會博通檔案管理系統：如何維護人事檔案真實完整與安全

會博通綜合檔案管理系統資深產品經理指出，維護人事檔案真實、完整與安全，既是人事檔案管理中需堅持的基本原則之一，又是對人事檔案管理工作最基本的要求。

所謂“真實”，是指人事檔案管理中不允許不實和虛假人事材料轉入人事檔案。應注意鑒別挑選真實內容的人事檔案材料，這是能否發揮人事檔案作用的前提，假如人事檔案材料不真實，是不能用來作為憑證的；否則，會給工作和有關人員帶來損失。人事檔案材料形成于不同的歷史時期，它的產生與一定的歷史條件相聯系，不可避免地帶有時代色彩。特別是在歷次政治運動中形成的人事檔案材料，確實具有某些局限性，有些內容現在看來是不妥甚至是錯誤的。為了確保人事檔案的真實性，從1980年以來，根據中央組織部的有關規定，在全國范圍內，對每個干部的檔案進行了認真的復查、鑒別和審核，將那些在歷史上形成的已經失實的干部檔案材料和喪失利用價值的干部檔案材料，經過清理鑒別，及時剔除出去了。

例如，在“文化大革命”運動中形成的干部審查材料，已歸入干部檔案的，凡屬于誣蔑不實、無限上綱的材料，必須剔除銷毀。干部違心寫的與事實不符的檢查交待材料，應退還給本人。只有經過復查做出的組織結論、與結論有關的證明材料和確實能反映干部實際情況又有保存價值的材料，才歸入干部檔案，以維護干部檔案的真實性，使干部檔案準確可靠，符合本人的實際情況，體現黨的實事求是的思想路線。

所謂“完整”，是指保證人事檔案材料在數量上和內容上的完整無缺。數量上的完整，是要求人事檔案材料齊全，凡是一個人的檔案材料應該收集集中保存在一起，不能殘缺和短少，才能反映一個人的歷史和現實面貌；內容上的完整，是要求隨時將新的人事檔案材料補充進去，一個人的檔案材料中應能反映各個時期的情況，不能留下空白。從干部管理制度看，更改干部檔案各類材料內容都屬于干部審查工作范圍，也是干部檔案鑒別工作的重要內容，要求必須真實、準確、材料完整、手續齊備，這是一項十分嚴肅的工作。無論是干部本人還是組織部門都必須尊重歷史，根據干部檔案產生的時間、歷史背景，客觀分析其所起的歷史作用，以確定干部檔案的可靠程度。值得注意的是，近年來，在落實中央組織部制定的有關干部政策工作中，特別是在關于干部待遇、干部選拔方面出現了一些問題。從干部檔案管理角度來看，有些干部在申請更改干部檔案有關材料時，年齡越改越小，參加工作時間越改越早，學歷越改越高，甚至有人要求更改各類政審結果……因而給干部管理和干部檔案管理造成一定的難度。尤其在部分履歷情況基本相似的干部中引起不良影響，表現為在待遇上攀比，在職務、職級、職稱晉升上計較，甚至發展為個人之間相互不信任。實際工作中，有的單位由于檔案轉遞制度不健全，一個人的檔案材料分散在不同的地方，支離破碎，無法看到一個人的全貌。有的由于長期不補充新材料，致使人事檔案內容老化、陳舊，不能反映現實面貌。

所謂“安全”，是指人事檔案實體安全與信息內容的安全。實體安全就是要妥善保管，力求避免人身檔案材料遭受不應有的損壞，如丟失、破損、調換、涂改等。人事檔案材料是一定的物質載體，以一定的物質形式存在，由于受自然和人為因素的影響，永遠不遭受損壞是不可能的，因此，人事檔案工作者應盡一切可能最大限度地延長檔案壽命。信息內容安全，就是要建立健全人事檔案的保管制度和保密制度，從內容上保證人事檔案不失密、不泄密，不對相對人的個人隱私和權益造成損害。

總之，維護人事檔案的真實、完整、準確與安全是互相聯系、相互依存的統一體，是組織部門和每個干部的共同責任。真實準確是人事檔案能否正確發揮作用的前提，離開了真實準確，維護人事檔案的完整與安全就失去了意義。真實準確又必須以完整和安全為基礎，僅有單份材料的準確，仍無法完整反映一個人的全貌。如果只考慮到人事檔案的現實效用而熱衷于更改人事檔案有關內容，卻忽視維護其真實、完整與準確，這不僅違反了歷史實際和客觀實際，背離了黨的實事求是的思想路線，而且會給人事檔案管理工作帶來一定的難度，也會對個人的培養和使用起一定的副作用，因而是不可取的。