電子文件、檔案管理系統建設要求和特點

元數據作為電子文件歸檔的重要組成部分，也應一并進行歸檔。包括基本信息和辦理信息。基本信息主要包括題名、文件編號、主送單位、責任者、日期、保管期限、信息公開選項、密級、頁數、備注等。辦理信息指記錄文件擬制、辦理等業務行為的數據，如發文的起草、審核、復核、簽發、用印、核發等，收文的簽收、登記、擬辦、承辦、傳閱、催辦、答復等。元數據格式采用XML格式，可根據實際情況對元數據的要素進行取舍考慮，但基本要素必須齊全。

由于電子文件對系統的依賴性特點，電子文件的歸檔管理還表現為對系統功能的完善，機構使用的辦公系統或業務系統應根據電子文件形成特點設置符合歸檔要求的功能。辦公、業務系統首先應能確保基于辦公、業務活動產生的辦理信息得到有效記錄，形成完整的電子文件，在業務辦理過程中齊全、完整地收集電子文件及其元數據，包括重要文件形成過程的辦理信息。系統應能滿足內置檔案分類方案和整理規則需要，在電子文件形成和流轉辦理的過程中完成分類、劃分保管期限、命名、編制檔號等整理活動。建議在業務辦結環節設置電子文件歸檔功能，與歸檔電子文件相關的紙質文件進行數字化掃描錄入辦公、業務系統，紙質文件一并歸檔。存儲電子文件采用符合國家標準的文件格式，確保其能夠長期有效讀取。系統還須對電子文件的形成、流轉、歸檔等環節進行的所有操作進行跟蹤、審計，根據實際情況進行授權管理。涉密信息和數據應當按照保密規定通過涉密信息系統進行采集、存儲、處理、傳遞、使用和銷毀，未建設涉密信息系統的，應當通過涉密計算機管理涉密信息和數據，信息交換、傳輸應當符合保密規定。

歸檔后的電子文件應有專門的電子文件管理系統或數字檔案室系統對其進行規范化管理。歸檔電子文件的保管要按照國家信息安全等級保護標準建立信息系統和信息內容安全防護體系，定期對電子文件的保管情況、可讀取情況等進行測試、檢查，發現問題及時處理，運行的軟硬件環境、存儲載體等發生變化時，將其及時遷移、轉換，實行備份制度，根據電子文件不同載體保管環境的要求，選擇適宜的保管條件，反映電子文件保管、利用過程的相關信息進行記錄和保存。