昨天小編堵在陰雨天周五的路上,頂著心煩意亂,歸心似箭的心情,與中國之聲一起經歷著“晚高峰”。剛好,談到了幾年前一位學生,遺失身份證,沒有及時辦理手續,導致被不法分子盜用身份證,并且成立了公司,因為經營問題,還上了工商的黑名單,被迫走了歷經三年的漫漫維權之路,最后竟然被工商部門建議辦理注銷公司的解決方案,變相讓受害者承認子虛烏有的行為,注銷后,也意味著受害者需要承擔該公司潛在的所有失信行為。
小編心里一驚,自己也丟過身份證,但是身份證是不能掛失的,只能補辦,馬上查了一下工商,得知沒有被別人盜用才安心下來,無意中百度搜了一下,中招的人還真不少:
盜用貸款、成立公司等示例不勝枚舉,真的讓人不寒而栗。
小編突然想起一個朋友說起,他公司的證照雖然都是一個人管理,但是因為行業關系,證照數量眾多,找起來非常花時間,而且大多都是有有效期的,很多時候過期都不得而知,經常要把證照展示給客戶,閃閃亮的證照,拿來拿去都成抹布了,再加上業務人員外出投標借用證照頻率很高,不知去向的情況竟然都會出現,公司證照如果無故遺失,那造成的損失不是更大嗎?
好奇心特強的小編搜索了一下:
因證照管理不善而受害的公司也是多不勝數,甚至給企業帶來了巨大的損失,那么,對企業這么重要的證照應該怎么管理呢,怎么利用證照才可以既安全又高效呢?
搜索平臺快速定位企業證照
我們可以通過組合關鍵字、組合搜索條件或者是二次搜索等方式,通過搜索平臺,更快更精準地找到我們所需要的證照。但是,有一個需要非常注意的地方,就是要確定好權限的邊界,搜索結果必須遵循設定好的權限。
借閱與歸還的可流程化處理,準確記錄證照的利用情況
各個分支機構、下屬公司或是部門,這么多的證照使用人員,證照的在庫情況,借出了在誰手上,借閱歸還的情況是怎樣的,如果單單依靠人工管理,時間一長就不知去向。因此,企業應該按實際管理規定制定借閱、借用、復印證照的標準化流程。
借用時,只需要把搜索出來的證照,像把商品添加到購物車中一樣,勾選證照即可放入收納盒,并對應發起證照借閱申請,滿足借用人對紙質證照的借閱或借用、電子證照的臨時借閱以及復印/打印件的借用需要。
在申請流程中,可以套用根據企業管理制度,自定義設計的表單以及流程模板,不同密級的證照還可以自動匹配不同的批準人或申請流程,申請人、借閱清單、歸還日期、借閱用途等申請信息自動獲取,并自動記錄借出與歸還的時間節點,管理人員可以通過圖表形式,實時查看證照庫存,以及證照利用情況,記錄清晰,隨時追溯。
方便組合的安全機制,能讓企業證照得以安全的利用。
為了更好的保障證照的使用安全,在系統層面,應該支持SSL證書,高權限用戶應該限定終端登錄,強密碼、登錄鎖定等登錄安全策略不可或缺,每一次的操作痕跡都應該記錄下來,如有變更,老版本應作為歷史版本保存,預覽電子證照時,須加注帶有用戶名稱和時間的屏幕水印,防止惡意擴散,借閱打印件時應該加注打印水印,限定證照的使用用途。
有了靈活、系統的證照管理系統,同志們再也不用擔心證照丟失或被盜用的問題了,小編也可以高枕無憂了。