企業檔案居然這么重要，后悔沒有早知道！

“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結、規律得以認識、歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。”——中國共產黨中央委員會總書記，中共中央軍事委員會主席，中華人民共和國主席，中華人民共和國中央軍事委員會主席，習近平曾有言論。

從習總書記的言論中即可得知，檔案不僅僅是領導決策的依據，工作考察的憑證，科學研究和基礎設施、設備建設等方面的可靠自理，還是具有重復利用、歷史借鑒以及促進創新的重要材料！同時，如今被很多組織所遺忘的，檔案還具備重要的證據性與情報性價值，它可以作為：

1. 維護組織、個人權利的法律書證；

2. 組織各方面經營管理活動的依據；

3. 組織連續工作必須考查的憑據；

4. 生產活動的情況、成果、經驗和教訓；

5. 競爭、科研情報與成果的依據與參考材料！

當我們懂得檔案是什么的時候，卻沒有意識到檔案管理其實是一門專業，很多組織認為，檔案其實就是把關鍵文件存儲起來，但是，很多時候，管理只是停留在個人或部門層面，這些重要的檔案會因為員工的離職而丟失，因為時間推移而失去記憶，也會因為使用不規范而出現遺失、損壞，更有被惡意擴散導致形成損失的可能。那么，檔案應該如何管理呢？

實現檔案管理的規范化、有序化、全面化、高效化、知識化與安全化。

會博通®認為，做好檔案管理應該按照以下幾個點：

1. 管理制度——建立健全的檔案管理制度是做好檔案管理工作的前提

2. 管理工具——采用先進的管理工具是提高檔案管理效率的保障

3. 領導號召——應該充分發揮領導的號召力，提高部門人員檔案管理的意思，調動部門積極性

4. 員工出力——應該充分發揮檔案管理員的主觀能動性，共同協作完成檔案管理工作

5. 部門協同——部門之間形成有效的檔案管理流程，將檔案管理流程化，規范化

首先，檔案的有序化管理是基礎

會博通®認為，檔案管理應該在符合國家標準的前提下，制定檔案管理制度與相關的流程規范，并采取信息化手段實現從檔案采集形成、存儲積累到再利用的全生命周期管理，實現實體檔案和數字化檔案一體化管理。

然后，利用管理系統實現檔案的全生命周期管理

接著，應該形成檔案查閱權限體系以及借還管理體系，全面把控檔案利用規范

會博通®認為，檔案有序化管理只是第一步，更關鍵在于檔案再利用。檔案資料利用貫穿于檔案管理工作的各個環節和檔案的整個生命周期，是檢驗檔案管理工作質量的根本標準。

企業在生產經營中會產生包括產品手冊、專業資料、證照、銷售方案、營銷方案、客戶資料、工作流程、業務流程、行政流程等資料，這些都是企業在生產經營過程中的成果文件，需要建立一套完善的管理制度，采用科學的管理手段和工具，讓檔案資料真正我所用，為企業和個人創造價值。

從而，建成企業內部數字化檔案知識云，集中實體與數字化檔案統一管理

線上線下結合的綜合檔案管理，在系統中可按照配置好的權限體系，按權限查看電子檔案，如需查看實體或電子檔案，可在系統中，根據借還管理體系，申請借閱或查看存放地點示意圖，借出時，可根據流程或登記辦理借出登記手續。

再此之上，配置檔案管理安全體系

最后，全面實現檔案的規范化、標準化管理

1. 檔案全面數字化管理，快速查閱、借還、存取。

2. 重要資料不再分散管理，企業層面管控文檔資料。

3. 資質、證照等期限管理不再復雜，及時提醒。

4. 各類型檔案有序化管理，實現檔案的綜合利用。

5. 檔案存取有記錄，利用情況易統計，全面把控檔案進出。

6. 配置系統應用安全策略，保障企業檔案安全。

7. ……