檔案借閱申請太麻煩?4個步驟輕松搞定!

2022/10/26 0:00:00       來源:知識學院        作者:小博       瀏覽量:  952

大家平時都是怎么借閱檔案的?填寫檔案借閱申請表,逐一找領導簽字,然后再到檔案部門調取,是這樣嗎?這種借閱流程和邏輯都非常嚴密,卻有點耗費時間,順利的話,整個流程走完基本都要半天以上。有沒有更快的方法?本期內容,小編以會博通為例,給大家展示一下使用信息化檔案管理軟件,如何進行檔案的便捷借閱。

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第一步:在主界面上,點擊搜索icon,進入會博通檔案管理系統搜索平臺,直接在搜索平臺上輸入想要獲取內容的關鍵詞。比如我們輸入:水利工程建設項目檔案管理規定,直接點擊搜索,就可以在整個企業知識庫當中,搜索出與之相關的內容。

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第二步:瀏覽搜索平臺反饋結果,勾選所需檔案,直接提交借用申請即可。

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第三步:提交借用申請后。系統會自動套用已經預先設置好的表單和流程,用戶只需要填寫申請日期、歸還日期、申請選項等內容提交即可。提交后,該流程會自動流轉到下一審批人處。

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第四步:待所有流程審批完成后,申請提交人員可根據申請權限查閱電子件、借閱原件或對文件進行打印/復印/拍照等操作。


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申請通過后,借閱人可以在權限范圍內對文件執行操作。系統會根據使用需求添加水印,防止文件用于不當用途。


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以上4個步驟全是線上操作,執行起來非常簡單。從申請人員的角度來說,搜索檔案、提交借閱、套用模板、提交審批,幾分鐘就能搞定。從審批人員的角度看,會博通檔案管理系統提供的消息跨平臺提醒功能+移動端應用功能,審批可以在任何時刻、任何地點利用碎片化時間完成,非常高效。

高水平的檔案管理工作需要高效敏捷的檔案管理系統支撐。會博通檔案管理系統,一款專注于企事業單位檔案管理的專業化軟件,希望在會博通的各項高效應用加持下,小伙伴們都能營造出屬于自己的高效能工作場景。 


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