文檔是企業經營、發展痕跡的重要載體,是企業實力的體現,是幫助未來提升產品與服務質量、促進創新的主要借鑒材料。但是,因為歷史原因,很多成果內容都以紙張為載體,借還不方便,查閱都要翻查很長時間,如果管理不善,經常會出現資質過期不得而知、查找困難、借還不知去向等尷尬情況,如何有效管理、正確維護好企業文檔,定制一套符合管理需要的借還管理與利用機制,是規范化、標準化企業文檔管理的關鍵,今天小編就為大家介紹一款知識管理系統的詳細借閱流程,看看五百強企業的文檔管理是怎么做的!
步驟一:
①打開綜合知識管理系統,通過在線搜索即可全站檢索相關資料。
②根據工作職能與授權在線搜索關鍵詞,相關資料以列表的形式在下方呈現,有閱讀權限的用戶可在線預覽每份文件的詳細內容(可加注標注用戶名、時間等內容的防擴散水印)。用戶可多次搜索,批量勾選所需文件放進類似于購物車的文件收納盒中,即可對應發起借用申請(借用申請可自定義配置表單與流程步驟,不同密級的文件亦可對應匹配不同的申請步驟)。
步驟二:
用戶提交申請后即進入借閱流程,形成借閱申請單,選擇了借用類型(電子版/紙質版/復印件)后,即可進入審批。
借用流程分為三種借用類型:
①電子檔文檔:經審批后,用戶即可根據權限,在借用申請的文件清單中在線查閱到了設置好的歸還時間,系統即會自動提交,并且記錄借用與歸還信息,方便匯總與統計。
②原件或打印件:借用人可以根據流程步驟,通過經辦人員,在線下取、閱,系統會在流程流轉當中,自動記錄文檔借還痕跡。
借用流程除了實現規范化的借還手續之外,還會自動記錄借還信息,全面把控文件的出入管理,對文件的借閱痕跡和利用情況進行匯總與統計,可隨時追溯與管控。
有了以上規范化、標準化的文檔借閱和歸還管理流程,借閱流程、借還信息一目了然,小編再也不用擔心文檔不知去向、管理分散等問題了。如果大家還有不理解的,歡迎在線咨詢我們的官網小美眉哦。