索，便可以快速找到所需檔案。
合同檔案文件匹配紙質檔案關鍵信息，點擊查看，便可輕松查找。同時也可利用封裝檔案信息的二維碼，將合同檔案分享給需要的同事。被分享的合同檔案可同步限制水印、查閱時間，是否可打印等操作。
痛點1：合同檔案資料收集不全
檔案工作人員在收集檔案的過程中，注意力容易集中在上級材料、結果材料的收集，而忽略過程材料的收集。現(xiàn)階段，企業(yè)對合同檔案的管理范圍、內容、要求及開發(fā)利用工作沒有形成明確的規(guī)章制度，企業(yè)僅對合同文本進行管理，與之相關的合同前期談判文件、合同審批文件、意向書、承諾書、擔保書、資質證明書、鑒證書、公證書、合同變更、終止文件材料及合同的調解書、判決書、執(zhí)行書、會議紀要等文件，尚未進行整理歸檔。
（會博通系統(tǒng)：多平臺檔案一鍵轉存）
會博通合同檔案管理系統(tǒng)，支持多人員依權限管檔。各環(huán)節(jié)合同資料不論流轉于OA、ERP，還是財務、企業(yè)微信等第三方系統(tǒng)，都可直接交由一線人員按照權限歸檔。合同前期談判文件、合同審批文件、意向書、承諾書、擔保書、資質證明書等可與主合同簽訂文件“綁定”為統(tǒng)一整體，進行集合歸檔。
大多數(shù)企業(yè)，并沒有設置專職人員對內部文件模板、格式、內容進行規(guī)范和負責。因此，包括合同檔案在內的大部分文件，由于執(zhí)行人員不同，容易出現(xiàn)書寫不規(guī)范、內容五花八門、格式雜亂、合同編號重復出現(xiàn)等現(xiàn)象，直接導致合同檔案后續(xù)的查閱、利用價值大打折扣。
（會博通系統(tǒng)：合同審核流程展示）
會博通合同檔案管理系統(tǒng)，支持線上合同起草功能。使用該功能，用戶只需要在填寫基礎的屬性信息，便可一鍵套用合同檔案內容模板，直接生成合同文件。合同文件生成后，為確保合同內容準確無誤，會經由相關負責人審批，審批過的合同，才能進入合同執(zhí)行環(huán)節(jié)，最大限度確保了合同的規(guī)范性。
痛點3：履約進度無法掌控
合同簽訂時長，根據(jù)業(yè)務內容，長短不一。有的簽訂1個月、有的簽訂1年，有的簽訂2年。要了解企業(yè)經營情況，了解合同是否履約完畢，有多少合同正在執(zhí)行中是必不可少的一環(huán)。但目前大多數(shù)企業(yè)對于合同進度的掌控，還比較依賴人工。
（會博通系統(tǒng)：合同檔案到期提醒自由設定）
會博通合同檔案管理系統(tǒng)，為方便企業(yè)合理規(guī)劃資源、提高履約質量、增加客戶粘性，為企業(yè)主提供了合同檔案到期提醒功能。履約結束，系統(tǒng)將自動以短信或郵件等信息提醒相關負責人，以便做好后續(xù)服務和業(yè)務拓展。提醒頻次與提醒方式，可根據(jù)實際情況自由選擇。
痛點4：合同檔案利用不便
合同檔案隨著企業(yè)發(fā)展不斷積累，想要從堆積如山的合同檔案中找到所需檔案，不僅需要層層審批，還要進行分門別類查找。檔案找到后，直接利用，又容易出現(xiàn)檔案丟失、檔案損壞、分享不安全不方便等局限。
（會博通系統(tǒng)：合同檔案一鍵搜索）
（會博通系統(tǒng)：精準搜索檔案）
合同檔案文件匹配紙質檔案關鍵信息，點擊查看，便可輕松查找。同時也可利用封裝檔案信息的二維碼，將合同檔案分享給需要的同事。被分享的合同檔案可同步限制水印、查閱時間，是否可打印等操作。
會博通合同檔案管理軟件，用智能化應用，讓合同檔案管理更全面、更規(guī)范、更實時，暢通合同檔案利用通道，讓合同文檔真正沉穩(wěn)企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的“壓艙石”。
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