檔案數據作為大數據時代檔案管理范疇的“新概念”,檔案界普遍使用,但其概念內涵并不明朗。對檔案數據形成的時代背景進行分析,檔案數據是數據化的檔案信息及具備檔案性質的數據記錄,具有廣源性、共生與互生性、累積性、擴展性和易算性等新的特征形態。
隨著大數據被廣泛應用,社會數據化程度加深。數據化“是人類在信息傳播、人際交往乃至日常生活的過程中,為了便于溝通、傳播與保存,將一切客觀存在均處理為數據,進而使得整個人類社會成為了一個龐大的數據庫。”數據化社會不僅帶來了空前的信息技術革新,更創造了全新的生產模式、工作業態和生活方式,在物理世界之上構筑起數據世界,從而也深刻影響著檔案管理工作的生態環境,推動著檔案工作與數據關聯和融合。
檔案形成生態正在由“模擬態”“數字態”向“數據態”轉變。檔案是社會背景的真實反映和社會活動的真實記錄,數據化浪潮從源頭上改變了檔案信息的記錄、讀取、存儲和傳播方式,檔案數據大量產生,“原生環境數據化、形成方式數據化、來源形態數據化”的檔案形成生態逐漸形成,檔案資源形態從模擬態、數字態向數據態“質變”,檔案數據將成為數據時代檔案信息資源的主體,檔案工作正在經歷一個從管理檔案實體到管理檔案數據的應變過程。