文檔資料是企業經營管理行為的重要載體,我們在日常工作中,可以說是70%以上的時間都是在處理文檔,形成成果內容后,更是可以為我們帶來重復利用、歷史借鑒以及促進創新的重要作用。所以,如何對這些核心資料實現規范化、流程化的管理,避免出現查找困難、借還不知去向等尷尬情況,定制一套符合管理需要的借還管理與利用機制,是標準化企業文檔管理的關鍵。
為進一步給用戶提供更加便捷和高效的文檔借閱應用場景,會博通綜合知識管理系統推出了移動借閱新模式,讓用戶輕松一掃就能實現文檔在線查閱、借閱、歸還,滿足用戶對證照、文件、檔案等規范性文檔的標準化管理需求。下面,讓我們一起看看會博通移動端是如何快速實現文檔借閱吧。
1.進入搜索平臺,掃一掃文件的二維碼/條形碼(會博通中管理的所有信息都會可生成二維碼或條形碼),或者直接輸關鍵字搜索,即可查找出符合條件的資料,見下圖:
2. 查看相關文件信息,有閱讀權限的用戶可進行在線預覽(可標注用戶名、時間等內容的屏幕水印,防止惡意擴散)。如需借閱該文件,可以選擇一份或多份文件,輕觸“申請借用”,添加到“文件收納盒”中,見下圖:
1.提交借閱申請:用戶提交申請后即進入借閱流程,形成借閱申請單(見下圖),選擇借用類型(電子檔/原件/打印件)后,即可快速進入審批流程,見下圖:
三種借用類型的借用流程:
①.電子文檔:經審批后,用戶根據權限,在借用申請的文件清單中在線查閱歸還時間,系統自動提交,同時記錄借用與歸還信息,方便匯總與統計。
②.原件:用戶根據流程步驟,通過經辦人員,在線下取、閱,系統會在流程流轉當中,自動記錄文檔借還痕跡。
③.打印(復印)件:經審批后,可設定由用戶可在線打印(復印)文件,或者是由用戶到承辦人員處領取打印(復印)文件。
2、借用批準:根據用戶職能和權限,審批人員可隨時處理借用批準意見,見下圖:
3、借用承辦:批準通過后,承辦人員即可對借用需求進行辦理,辦理后則完成借出登記,以便于統計文檔應用情況(可參考《企業文檔管理借閱流程全解讀,你都get了嗎?》),見下圖:
4、 歸還、不歸還、續借承辦:如果借用原件,則需要承辦人員進行歸還處理,見下圖:
5、續借:用戶如需續借,點擊續借后,即可快速進入續借流程(如借用審批流程一致),見下圖:
以上就是會博通移動端文檔借閱的詳細操作流程了,經過會博通小編的詳細介紹,大家對會博通知識管理系統移動端的借閱流程有了新的認知。這種隨時隨地、快速借閱的操作方式,也將會為用戶帶來不一樣的體驗。