會博通批量導入功能使用指南

2021/10/11 0:00:00       來源:知識學院        作者:小會       瀏覽量:  247

會博通批量導入功能適用于批量導入類,文件夾,案卷和文件,本指南以導入文件為例,導入其他類型的操作方法類似,請參閱第五點。


一、批量導入條目的Excel模板基本要求


Excel模板以簡潔為主,除了日期和數字等特殊格式外,最好不要有表格格式和文字樣式設置。下圖是一個的Excel導入模板:




可以看到,所有行列都是用默認設置,沒有行內回車,表格框線等等,一般的數據列用常規格式,日期列需要設置成英文帶“/”的顯示格式,頁數和數量之類的純數字列也用常規格式即可,以便系統識別。


二、Excel導入模板的表頭制作


Excel導入模板的表頭是以要導入的條目屬性決定的,要確定屬性,只需要記錄下要導入的屬性的名稱,(可以在要導入的類目下,以屬性新建方式新建一個文件的形式來查看有哪些屬性)




確定屬性后,把需要錄入屬性值的屬性作為Excel導入模板的表頭即可,如下圖,




三、導入條目


在要導入條目的分類的菜單欄,點擊“管理”-“導入條目”




在打開的對話框選擇點擊“選擇Excel文件”,找到我們設計好的導入條目模板點選后,可以看到導入條目的具體信息展示,然后點擊“開始導入”,并等待導入過程結束。




下圖為批量導入后的文件列表




四、編號唯一性


在導入時,如果遇到待導入條目的編號和已有文件的編號重復時,我們可以選擇操作規則。


允許相同:即同時保留兩份文件,它們的編號是相同的


相同跳過:即保留原文件,跳過待導入的相同編號文件


相同覆蓋:即保留待導入的文件,刪除原文件




五、條目后綴


除了批量導入文件,我們還可以批量導入類,文件夾和案卷(檔案定義),在條目后綴處選擇對應的類型即可,需注意的是,如果導入的形式是文件,那不管是哪種后綴,都是內容空白的空文件。



六、注意事項:


1.導入條目模板不需要太多的格式,會影響系統識別屬性,如果覺得查看不便,可另起一個有表格屬性的表格,填好相關屬性值后,以只有值的形式復制粘貼到模板中,只有日期相關的列需要設置格式。


2.請慎重選擇編號唯一性的選項,因為被覆蓋的文件無法還原。


3.批量導入條目的目的是批量導入多個條目的屬性,批量導入條目可以是類,文件夾,案卷或者是文件,但無法用此功能導入文件正文。


4.除了備注,其他數據不要有回車!特別是主題/題名/文件名稱/標題等,不要有回車!


5.如果表頭有頁數,則頁數這一列不能有任何單元格值為空,必須有數字。


6.如果表頭有密級,則密級這一列不能有任何單元格值為空,值必須是會博通里的密級。


7.如果表頭有保管期限,則保管期限這一列不能有任何單元格值為空,值必須是會博通里的保管期限


8.如果表頭有日期,可以先使用文件分列向導,設置格式為日期的“YMD”




然后把單元格格式調整為“2001/3/7”


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