一個規范的企業,所擁有的經營證照、資質證書、資格證書、發明專利、與資質有關的個人證件等證照成千上萬,這些證照都是企業實力的重要體現。因管理不善,經常會出現過期而不自知、查找困難、借還不知去向等尷尬情況,如何有效管理、快速維護好這些證照,為企業的生產經營活動提供及時高效的證照管理服務,已是擺在企業面前的一項非常緊迫且重要的工作。
證照方面普遍存在一些共性的問題,例如:
如何對證照進行分類?
如何根據使用部門的職責職能劃分證照的使用權限?
怎樣管理可以使我們能快速的查閱或存取證照,又不會造成不知去向等問題?
怎樣的應用方式能保障證照的使用安全?
……
其實很多企業都非常清楚以上的問題,紛紛出臺管理制度,以求實現規范化的證照管理:
1、 證照及資料由專人負責統一保管
1) 證照保管、登記、備案。保管所有證照避免丟失或損壞,如出現立刻向主管領導報告,并及時辦理證照的掛失和補辦手續,同時追責相關責任。
2) 負責各種證照的申報、登記、變更、年檢、延期、注銷等工作,規定時間內完成證照年審、變更、延期
2、 證照的使用管理
1) 借閱、借用、復印證照資料的登記,填寫《證照領用、歸還登記表》寫明事由及擬用證照資料名稱、歸還期限等,并經上級同意的簽名或流程郵件,再去相關部門辦理手續。
2) 僅憑主管領導簽批《證照領用、歸還登記表》辦理借用、借閱、復印等業務,其它任何人提出的任何要求,均不予受理。
3) 凡借閱、借用證照資料,必須在申請日期內歸還,不能按時歸還的應請延期,手續與上訴1相同重新申請。
4) 確保證照借用、歸還登記的及時性和完整性,并及時追蹤證照使用情況。
3、 不許擅自使用公司的證照進行各種擔保
4、 電子檔件的保存和對外使用規范。
5、 因人員的調動、離職等,必須嚴格交接轉移手續,做好相應的交接工作和交接表格。
6、 沒有按以上的管理制度或保管不善、文件的損壞、丟失等承擔相關的責任(至于什么相關的責任小編我就不細說了,這么傷心就不提了)
制度是有了,但怎么去實行?怎么去分類?怎么查詢?怎么保管等?
空有制度,落實不了的情況還少嗎?
來讓小編給您出幾招:
怎么實現適合企業的證照管理分類?
企業可以根據管理需要及實際情況,按證照的性質、類型,或者按公司的管理部門自由定義分類。所以,每個公司都可以自已定義符合自己的證照管理分類方式,例如某集團先按照經營單位(總公司、分公司和分支機構)為大類,再按證照性質分為基礎類證照、生產經營類證照、資產權益類、項目許可類等證照分類。
可以自由分類才是王道,每個企業的證照應用場景都有所區別,自由的分類才可以完全匹配到實際的管理要求。
怎么實現規范化的證照管理?
第一,我們要定義證照的相關屬性。例如:證照編號、責任人、發證機關、狀態、有效期、存放位置等。這些都是證照的重要信息,除了可以定義信息的性質之外,還能幫助我們更快地找到對應內容,也能為后續的統計、分析提供支撐。
另外,不同性質的證照,其陳列和保管方式也會不一樣,如營業執照,需要懸掛在企業辦公場所的顯要位置,而房產證等資產性證件則可能是存放于保險柜中,通過系統不但可用文字標示存放位置,也可以圖示化的方式體現存放地點。
第二,證照的分類與屬性的自定義,幫助企業實現了管理不同類型、來源、性質證照的目的,但是,證照是會日益增加的,所以,每一份證照都應該設置多個提醒事項,用于證照年檢、換證、延期等工作的提醒。如下圖所示:
第三,對重要的證照文件按職責職能劃分權限,配置組織、部門、個人或者是來訪者的權限限制,這是對證照的又一重安全管理。
怎么智能管理證照可以既安全又高效?
搜索平臺快速定位企業證照
我們可以通過組合關鍵字、組合搜索條件或者是二次搜索等方式,通過搜索平臺,更快更精準地找到我們所需要的證照。但是,有一個需要非常注意的地方,就是要確定好權限的邊界,搜索結果必須遵循設定好的權限。
借閱與歸還的可流程化處理,準確記錄證照的利用情況
各個分支機構、下屬公司或是部門,這么多的證照使用人員,證照的在庫情況,借出了在誰手上,借閱歸還的情況是怎樣的,如果單單依靠人工管理,時間一長就不知去向了。因此,企業應該按實際管理規定制定借閱、借用、復印證照的標準化流程。
借用時,只需要把搜索出來的證照,像把商品添加到購物車中一樣,勾選證照即可放入收納盒,并發起對應證照借閱申請,滿足借用人對紙質證照的借閱或借用、電子證照的臨時借閱以及復印/打印件的借用需求。
在申請流程中,可以套用根據企業管理制度,自定義設計的表單以及流程模板,不同密級的證照還可以自動匹配不同的批準人或申請流程,申請人、借閱清單、歸還日期、借閱用途等申請信息自動獲取,并自動記錄借出與歸還的時間節點,管理人員可以通過圖表形式,實時查看證照庫存,以及證照利用情況,記錄清晰,隨時追溯。
方便組合的安全機制,能讓企業證照得以安全的利用。
為了更好的保障證照的使用安全,在系統層面,應該支持SSL證書,高權限用戶應該限定終端登錄,強密碼、登錄鎖定等登錄安全策略不可或缺,每一次的操作痕跡都應該記錄下來,如有變更,老版本應作為歷史版本保存,預覽電子證照時,須加注帶有用戶名稱和時間的屏幕水印,防止惡意擴散,借閱打印件時應該加注打印水印,限定證照的使用用途。
最后小編要自豪說句,有了以上科學化的分類、標準化的流程、數字化的統計、多重化的安全控制,還需要擔心因空有制度、或管理和使用不規范導致的“那些”相關責任而憂傷嗎?