您離規(guī)范的文檔管理還差多遠？

在工作中，我們難免要接觸到文檔，超過70%的企業(yè)員工高達80%的時間都在處理文檔資料，文檔資料是工作成果以及信息上傳下達的主要載體。如果疏于管理文檔，便會導(dǎo)致文檔混亂的情況，造成工作效率的降低，特別是在建立現(xiàn)代企業(yè)制度中，文檔管理工作都占據(jù)著舉足輕重的地位，做好文檔管理工作，可以提高企業(yè)工作的效率和質(zhì)量。

首先，我們來看看企業(yè)文檔管理普遍存在的問題：

紙質(zhì)文檔管理存在的問題

1、錄入難：紙質(zhì)數(shù)據(jù)需要人工錄入到電腦系統(tǒng)，工作量大；

2、共享難：紙質(zhì)的信息很難快速共享給相關(guān)人員；

3、查找難：紙質(zhì)的文檔歸類儲藏后，很難快速找到需要的文檔；

4、核對難：電子化的文檔很難快速和原文檔進行匹配，導(dǎo)致電子信息的確信度驗證上比較麻煩；

5、易出錯：錄入大量的紙質(zhì)信息難免會出現(xiàn)信息錯誤，核對起來難度較大；

6、影響效率：紙質(zhì)信息未能及時錄入系統(tǒng)延緩整個工作流程，工作效率大打折扣。

企業(yè)電子文檔管理存在的問題

1、由于缺乏體系化的文檔命名規(guī)則，文檔制作完畢后命名又成了新問題。

2、許多文檔是過程文檔，其完善直至歸檔會經(jīng)手多人并產(chǎn)生多個中間版本，識別成本較高。

3、沒有完整的操作記錄，文件修改更新后不知道操作人、操作時間、修改次數(shù)等信息，出現(xiàn)問題后更是容易造成相互間推諉責(zé)任。

4、通過文件命名區(qū)分的方式保存多個版本，當(dāng)文件修改頻繁，版本數(shù)量不斷增多，極易發(fā)生文件冗余、版本混亂、查找困難等狀況。當(dāng)傳遞分享文件時，更是容易出現(xiàn)發(fā)送錯誤版本給對方的尷尬情況。

5、企業(yè)文檔在發(fā)布前往往需要審核，審核意見若依賴傳統(tǒng)的郵件或即時通訊工具，其便利性將大打折扣。

6、大部分企業(yè)都缺乏對成果文檔的管理，審批完之后則難以找回。傳統(tǒng)的企業(yè)文檔管理大部分都依賴文檔服務(wù)器。文檔分類過多或?qū)蛹夁^于復(fù)雜導(dǎo)致找不到想要的文檔的“惡性“事件時有發(fā)生。此外文檔重復(fù)儲存、各部門文檔不統(tǒng)一存儲（或散落于個人PC中）的極端現(xiàn)象也有很多。

7、信息化系統(tǒng)要能成功推動都有一個共同點，即是用戶真切在應(yīng)用中獲得便利以及效率的提升。文檔管理看似可有可無，但在企業(yè)層面這非常重要，任何不規(guī)范的管理都會對企業(yè)造成很大的成本，因此，參與度會是一個非常重要的問題。

8、文檔搜索應(yīng)用基本靠Windows默認搜索，面對海量文庫此舉會很乏力。異地辦公能接入企業(yè)文件服務(wù)器內(nèi)網(wǎng)要繞個大彎，好不容易進到服務(wù)器找到了目標(biāo)文檔，又要面臨猶如龜速般的文檔打開速度考驗，很多人會選擇下載到本地?；蛘撸苯臃艞?。

9、由于沒有統(tǒng)一的文件管理平臺，不能實現(xiàn)文件協(xié)同辦公，在文檔修改迭代后，未及時通知其他人，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)仍有人在使用舊版文檔，同時流通著多個不同版本的文檔。

解決文檔管理的方法

1、采用文檔管理系統(tǒng)實現(xiàn)集中統(tǒng)一的管理。

每一位用戶都可以在文檔管理系統(tǒng)中擁有一個私人的存儲空間，以便于存放日常工作的文檔。而部門以及企業(yè)層面的文檔則按照權(quán)限開放給用戶應(yīng)用。集中統(tǒng)一的管理不僅能幫助企業(yè)將員工的文檔資料統(tǒng)一管理起來，并且可以使得文檔資料根據(jù)權(quán)限公開應(yīng)用，讓員工可以隨時應(yīng)用。

2、采用規(guī)范化的變更流程，留存變更信息以及歷史版本。

擁有權(quán)限的會博通用戶都可以對文檔發(fā)起變更流程，發(fā)起后可套用模板或自由流程實施文檔的變更。變更時，文檔處于鎖定狀態(tài)，其他有權(quán)限的用戶僅可預(yù)覽，待文檔變更審定后，即可替換成最新版本并將舊版本保存成歷史版本供有權(quán)限的用戶查閱。文檔進行變更后不僅可以保存歷史版本和替換最新版本，而且變更過程的痕跡、修改的內(nèi)容等都會保存下載，為您提供最為規(guī)范化的管理。

3、文檔的可流程化處理。

會博通所管理的每一個文檔信息都可以發(fā)起流程，不僅用于文檔的變更或借用，還可以進行分析、協(xié)同撰寫、審核等工作，可以自由套用流程模板或自由設(shè)置流程，以便于實現(xiàn)個性化的文檔工作協(xié)同。

4、規(guī)范化成果文檔的管理。

一般企業(yè)都對文檔形成的過程做了非常嚴密的管理，但是，一旦文檔形成之后，后續(xù)的使用以及權(quán)限所屬則受到了非常大的限制，經(jīng)常會出現(xiàn)，以往的文件找不到、新來的同事看不到等情況，需要經(jīng)過多方溝通獲取再傳輸?shù)姆绞剑实拖?。會博通除了實現(xiàn)日常的文檔協(xié)同工作之外，在流程中即可對成果文檔進行發(fā)布或歸檔操作，把成果文件形成的過程以及相關(guān)審批表單等信息全部保存下來，發(fā)布或歸檔后按照權(quán)限提供查閱，避免了成果文檔難以查找應(yīng)用以及郵件或即時通信工具傳輸造成的版本錯亂及應(yīng)用不便，大大降低了企業(yè)文檔的應(yīng)用以及管理成本。

5、使用即開放又規(guī)范的方法提高參與度。

企業(yè)需要一套能讓組織人員可以實現(xiàn)在業(yè)務(wù)流程之上和業(yè)務(wù)流程之中進行文檔管理。意思是，在業(yè)務(wù)流程中，通過員工合作、收集和共享信息，結(jié)合規(guī)范化流程、組織慣例使工作更加容易；在業(yè)務(wù)流程上，如遇到問題時，可以停下工作程序，利用其它方式進行學(xué)習(xí)、反思、探索和分析來解決問題，這時候即時交流工具、問答平臺、論壇等工具將扮演一個重要的角色。

再者，我們可以上升到知識管理的范疇，重要的知識內(nèi)容（文檔是知識的主要載體）可以通過知識地圖出現(xiàn)在企業(yè)人員的教育契機中，企業(yè)人員嘗到了知識地圖帶來的效益，從知識管理中受益，越來越多的組織人員參與到知識管理中，例如繪制以個人經(jīng)驗的知識地圖供內(nèi)部應(yīng)用，從而使得產(chǎn)生更多的且針對性更強的知識地圖，去響應(yīng)更多的教育契機，讓組織人員不斷學(xué)習(xí)不斷進步。

6、搜索平臺是接入文檔的重要工具。

會博通提供強大的檢索功能，支持關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、類自然語言搜索、二次搜索等多種檢索方式，并且檢索結(jié)果是根據(jù)工作職能與授權(quán)決定的，可幫助用戶快速定位所需要的文檔資料。