檔案得到規范管理+低成本管控=愛情+面包！！！

在組織內部普遍會出現以下現象：

檔案管理混亂，找個資料比較不好找，電子目錄也不完整，紙質的目錄易丟失，再者是由一個對檔案管理不熟悉的人管理。大部分企業都認為檔案管理很簡單，結果各部門資料分散管理，導致檔案居然無從找起；資質到使用的時候才發現早已過期；借出的資料在誰的手上？是否到期歸還了？到期是否已歸還？什么時候借出的？完全搞不清楚。

檔案是每個企業都需要把控的重要核心內容，因為檔案資料承載的是企業的發展記憶、經驗以及成果，很多時候，管理只是停留在個人或部門層面，這些重要的檔案會因為員工的離職而丟失，因為時間推移而失去記憶，也會因為使用不規范而出現遺失、損壞，更有被惡意擴散導致形成損失的可能。

其實非常多的企業都意識到了這一點，希望找出一個檔案管理的解決方案，但是，又會苦于不懂專業或者沒有工具支撐，導致始終得不到科學化的管理。

有些企業經常在猶豫，是應該請一個專業的檔案人員，還是采用一套專業的檔案系統呢？

其實問題的根本是：如何管理好檔案的問題，是希望有一個解決方案：

1、 找一個專業檔案員或參加檔案管理培訓其實就是學習提出解決方案的能力；

2、 采購檔案管理軟件其實就是采購一個現成的解決方案。

從管理結果與效率而言，采購軟件肯定會更快，因為只需要把您的要求提出來，軟件就能配合，并起到您所希望的管理目的。

那么，值得注意的是，采用檔案管理系統主要能為您實現以下兩個重要目的：

檔案的有序化管理：

利用系統按照實際情況，對檔案的分類進行重新的梳理，按照會博通提供的，符合國家標準的檔案管理方法錄入對應的檔案，并根據要求實現數字化管理，錄入完成后，對應的檔案表格（包括封面、目錄、備考表、背脊等）均可套打，完成檔案的采集、立卷、整理的有序化管理。

檔案的規范化應用：

會博通提供細粒化的權限管理體系，用戶可在系統中查閱檔案資料，并提供純線上、純線下以及線上線下結合的借還管理體系，全面記錄檔案的應用情況，從而不再出現檔案資料管理不規范，紙質檔案難尋找、易丟失等尷尬問題。

您可以參考會博通綜合知識管理系統的解決方案：

會博通綜合知識管理系統，可將檔案上升到知識管理范疇，照顧到檔案從采集、整理、錄入、歸檔入庫、借還、編研、注銷等全生命周期的管理，并實現實體與數字化檔案的統一管理。完成了檔案的有序化管理后，會博通也提供了如借還申請、借還登記、提醒事項等功能，讓檔案可以充分發揮它歷史借鑒以及促進改善的重要功能。