會博通企業檔案管理軟件搜索功能:企業檔案高效檢索

2022/5/7 0:00:00       來源:公司資訊        作者:小博       瀏覽量:  615

在企業檔案管理軟件中,大家使用的最頻繁的功能莫過于檔案搜索了。通過檔案搜索,快速找到所需檔案,才能進行后續一系列的檔案借閱、編研等工作。會博通企業檔案管理軟件,為大家提供了一個專屬于企業的內部檔案搜索功能,用戶根據操作權限,就能在軟件中便捷搜索工作所需的各種信息。


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會博通的搜索功能,與互聯網上的搜索引擎類似,但又有其特色。首先,由會博通搜索功能搜索出的信息是有由權限控制的,即搜索者只能查找到自己有權限看到的信息。其次,會博通對搜索出的信息還具備與其職能相適應的管理功能。

會博通企業檔案管理軟件搜索功能,以磁貼模塊存放于軟件主界面,點擊磁貼按鈕即可進入搜索功能首頁。


1)“關鍵詞+搜索符號”快速檢索

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在搜索功能中輸入關鍵字,即可進行文件、檔案的快速檢索。搜索輸入框除可接受普通的關鍵詞外,還可接受前置搜索符號。前置符號包括標識、順序號、客戶、組織、信息保管箱、搜索類。

標識:標識的前置符號為“BS:”。標識是同一類型內信息的唯一編號,查找標識時,可通過連接符號“-”來限定起止范圍,如“BS:1-12”,即表示查找標識為1 至12 的信息。


順序號:順序號的前置符號為“NO:”,信息的順序號在同一臺服務器上具有唯一性,順序號的查找方式與標識類似。


客戶:用于客戶檢索的前置符號為:“Customer:”,如:Customer:佛山市%,則可查找出以名稱佛山市開頭的所有客戶名單。


組織:查找組織的前置符號為“BLOGO:”,組織名稱可實現模糊查找,如:“BLOGO:%銷售%”,可查找出組織名稱中包含“銷售”二字的所有組織。


信息保管箱:信息保管箱的前置符號為“BLOGU:”,信息保管箱同樣可實現模糊查找,如:“BLOGU:譚%”,可查找出譚姓的所有信息保管箱。


搜索類:搜索類的前置符號為“SEARCH:”。搜索類是會博通創新的一種固化常用搜索的處理方式,通過對搜索類的搜索,可查找出搜索者有權限使用的所有搜索類型,點擊相應的搜索類型,即可按預設的條件獲得相應的信息。

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2)高級檢索


高級搜索可根據提示方便地形成搜索條件,以實現更為個性化的信息查找。


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添加條件:點擊“添加新條件”,橙色小箭頭會出現在它的右邊,然后,根據需要選擇運算符、搜索項目、搜索詞等形成搜索條件,再按確認按鈕,搜索條件則會顯示在條件列表中。


當搜索項目為附加屬性時,需要同時輸入附加屬性的名稱和值。如:

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修改條件:在條件列表中選中要修改的條件,然后,修改條件輸入框的內容再按確認鍵。


刪除條件:在條件列表中點擊要刪除的條件,然后,再點擊刪除按鈕,當前條件則會被刪除。


基本選項:搜索的通用選項,及在搜索時,除要滿足條件列表中的搜索條件外,還應同時符合基本選項的要求。


3)類自然語言搜索


會博通提供的類自然語言搜索,主要用于查詢處理情況和過期檔案。會博通類自然語言搜索的語法結構如下:前置標識詞 + 搜索條件描述。如:查找處理情況:趙某某借閱過的 1 年內。其中,“查找處理情況:”為前置標識詞;“趙某某借閱過的 1 年內”為搜索條件描述,其含義為“查找趙某某在1 年內借閱過但已歸還的”。


4)查詢處理情況


可在查找或搜索輸入框,按規定的格式輸入類自然語言來查詢處理情況,其語法結構為:


前置標識詞 + 處理者姓名 +(空格)+ 處理描述詞 +(空格) +處理時間。前置標識詞可為“查找處理情況:”或“搜索處理情況:”。處理者姓名可接受通配符,如:“李天%”、“%志輝%”等。


處理描述詞是對處理情況查詢的操作描述,其必須以一個空格開頭,處理描述詞包括:借閱過的,表示處理者借閱過并已歸還的;借閱中的,表示處理者正在借閱的;發放的,表示處理者通過發放方式收到的,一般是指收到后不用歸還的;處理過的,表示處理者加入過批注或通過流程郵件參與過處理的;處理中的,表示處理者參與處理且處理流程正在進行之中的;處理中且已過期的,表示處理者正在處理流程之中,但已超過規定處理時限。


以上就是會博通企業檔案管理軟件搜索功能的應用技巧,希望對你有幫助。



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