政務電子文件、檔案歸檔管理常見問題匯總

2021/1/4 16:44:54       來源:        作者:小會       瀏覽量:  1

1紙質檔案辦理流程不適應電子檔案全過程管理要求

目前對電子文件的管理措施大多模擬紙質公文,尚未形成規模的運行機制。在使用辦公自動化系統收發文件時,機構系統之間難以實現高效對接,部分機構往來文件習慣于先按電子文件進行處理,正式文件隨后打印出出來由經辦人使用,電子文件容易處于管理松散的狀態,難以避免重要電子文件流失、失控和被非法持有等情況,無法對電子文件形成辦理、歸檔移交、保管利用實現全過程管理,造成文件信息資源的損失和歷史記錄的缺失,大大制約了信息時代文檔資源開發、管理與利用。

 

2分段管理影響電子文件文檔一體化管理要求

調研的職能部門機構在履行其法定職責或處理事務過程中,均存在電子文件管理不規范,未對業務過程進行全面記錄,無法形成具有法律效力的電子文件的情況。其中,有個別職能部門業務文件類別多, 信息散落在各個業務系統中,沒有進行規范化管理,文件、檔案分段管理的運行機制,加上各業務部門、檔案部門和信息化部門多頭負責的信息化系統建設模式,影響了文檔一體化的順利開展,易出現電子文件處置隨意的現象,難以確保電子文件完整、準確、系統和高質量歸檔,難以實現進一步信息資源共享;

 

3信息系統建設未能充分考慮電子文檔特性

電子文件、電子檔案的管理工作對系統依賴性較強,較易被不留痕跡地改動而影響其真實性,輕易因數量少和構成要素上的不齊全而影響其完整性,較易丟失、泄密造成安全風險,也較易隨著計算機軟硬件平臺的升級而影響其可讀性,調研的深圳市職能部門中 90% 的單位業務系統沒有充分考慮電子文件管理功能,一些需要在系統設計時實現的功能被忽視,導致文件、檔案系統難以有效銜接,電子文件和元數據采集、歸檔困難,無法滿足電子文件管理相關要求

 

4電子文檔規范不健全

當前的電子文件管理存在重技術研究、輕標準和制度配套的現象,在調研的7個城市檔案局(館)中僅3個城市出臺了電子文件歸檔管理的制度規范,其他城市尚未出臺關于電子文件管理方面的規章制度和規范標準。深圳市在2019年出臺了《深圳市電子文件管理辦法》(試行),對市政府機關、政府直接管理的國有企事業單位的電子文件管理提出了相關要求,但相關的配套制度和操作細則等仍未建立,電子文件規范體系仍然不夠完備,國家現有的一些標準沒有得到充分的推廣應用,造成電子文件、電子檔案的管理剛性不足、保障缺位、監管薄弱的現象。

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