如何實現文檔高效管理?會博通助您快速提升企業軟實力

2018/12/31 0:00:00       來源:        作者:譚卓之       瀏覽量:  1

文檔是每個企業都需要把控的重要核心內容,因為文檔資料承載的是企業的發展記憶、經驗以及成果,很多時候,管理只是停留在個人或部門層面,這些重要的文檔會因為員工的離職而丟失,因為時間推移而失去記憶,也會因為使用不規范而出現遺失、損壞,更有被惡意擴散導致形成損失的可能

一些企業已意識到這些問題,并找到各種文檔管理解決方案,但是,他們往往把文檔管理理解成文件的備份和保存,變成了一個額外的工作,且不說員工會抵觸,也沒有考慮到如何將文檔管理與日常業務中的問題相結合,很多時候,往往難以達到理想的效果。所以,關于文檔管理,會博通綜合知識管理系統主要注重以下兩個問題:

1、如何將文檔管理融入到員工實際的工作中

企業文檔管理,應該考慮到如何讓員工在潛移默化中,直接利用文檔管理系統去創建文檔,并可以支持文檔創建的過程管理、形成成果文檔后分門別類的管理,以及后續的再利用。 

會博通為企業提供文檔從創建、協作、歸檔到再利用的全生命周期管理,員工在文檔創建之初就利用系統創建文檔,并可啟動對文檔的協同工作(如編輯、校對、變更、審批等),形成成果文檔后,可把成果文檔,以及形成成果文檔的管理痕跡(協同痕跡),一并分類保存到對應的文檔分類中,從而在企業層面完成了文檔的集中統一管理。


不管是合同、方案、報價、案例等等,各種類型的文檔都可以采用以上的閉環管理模式,幫助企業通過文檔鏈來管控供應鏈、業務鏈,將文檔轉變為企業的核心競爭力!

2、企業怎樣有序化、規范化的管理文檔

因為一般企業對于文檔管理的誤區,只停留在文檔的存儲與備份層面,但還是會出現查找困難、借還不知去向、變更版本混亂、權限不清導致惡意擴散等文檔形成后的后續管理問題。會博通一直都在研究用戶在文檔管理方面的痛點,認為以下幾個功能是其中的關鍵:

分類與屬性的自定義

每個企業對于文檔的使用場景都是不一樣的,所以導致有多種分類方法,有些企業以部門為單位分類,有些企業以文檔類型來分類,并且,文檔管理的規范性在于,可以對文檔資料標注能定義其性質的屬性,如發證機關、有效期等證照屬性;合同金額、甲乙丙方等合同屬性,會博通提供的分類與屬性的自定義功能,可滿足企業管理不同類型、不同性質文檔內容的需求。

管理權限

要避免核心文檔資料的惡意擴散,就需要確定員工權限的邊界,文檔應該按照其重要性定義不同的密級,會博通的授權體系是針對具體用戶或組織實現的,可授予該用戶/組織在某一文檔分類中可訪問文檔的密級,以及對這些文檔資料的使用權限,包括:條目(元數據)閱讀、內容閱讀以及增、刪、改等,并可對本人和他人創建的文件進行區別授權。

搜索平臺

搜索平臺是現下最為便捷的查找方法,會博通搜索平臺支持關鍵字、組合搜索條件或者是二次搜索,搜索結果受權限控制,幫助用戶更快、更精準地找到所需要的文檔資料。

標準化借、還管理

各個分支機構、下屬公司或部門,眾多文檔使用人員,文檔的在庫情況,借出了在誰手上,借閱歸還的情況如何,如果單單依靠人工管理,時間一長就不知去向。因此,企業應該按實際管理規定,按密級匹配制定借閱、借用、復印的標準化流程。

版本管理與變更

文檔的變更應該采用標準化的管理流程實現,啟動變更流程后,在變更未審定之前,該條信息不再容許修改和下載,只保留閱讀權限。并且,變更一旦審批通過之后,新版本應該替換老版本,而老版本則存放在歷史版本中,以便于追溯。而變更、過期處理等這些與文檔維護、文檔內容有關的工作安排,可以設定周期性的提醒事項,避免出現過期不得而知等問題。

總之,沒有最好的管理軟件,只有最適合的管理軟件,軟件是管理行為的輔助工具,是需要配合企業管理制度共同實現的,在一定程度上也代表著管理者的管理思維以及管理理念。

     會博通文檔管理系統幫助企業搭建適合企業的文檔管理體系,在這一過程中,通過建立全新的文檔管理系統,讓企業員工充分有效地利用企業內部文檔的價值,從而促進企業的文檔管理走向系統化、科學化、規范化,提升企業綜合競爭力。

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