采用互聯網模式，解決工程項目檔案管理痛點！

作為工程行業專家的你，有沒有想過，工程項目檔案資料可以作為工程質量管理、進度監控的重要材料？以往，我們都是在實現工程項目的基礎上去完成相關的檔案工作，基本上都是延續事后管理原則，讓檔案作為一個工程項目的附屬品，僅僅作為驗收和應付上級部門的工具。

這種周期長、工作量大的事后管理方法，顯露出了工程項目驗收原始資料不齊全、竣工圖文件編制不規范、資料跟蹤收集不及時、檢查工作強度大等等的問題。然而，如果將工作翻轉，讓檔案作為工程項目管理的一個重要部分，將會是一種什么效果？

但是，工程項目架構層級化，涉及單位較多，大家水平不一，試問怎么實現標準化的運作？

其實，每一個工程項目的參與方，不論是監理、設計還是施工單位，均有配置資料員，只是，我們的資料收集工作一貫都是事后處理，因為，我們只把這些檔案作為項目驗收的依據使用，假設我們將歸檔工作分解到項目的每個進度節點呢？那么，我們會發現，工程項目檔案管理不再是繁瑣的工作。

我們遵照誰形成，誰歸檔原則，依規范性文件要求收集及整理，通過會博通即可對紙質、電子文件同時歸檔，并向對應的管理單位進行移交。

1．實現分布式的檔案整理與數字化流程管理

各單位通過會博通可直接采用標準化、規范化的方式，錄入、掃描以及上傳對應的工程成果文件，形成檔案案卷，并對應打印檔案整理所需的封面、目錄、背脊等，以完成完整的紙質案卷。這種分布式的檔案整理，同時減輕了建設與承建單位的工作量，也直接采用標準化方式，保障工程檔案的完整性與規范性。

2．實現檔案的實時歸檔管理

事后歸檔是一種工作量大、周期長、易出錯的工作流程，采用會博通后，給承建單位一個可實時歸檔工程成果文檔的平臺，建設與監理單位可以在系統中實時監控項目資料的到位情況，先審查電子文檔，再對實體檔案進行比對，實現實時歸檔管理。

3．通過檔案管理實現工程項目的監控與進度管理

分布式的檔案整理提高了檔案制作的效率，解決了規范性的問題，實時歸檔也讓檔案可以起到監控工程實施進度以及工程實施情況的重要作用，把龐大的工程項目，結合管理節點，利用檔案資料進行再一層的審核，為工程項目監控與進度管理提供多一重保障。

同時，會博通是一套涵蓋檔案從采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、編研、注銷等全生命周期的管理系統，不僅能實現實體與數字化檔案的有序化管理，也提供了如借還申請、借還登記、提醒事項、檔案編研等功能，讓檔案可以充分發揮它歷史借鑒以及促進改善的重要功能。

眾多工程行業企業及管理單位均采用了會博通，全面實現辦公自動化管理，并與綜合性檔案管理模塊連成線，從審批事項的發起、審批、形成成果文件、發布到最后歸檔全面實現一體化管理。通過工程項目資料的實時歸檔，同時實現工程項目建設情況的整體管控，歸檔后員工可以按照權限取用，不僅從公司層面全面實現企業專有核心資料的管控，還將企業內部專用知識內容，開放給擁有對應權限的員工取用，響應其學習需求，為工作提供知識支持。