城建檔案作為常見的檔案之一,城建檔案的采集工作是一件非常復(fù)雜、繁瑣、專業(yè)的過(guò)程,那么采集城建檔案有哪些常見的注意事項(xiàng)呢?下面小編就通過(guò)城建檔案的形成、完整性、準(zhǔn)確性、標(biāo)準(zhǔn)化幾個(gè)方面給大家做一個(gè)簡(jiǎn)單介紹,僅供參考!
1、城建檔案采集要對(duì)對(duì)形成單位調(diào)查和指導(dǎo)
收集工作是解決檔案的集中問題,就是因?yàn)槭占膶?duì)象本來(lái)是分散的,這就要求收集工作必須事先做好調(diào)查,掌握應(yīng)集中進(jìn)館(室)的檔案分散、流動(dòng)、管理和使用等方面的信息。同時(shí),要協(xié)助和指導(dǎo)城建檔案移交單位做好移交準(zhǔn)備工作,使之符合接收的要求。并根據(jù)城建檔案分散的情況、使用情況和城建檔案館(室)的條件,制定計(jì)劃統(tǒng)籌安排。
2、采集城建檔案要保證進(jìn)館檔案的完整、齊全和準(zhǔn)確
保證檔案在收集進(jìn)館時(shí)的完整、齊全和準(zhǔn)確是貫穿收集工作始終的基本要求。在收集檔案過(guò)程中,必須把一個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案或一個(gè)單位年度業(yè)務(wù)管理檔案全部集中起來(lái),保證收集進(jìn)館的檔案完整無(wú)缺,系統(tǒng)齊全。不允許把成套和系統(tǒng)的檔案人為地分割、抽走,分散保存在幾個(gè)地方。同時(shí),在收集時(shí)還要注意檔案內(nèi)容信息的完整性。
3、積極推薦城建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化
在檔案收集工作中推行標(biāo)準(zhǔn)化,是城建檔案工作現(xiàn)代化的要求。標(biāo)準(zhǔn)化是現(xiàn)代化的基礎(chǔ),現(xiàn)代化的程度越高,就越要求標(biāo)準(zhǔn)化。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化,應(yīng)從收集工作做起。如果接收進(jìn)來(lái)的檔案不標(biāo)準(zhǔn),將給科學(xué)管理和實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化帶來(lái)困難。在收集工作中,應(yīng)當(dāng)認(rèn)真執(zhí)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328)、《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》(GB/T50323)、《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》(CJJ/T117)及其他建設(shè)工程管理和檔案管理方面的規(guī)范與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),推行城建檔案分類、案卷質(zhì)量與格式、編目等方面的具體規(guī)范要求,大力提高收集城建檔案的質(zhì)量。