公司證照無故遺失被盜用,造成巨大損失怎么防?

2018/11/21 0:00:00       來源:        作者:譚卓之       瀏覽量:  1

      昨天小編堵在陰雨天周五的路上,頂著心煩意亂,歸心似箭的心情,與中國之聲一起經歷著“晚高峰”。剛好,談到了幾年前一位學生,遺失身份證,沒有及時辦理手續,導致被不法分子盜用身份證,并且成立了公司,因為經營問題,還上了工商的黑名單,被迫走了歷經三年的漫漫維權之路,最后竟然被工商部門建議辦理注銷公司的解決方案,變相讓受害者承認子虛烏有的行為,注銷后,也意味著受害者需要承擔該公司潛在的所有失信行為。


小編心里一驚,自己也丟過身份證,但是身份證是不能掛失的,只能補辦,馬上查了一下工商,得知沒有被別人盜用才安心下來,無意中百度搜了一下,中招的人還真不少:

 

盜用貸款、成立公司等示例不勝枚舉,真的讓人不寒而栗。

小編突然想起一個朋友說起,他公司的證照雖然都是一個人管理,但是因為行業關系,證照數量眾多找起來非常花時間,而且大多都是有有效期的,很多時候過期不得而知,經常要把證照展示給客戶,閃閃亮的證照,拿來拿去都成抹布了,再加上業務人員外出投標借用證照頻率很高不知去向的情況竟然都會出現,公司證照如果無故遺失,那造成的損失不是更大嗎?

好奇心特強的小編搜索了一下:

 

證照管理不善而受害的公司也是多不勝數,甚至給企業帶來了巨大的損失,那么,對企業這么重要的證照應該怎么管理呢,怎么利用證照才可以既安全又高效呢?

 

搜索平臺快速定位企業證照

我們可以通過組合關鍵字組合搜索條件或者是二次搜索等方式,通過搜索平臺,更快更精準地找到我們所需要的證照。但是,有一個需要非常注意的地方,就是要確定好權限的邊界,搜索結果必須遵循設定好的權限

 

借閱與歸還的可流程化處理,準確記錄證照的利用情況

各個分支機構、下屬公司或是部門,這么多的證照使用人員,證照的在庫情況,借出了在誰手上,借閱歸還的情況是怎樣的,如果單單依靠人工管理,時間一長就不知去向。因此,企業應該按實際管理規定制定借閱、借用、復印證照的標準化流程

借用時,只需要把搜索出來的證照,像把商品添加到購物車中一樣,勾選證照即可放入收納盒,并對應發起證照借閱申請,滿足借用人對紙質證照的借閱或借用、電子證照的臨時借閱以及復印/打印件的借用需要。

 

 

在申請流程中,可以套用根據企業管理制度,自定義設計的表單以及流程模板,不同密級的證照還可以自動匹配不同的批準人或申請流程,申請人、借閱清單、歸還日期、借閱用途等申請信息自動獲取,并自動記錄借出與歸還的時間節點,管理人員可以通過圖表形式,實時查看證照庫存,以及證照利用情況,記錄清晰,隨時追溯。

 

方便組合的安全機制,能讓企業證照得以安全的利用。

為了更好的保障證照的使用安全,在系統層面,應該支持SSL證書,高權限用戶應該限定終端登錄,強密碼、登錄鎖定等登錄安全策略不可或缺,每一次的操作痕跡都應該記錄下來,如有變更,老版本應作為歷史版本保存,預覽電子證照時,須加注帶有用戶名稱和時間的屏幕水印,防止惡意擴散,借閱打印件時應該加注打印水印,限定證照的使用用途。

 

有了靈活、系統的證照管理系統,同志們再也不用擔心證照丟失或被盜用的問題了,小編也可以高枕無憂了。

 

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